Textos: desa els paràgrafs que repeteixes i posa’ls al document amb un clic

Tothom té quatre o cinc paràgrafs que escriu una vegada i una altra: les condicions de pagament, la garantia, la validesa del pressupost, la descripció llarga d’una feina que es fa sempre igual. Acaben en un document de Word, en una nota del mòbil o copiats de l’últim pressupost que s’hi assemblava. Amb el mòdul Textos viuen dins del GestioERP, ordenats per grups, i entren al document amb un clic.

És un mòdul que ve apagat. S’engega a Administració → Què fa cada mòdul o al Tauler de control.

Primer, els textos

Al menú principal apareix Textos, amb dues coses: grups de textos i textos.

1. Crea un grup amb un nom que et digui alguna cosa: REFORMA DE CUINA, MANTENIMENT INFORMÀTIC, GARANTIES I CONDICIONS, FORMES DE PAGAMENT.
2. Dins del grup, crea els textos. Cada text té un nom curt (el que veuràs a la llista) i el contingut.

Un truc que ajuda quan n’hi ha molts: numera el nom, 010-Reforma integral de cuina, 020-Taulell, 030-Enrajolat. Així surten sempre en l’ordre en què els fas servir i no en un ordre alfabètic capriciós.

Després, al document

Amb el mòdul engegat, els pressupostos, comandes, albarans i factures porten el botó Textos al peu del document. En prémer-lo s’obre una finestra amb tots els textos, agrupats, i dues cerques: una busca pel nom del text i l’altra pel seu contingut. Si no recordes com vas anomenar el paràgraf però saps que parlava de la retirada de runa, la segona cerca el troba.

Cada text de la llista porta cinc botons:

El botó que més es fa servir és el primer. Un pressupost d’obra es fa en un minut: capítol per capítol, cada partida és un text que ja estava escrit, i només cal posar la quantitat i el preu.

El dibuix de la línia

Una línia amb un dibuix davant es llegeix molt millor que un paràgraf sol. En un pressupost d’informàtica, un disc dur davant de la partida del NAS i un núvol davant de la còpia de seguretat estalvien una explicació.

El dibuix es tria de dos llocs:

• Icones. Més de dos mil dibuixos de la llibreria que ja fa servir el programa, en els tres estils (ple, línia i marques). La cerca entén el castellà: escriu «obrero», «herramienta», «llave», «copia de seguridad», «cámara» o «dinero» i surten els que toquen, tot i que el dibuix es digui helmet-safety o cloud-arrow-up per dins.
• Imatges. Puja una imatge teva (el logotip d’una marca, la foto d’un material) o tria una de les que ja hi ha a la biblioteca d’arxius.

El dibuix es pot desar al text, i llavors cada línia que neixi d’aquest text el porta posat sense tocar res; o triar-lo en el moment, amb el botó «línia amb dibuix». Des de la mateixa línia del document es pot canviar o treure prement a sobre del dibuix.

Al PDF

El dibuix surt imprès. Si la plantilla del document té columna d’imatge, va a la seva columna, alineat amb els altres. Si no la té, es pinta petit davant de la descripció, i el text continua a continuació. No cal configurar res.

Preguntes que surten sempre

Es poden barrejar textos i articles al mateix document? Sí. Un text és una línia normal del document; li pots posar quantitat i preu si vols que sigui una partida, o deixar-la a zero si només és una explicació.

Els textos són de l’empresa o de l’usuari? De la instal·lació: els veu tothom qui hi entra. Així el pressupost l’escriu igual qui el faci.

I si canvio un text? Canvien els pressupostos vells? No. El text es copia a la línia en el moment d’inserir-lo. Un pressupost signat no es mou perquè després canviïs el paràgraf de garantia.

Quant text hi cap? El que necessitis: un paràgraf, una llista de deu punts o un plec de condicions sencer.