Ajuda a la facturació d’albarans

És una casella del Tauler de control → GestioERP pensada per a qui factura molts albarans de cop, normalment a final de mes. Ve desactivada; en marcar-la s’encenen diverses ajudes alhora, totes dins del circuit normal de facturar: des de petits detalls al llistat fins a facturar tot el pendent d’una sola vegada.

Està pensada per al cas típic: durant el mes vas fent albarans als teus clients i, quan toca, els converteixes en factures agrupant els de cada client.

Què canvia en activar-la

1. La llista d’albarans s’ordena per client

En entrar a Vendes → Albarans de client, el llistat surt ordenat per codi de client, de manera que tots els albarans d’un mateix client queden seguits. Juntament amb el filtre Facturable, veus d’una ullada el que queda per facturar i de qui.

Exemple: tens 40 albarans del mes de 12 clients diferents. Abans sortien per data, barrejats, i havies d’anar buscant els de cada client. Ara apareixen agrupats: marques els dos d’ACME, els factures, continues amb els del Bar El Racó, i així.

Pots canviar l’ordre i els filtres a mà quan vulguis; això només canvia amb quin ordre s’obre.

2. Avisa si hi ha línies amb quantitat i sense preu

En agrupar o facturar, el programa revisa les línies i, si en troba alguna que té quantitat però el preu és zero o negatiu, mostra un avís indicant quantes n’hi ha.

Important: no bloqueja. És un avís, no un error: pots continuar i generar la factura igualment (de vegades es factura a zero a propòsit, per exemple una garantia o un detall).

Exemple: un tècnic va crear l’albarà de pressa i va deixar «Desplaçament» sense preu. Abans aquella línia es facturava a 0 € i ho descobries en cobrar. Ara, en anar a facturar, surt «Avís: hi ha 1 línia amb quantitat i sense preu» i pots corregir-ho abans d’emetre.

3. A «Agrupar o partir» veus el preu i el total

La pantalla d’agrupar afegeix dues columnes per línia: Preu unitari i Total. Si algun és zero o negatiu, es pinta en vermell i en negreta, perquè salti a la vista quina és la línia de l’avís anterior.

Així ja no cal sortir de la pantalla, obrir l’albarà i tornar: veus el problema i el seu import allà mateix.

4. Torna a la llista d’albarans després de generar

En prémer Generar, el programa et torna a la llista d’albarans en comptes d’obrir la factura acabada de crear.

Per què importa: facturant en cadena, el normal és voler continuar amb el client següent. Abans acabaves dins de la factura, havies de tornar enrere i tornar a filtrar i ordenar. Ara aterres un altre cop a la llista, amb els filtres com els tenies, i continues.

Això s’aplica a qualsevol agrupació: pressupostos, comandes i albarans.

Si prefereixes revisar cada factura en generar-la, desactiva la casella: tornaràs al comportament de sempre.

5. Escurça la línia de separació

Quan agrupes diversos albarans en una factura, el programa posa una línia de text que separa el contingut de cada albarà amb una fila de guions. Amb aquesta opció, aquesta línia s’escurça (-----).

Per què: aquelles files llarguíssimes de guions embruten els llistats i les cerques de productes facturats a un client. Escurçant-les, la factura continua sent clara i els informes no s’omplen d’informació inservible.

6. Facturar tots els pendents d’una vegada

A més d’anar client per client, al llistat d’albarans apareix el botó «Facturar pendents». Aquella pantalla reuneix tot el que queda per facturar, agrupat, i genera una factura per client d’una sola passada. És el típic de fi de mes.

Abans de facturar, repasses

Tot ve marcat, i pots desmarcar el que no toqui facturar encara:

• La casella del client marca o desmarca tots els seus albarans de cop.
• Cada albarà té la seva pròpia casella, per si vols deixar-ne un fora i facturar la resta d’aquell client.
• Els albarans amb línies sense preu surten assenyalats en vermell, perquè els revisis abans.

Filtres

• Període: aquesta o l’última setmana, aquest o l’últim mes, trimestre o any. En triar-lo s’omplen soles les dates.
• Des de / Fins a: per afinar el període a mà (per exemple, de l’1 al 15).
• Forma de pagament: per facturar per tandes, per exemple primer només els domiciliats.

Cada forma de pagament, la seva factura

Això és important: no es barregen formes de pagament en una mateixa factura.

Si un client té, per exemple, 3 albarans domiciliats i 1 per transferència, en surten dues factures: una amb els tres domiciliats i una altra amb el de transferència. El motiu és que el rebut es genera segons la forma de pagament de la factura; si es barregessin, el cobrament sortiria malament.

A la pantalla veuràs la forma de pagament al costat del nom del client, així que si un client apareix dues vegades sabràs per què.

També se separen, com sempre, per empresa, magatzem, divisa i sèrie: són les condicions que exigeix el programa per poder unir documents.

7. Si t’equivoques: desfer

Just després de facturar apareixen les factures creades i un botó «Desfer aquesta facturació». Esborra aquelles factures i els albarans tornen a quedar pendents, a punt per tornar-ho a fer bé.

Ara bé, hi ha tres casos en què no deixa desfer, i són a propòsit:

En aquests casos el programa et diu quina és la factura i el motiu.

Com activar-la

1. Ves a Administrador → Tauler de control → GestioERP.
2. Marca Ajuda a la facturació d’albarans.
3. Prem Desa.

No cal res més: no canvia dades, només com es comporta la pantalla. Pots desactivar-la en qualsevol moment i tot torna a ser com abans.

Preguntes freqüents

Afecta les factures ja fetes? No. Només canvia el que facis a partir d’ara.

M’impedirà facturar alguna cosa? No. L’únic avís que apareix (línies sense preu) deixa continuar. El que sí que bloqueja és facturar un albarà marcat com a no facturable, però això funciona sempre, tant si aquesta opció està activada com si no.

I si no vull que s’ordeni per client? Canvia l’ordre al mateix llistat; es respecta mentre hi siguis.

Relacionat: Com fer un albarà de client · La pestanya GestioERP del tauler de control.