Qué pasa en GestioERP con cada pedido
La tienda no es un programa aparte que luego hay que cuadrar. Cada compra entra directamente en tu GestioERP, con su cliente, su documento y su contabilidad.
Ventas → Tienda online
Ahí lo tienes todo, en cinco pestañas y sin mezclarse con lo del mostrador:
| Pestaña | Qué enseña |
|---|---|
| Pedidos | Los que han entrado por la web, con filtros de fecha, importe y cliente |
| Albaranes | Los que hayas generado desde esos pedidos |
| Facturas | Con filtro de pagada o pendiente |
| Clientes | Solo los que llegaron por la web, ordenables por lo que han gastado |
| Cestas abandonadas | Las que quedaron a medias, para recuperarlas |
Ninguna deja crear documentos a mano: lo que entra ahí lo trae la tienda.
La serie propia
Los documentos de la web usan una serie propia, la WEB, que se crea sola al instalar el módulo. Por eso numeran aparte:
PED2026WEB1, PED2026WEB2 … F2026WEB1, F2026WEB2 …Tu gestoría ve de un vistazo qué facturó la web y qué el local. Y si prefieres otro código, se cambia en los ajustes.
Un detalle: si alguien borrara la serie o no estuviera configurada, estos listados salen vacíos en vez de enseñar todas las ventas. Es a propósito: mejor un listado vacío que colarte las del mostrador donde no tocan.
El cliente de la web
La serie separa los documentos, pero un cliente no tiene serie. Por eso la tienda le pone cinco marcas propias en la ficha:
- Vino por la web (sí/no)
- Cuándo se dio de alta
- Cuántos pedidos lleva hechos
- Cuánto ha gastado en total
- Cuándo compró por última vez
Así sigues sabiendo que es de la web aunque luego le cambies el grupo o la tarifa. Y puedes ordenar la lista por lo que ha gastado, que es una forma rápida de ver quiénes son tus buenos clientes online.
Si el cliente ya existía —porque compró en tienda hace años—, no se duplica: se busca primero por NIF y luego por correo, y se le añade la marca de web.
Cuándo se emite la factura
Depende de cómo haya pagado, y la regla es una sola: no se factura hasta que el dinero está.
| Forma de pago | Qué pasa |
|---|---|
| Tarjeta (Redsys o Stripe) | Pedido → factura → cobro, en el acto |
| PayPal | Igual |
| Transferencia | Solo el pedido. Queda esperando el ingreso |
Con transferencia, cuando veas el dinero en el banco generas la factura desde el pedido como con cualquier otro. Una factura emitida no se borra, así que no se emite antes de tiempo.
Las ofertas en el documento
Un artículo en oferta no entra con el precio rebajado: entra con su precio de tarifa y el descuento en la línea.
PORT-14-I5 Portátil 14" i5 16 GB 1 × 899,00 € dto 20% = 719,20 €Es lo que quiere ver la empresa y lo que espera la contabilidad. Además, si la oferta caducó entre que el cliente lo metió en la cesta y paga, se cobra el precio de hoy: el descuento se relee del catálogo al crear el pedido, no se copia de la cesta.
Los correos
Por cada pedido salen dos, los dos con el PDF adjunto:
- Al cliente — con el resumen y, si hubo factura, también la factura.
- A tu correo de avisos — con los datos de contacto, la dirección de envío, la forma de envío, la de pago y las observaciones que haya escrito.
El correo de avisos se pone en los ajustes del módulo. Si lo dejas vacío se usa el de la empresa.
Si un correo no sale, queda escrito en el registro con el número del pedido y el motivo. Un aviso que no llega y del que nadie se entera es peor que no tenerlo.
Las cestas abandonadas
La cesta vive en la base de datos, no en la memoria del navegador. Eso tiene dos ventajas: el cliente la recupera al volver aunque no tenga cuenta, y tú puedes ver las que quedaron a medias.
En la pestaña de cestas abandonadas están, con su fecha, su última actividad y el cliente si llegó a identificarse. Es una lista de gente que estuvo a punto de comprarte.