Què passa a GestioERP amb cada comanda
La botiga no és un programa a part que després cal quadrar. Cada compra entra directament al teu GestioERP, amb el seu client, el seu document i la seva comptabilitat.
Vendes → Botiga en línia
Allà ho tens tot, en cinc pestanyes i sense barrejar-se amb el del mostrador:
| Pestanya | Què ensenya |
|---|---|
| Comandes | Les que han entrat pel web, amb filtres de data, import i client |
| Albarans | Els que hagis generat des d’aquelles comandes |
| Factures | Amb filtre de pagada o pendent |
| Clients | Només els que van arribar pel web, ordenables pel que han gastat |
| Cistelles abandonades | Les que van quedar a mitges, per recuperar-les |
Cap no deixa crear documents a mà: el que hi entra ho porta la botiga.
La sèrie pròpia
Els documents del web fan servir una sèrie pròpia, la WEB, que es crea sola en instal·lar el mòdul. Per això numeren a part:
PED2026WEB1, PED2026WEB2 … F2026WEB1, F2026WEB2 …La teva gestoria veu d’un cop d’ull què va facturar el web i què el local. I si prefereixes un altre codi, es canvia als ajustos.
Un detall: si algú esborrés la sèrie o no estigués configurada, aquests llistats surten buits en comptes d’ensenyar totes les vendes. És a propòsit: millor un llistat buit que colar-te les del mostrador on no toquen.
El client del web
La sèrie separa els documents, però un client no té sèrie. Per això la botiga li posa cinc marques pròpies a la fitxa:
- Va venir pel web (sí/no)
- Quan es va donar d’alta
- Quantes comandes porta fetes
- Quant ha gastat en total
- Quan va comprar per última vegada
Així continues sabent que és del web encara que després li canviïs el grup o la tarifa. I pots ordenar la llista pel que ha gastat, que és una manera ràpida de veure qui són els teus bons clients en línia.
Si el client ja existia —perquè va comprar a la botiga fa anys—, no es duplica: es busca primer per NIF i després per correu, i se li afegeix la marca de web.
Quan s’emet la factura
Depèn de com hagi pagat, i la regla és una de sola: no es factura fins que els diners hi són.
| Forma de pagament | Què passa |
|---|---|
| Targeta (Redsys o Stripe) | Comanda → factura → cobrament, a l’acte |
| PayPal | Igual |
| Transferència | Només la comanda. Queda esperant l’ingrés |
Amb transferència, quan vegis els diners al banc generes la factura des de la comanda com amb qualsevol altra. Una factura emesa no s’esborra, així que no s’emet abans d’hora.
Les ofertes al document
Un article en oferta no entra amb el preu rebaixat: entra amb el seu preu de tarifa i el descompte a la línia.
PORT-14-I5 Portàtil 14" i5 16 GB 1 × 899,00 € dte 20% = 719,20 €És el que vol veure l’empresa i el que espera la comptabilitat. A més, si l’oferta va caducar entre que el client ho va posar a la cistella i paga, es cobra el preu d’avui: el descompte es rellegeix del catàleg en crear la comanda, no es copia de la cistella.
Els correus
Per cada comanda en surten dos, tots dos amb el PDF adjunt:
- Al client — amb el resum i, si hi va haver factura, també la factura.
- Al teu correu d’avisos — amb les dades de contacte, l’adreça d’enviament, la forma d’enviament, la de pagament i les observacions que hagi escrit.
El correu d’avisos es posa als ajustos del mòdul. Si el deixes buit es fa servir el de l’empresa.
Si un correu no surt, queda escrit al registre amb el número de la comanda i el motiu. Un avís que no arriba i del qual ningú se n’assabenta és pitjor que no tenir-lo.
Les cistelles abandonades
La cistella viu a la base de dades, no a la memòria del navegador. Això té dos avantatges: el client la recupera en tornar encara que no tingui compte, i tu pots veure les que van quedar a mitges.
A la pestanya de cistelles abandonades hi són, amb la seva data, la seva última activitat i el client si va arribar a identificar-se. És una llista de gent que va estar a punt de comprar-te.