Lot de factures: revisar-les una a una o comptabilitzar-les totes

A la pestanya Compres Ràpides (menú Comptabilitat → Assentaments) no cal anar factura per factura. Pots deixar-hi de cop totes les factures del dia, de la setmana o del mes i després triar com les vols comptabilitzar:

• Una a una, revisant cada factura amb el PDF al davant abans de donar-hi el vistiplau.
• Totes de cop, amb el botó «Comptabilitzar-ho tot», i repassant després l’informe.

Els dos modes fan servir el mateix escàner i deixen el mateix: assentament, factura de proveïdor i rebut, amb el document adjuntat.

Deixar-hi el lot

Arrossega els fitxers a la zona «Arrossega la teva factura PDF o imatge aquí» —o prem-hi per triar-los—. Admet PDF, JPG, PNG i WEBP, i n’hi pots deixar tots els que vulguis alhora.

En deixar-los encara no es comptabilitza res: els documents queden en una cua que és teva (cada usuari veu la seva) i apareix la barra del lot amb:

• el comptador «1 / 6» d’on ets i una barra de progrés;
• el nom del fitxer que estàs revisant;
• els botons Comptabilitzar-ho tot, Continuar lot, Saltar i Descartar lot.

Si tanques la pantalla a mitja feina no perds res: en tornar, el lot continua allà i «Continuar lot» el reprèn on el vas deixar. Els documents que quedin sense tocar es netegen sols al cap d’una setmana.

Revisar una a una

És el mode recomanat quan les factures són variades o hi ha proveïdors nous. Funciona així:

1. La primera factura s’obre sola: la IA la llegeix i omple el formulari —proveïdor, NIF, número, data, bases, IVA i total—.
2. El document es veu a la dreta mentre el repasses, així pots comparar sense obrir el PDF a part.
3. Corregeixes el que calgui, tries el compte de despesa (o el deixa posat la fitxa del proveïdor) i prems Comptabilitzar.
4. La següent entra sola. Quan s’acaben, el lot es tanca i t’avisa.

Saltar deixa per a més tard la factura de la qual dubtes i passa a la següent. Descartar lot llença tot el que quedi sense comptabilitzar (els documents ja comptabilitzats no es toquen).

Si un mateix PDF porta diverses factures a dins, es llegeixen totes i es revisen una darrere l’altra; la barra indica per quina vas.

Comptabilitzar tot el lot

El botó «Comptabilitzar-ho tot» és per quan les factures són les de sempre i te’n refies. Llegeix el lot sencer i fa els assentaments sense preguntar res. De cada factura:

• Busca el proveïdor pel NIF, comparant-lo sense guions ni espais: B-43 118 902, B43118902 i b 43118902 són el mateix. Si no existeix, el dóna d’alta amb les dades que surten a la factura.
• Decideix el compte de despesa en aquest ordre: primer la contrapartida de la fitxa del proveïdor; si no en té, la que correspon al tipus de despesa que ha entès la IA (subministraments, assegurances, lloguers, transports, despeses bancàries, publicitat, reparacions, professionals…).
• Posa la categoria de compra (MER, SUM, SEG, DIV…) a la factura, perquè després els informes surtin repartits.
• N’aprèn per a la propera vegada: aquell compte i aquella categoria es guarden a la fitxa del proveïdor, així la següent factura seva ja ve posada.
• Adjunta el document a la factura creada.

En acabar surt l’informe, amb una línia per factura:

El que no queda clar no s’inventa. Aquelles factures es queden a la cua amb el motiu apuntat (no s’ha pogut llegir el total, el document no és una factura, falta el NIF…) perquè les repassis d’una en una. Després de la tanda automàtica pots continuar amb el mode manual: és la mateixa cua.

Avisos que et trobaràs

• Factura ja comptabilitzada. Si tornes a deixar-hi un document que ja va entrar, s’avisa abans de repetir-lo, amb l’enllaç a l’assentament que ja existeix. Hi ha un botó per comptabilitzar-la igualment si de debò són dues factures diferents.
• Diverses bases o subjecte passiu. Les factures amb més d’un tipus d’IVA, amb inversió del subjecte passiu o amb ports a un altre compte de despesa es reparteixen en les seves línies; repassa-les a la previsualització abans de comptabilitzar.
• Proveïdor amb el NIF escrit d’una altra manera. En comparar-lo sense separadors no es dupliquen fitxes del mateix proveïdor.

Repassar el que s’ha comptabilitzat

El botó «Veure el comptabilitzat» de la barra obre la llista del que ha entrat des de l’escàner: fitxer, proveïdor, número, imports i el detall de l’assentament amb les seves partides, per comprovar d’un cop d’ull que tot quadra abans de tancar el mes.

Què cal perquè funcioni

• Una clau d’IA configurada a Tauler de control → Factures Ràpides (vegeu Configuració d’IA i imatges).
• Un exercici comptable obert per a les dates de les factures.
• Que el pla comptable tingui els comptes de despesa; si falta el subcompte concret, es crea al vol.