Documents recurrents

Crea plantilles de documents recurrents (pressupostos, comandes, albarans i factures, de venda i de compra) que es generen automàticament de forma periòdica. Inclou grups recurrents per a múltiples clients, patrons/comodins a la descripció, notificació per correu, exportació i importació CSV i conversió d'un document ja emès en recurrent.

Documents recurrents · Documentos recurrentes · Genera documents periòdics automàticament · Genera documentos periódicos automáticamente · documentosrecurrentes · Facturació periòdica · Facturación periódica · Generació automàtica · Generación automática · Grups recurrents · Grupos recurrentes

Com funciona

Presentació

El mòdul Documents recurrents automatitza la creació de documents repetitius: defineixes una plantilla una sola vegada i el sistema genera els documents automàticament. Funciona amb vendes i compres i amb qualsevol document (pressupost, comanda, albarà o factura).

• Plantilles individuals o grups recurrents per a múltiples clients.
• Generació automàtica (cron) o manual; pots pausar plantilles sense perdre-les.

Ideal per a hostatge i dominis, acadèmies, subscripcions (gimnasos, clubs), lloguers, serveis professionals i manteniments.

Crear un document recurrent

A Compres o Vendes, tria Recurrents al menú i prem (+). Omple: Descripció, Client/Proveïdor, Generar (tipus de document), Termini de generació (quantitat i tipus: dies, setmanes, mesos, personalitzat o manual) i, opcionalment, Enviar correu. Desa per completar l'alta.

Configurar periodicitat i dates

La configuració té dues pestanyes: Document (sèrie, magatzem, agent, forma de pagament, divisa, estat i observacions) i Període (regles de generació). A Període indiques data d'inici (obligatòria), data de fi i primer document (opcionals), un percentatge inicial diferent per al primer document, la pausa per suspendre temporalment i els dies de la setmana si la periodicitat és personalitzada. El sistema mostra l'última data generada i la següent prevista.

Afegir línies de document

Prem Afegir al llistat de línies: pots usar la referència d'un producte per recuperar-ne les dades o introduir-les manualment, indicar quantitat i preu (amb descomptes), assignar IVA i retenció, escriure la descripció (admet comodins) i fixar un % de primera generació diferent (útil per afegir productes a plantilles ja actives).

Patrons o comodins a la descripció

Les descripcions admeten comodins que se substitueixen en generar el document:

• Data/hora: {FECHA}, {ANYO}, {MES}, {NOMBREMES}, {DIA}, {NUMSEMANA}.
• Document: {SERIE}, {NUM}, {TIPODOC}.
• Desplaçaments: {NOMBREMES+1}, {ANYO-1}, {01FECHA}/{31FECHA} (primer/últim dia del mes).
• Filtres de format amb |: M majúscules, m minúscules, T cada paraula.

Ex.: «Quota del mes de {NOMBREMES}|T» → «Quota Del Mes De Novembre».

Grups recurrents

Un grup recurrent comparteix una única plantilla entre múltiples clients (ideal per a quotes iguals: acadèmies, gimnasos, comunitats). Defineixes les línies comunes i els ajustos compartits una sola vegada; qualsevol canvi afecta tot el grup. Des de la pestanya Afegir dones d'alta diversos clients alhora (filtra actius que no hi pertanyin); a Clients cada membre conserva la seva planificació (dates, periodicitat, estat). En treure un client pots independitzar-lo (copia les seves línies) o eliminar-lo. Només disponible per a vendes.

Generar els documents

Tres maneres: Automàtica (cron) segons la periodicitat (omet les pausades; cal que el cron s'executi); Manual, editant la plantilla i prement Generar (només si el termini és Manual); i massiva des del llistat de Recurrents, indicant la data límit i si incloure-hi plantilles manuals. Les dates s'ajusten si són anteriors als límits del sistema (com l'última factura emesa).

Notificació automàtica per correu

Amb l'opció Enviar correu activada, el sistema notifica el client/proveïdor en generar el document i hi adjunta el PDF. Personalitza el missatge a Administrador → Email → Notificacions, editant la notificació DocRecurring (assumpte i cos), amb variables com {document}, {type}, {date}, {total}, {name}.

Exportar i importar des de CSV

Gestió massiva amb fitxers CSV (separador ;) i dates YYYY-mm-dd. L'exportació inclou columnes obligatòries (identificador, client/proveïdor, tipus, dates) i opcionals de capçalera i línies; pots exportar els seleccionats o tots. La importació agrupa per iddocumento; amb «Noves dades» crea registres i amb «Actualitzar les dades» modifica els existents si coincideix l'iddocumento.

Convertir un document emès en recurrent

Transforma un document ja emès en plantilla sense tornar-lo a crear: al llistat (Compres/Vendes), tria el tipus (Comandes, Albarans o Factures), marca els documents i prem Recurrent; indica l'interval al camp Cada i la unitat (dies, setmanes, mesos o manual). Cal marcar la casella de confirmació abans d'acceptar.