Categories de despesa a les factures de compra

Un codi curt a cada factura de compra per agrupar la despesa per tipus, i un PDF que les treu agrupades, amb subtotals i desglossament d’IVA. És el que es porta al gestor en tancar el trimestre.

És un mòdul que ve apagat. S’encén al Tauler de control o des d’Administració → Què fa cada mòdul.

Pas 1 · Posar la categoria a la factura

Obre qualsevol factura de Compres → Factures. A la capçalera, entre Data i Núm. proveïdor, tens el camp Categoria. Escriu el codi que vulguis i desa.

És text lliure: no cal donar d’alta res abans, i pots fer servir els codis que vulguis. Es desa en majúscules, i el camp t’ofereix les categories que ja estiguis fent servir — perquè no acabin convivint «TEL», «Tel» i «TELEFON», que a l’informe sortirien com a tres grups diferents.

Pas 2 · Que es posi sola

A Compres → Proveïdors, fitxa del proveïdor, grup Termes comercials, tens el mateix camp Categoria. Posa TEL a la companyia de telèfon i ASE a la teva assessoria: a partir d’aquí, cada factura nova seva neix ja amb el codi posat i no cal escriure’l cada mes.

Només omple si és buit: si vas escriure una categoria a mà, canviar de proveïdor no te l’esborra.

El camp també és als pressupostos, comandes i albarans de compra, així que el codi arriba sol a la factura en agrupar documents.

Pas 3 · Veure, ordenar i filtrar

A Compres → Factures apareix la columna Categoria, just darrere del codi. Pots ordenar-hi —amb les fletxes de la capçalera o des d’«Ordenar per»— i filtrar-la amb el desplegable, que s’omple sol amb les categories que ja estiguis fent servir.

Pas 4 · El PDF agrupat

Deixa el llistat com el vulguis veure —filtra per trimestre, per proveïdor, per estat de pagament, i tria l’ordre— i prem el botó Categ. de la barra d’accions. El PDF s’obre en una altra pestanya i respecta el filtre i l’ordre que tinguis a la pantalla, així que el llistat es queda com estava.

Surt un full per categoria, amb les seves factures i el subtotal al peu:

Categoria: ASE
12-01-2026  FC-014  A-2601  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
12-02-2026  FC-051  A-2607  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
12-03-2026  FC-092  A-2613  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
Subtotal ASE (3)                                   540,00 €  113,40 €   653,40 €

I al final, dos fulls més:

• Resum per categoria — una línia per grup amb el seu nombre de factures, base, impostos i total, i el total general al peu.
• Desglossament per tipus impositius i categoria — quant hi ha al 21 %, al 10 %, al 4 % i al 0 % dins de cada categoria. És el que demana l’assessoria quan quadra l’IVA suportat.

El que convé saber

• Les factures sense categoria no es queden fora: surten agrupades al principi, sota «Sense grup». Posades al davant a propòsit, que són les que cal repassar.
• La columna Impostos és la diferència entre base i total, així que les tres columnes sempre quadren entre elles encara que la factura porti retenció.
• L’informe es talla a 2.000 factures i avisa si arriba al topall: afina el filtre perquè hi entrin totes.
• Funciona amb i sense el mòdul de plantilles PDF: surt pel motor d’impressió que tingui posat el negoci.
• Apagar el mòdul amaga el camp, la columna i el botó, però no esborra les categories ja escrites.
• Si la columna o el camp no t’apareixen, entra a Opcions → Restablir del llistat: tens desada una vista personalitzada anterior.

Vegeu també: Què fa cada mòdul · Factures de compra ràpides