El catàleg de despeses

Una factura de compra no sempre és mercaderia. El lloguer del local, la prima de l’assegurança, la comissió del banc o la factura de l’assessor també entren per compres, però no van al mateix compte que un palet de gènere. El catàleg de despeses deixa preparats els articles perquè cadascuna d’aquestes factures caigui al seu lloc sense que ho hagis de pensar.

Què munta, i per què

En instal·lar o actualitzar el mòdul es crea la família «Comptabilitat» (codi CONTA) amb nou articles, un per cada compte del grup 62 del Pla General Comptable:

La peça que fa la feina és el camp «Subcompte de compres» de cada article: CONTA628 porta el 6280000000, CONTA623 el 6230000000, i així els nou. En comptabilitzar la factura, GestioERP llegeix aquest camp de la línia i envia l’import a aquell compte.

Sense article —o amb un article sense subcompte de compres— la línia se’n va al compte general de compres (600). Funciona, i l’assentament quadra, però el compte de pèrdues i guanys et queda amb un únic bloc enorme de «compres» on no es distingeix el gènere del lloguer. Aquest és el problema que això resol.

Com es fa servir

En una factura de compra normal, o a Compres Ràpides, escriu la referència a la línia:

1. Obre la factura del proveïdor —la companyia elèctrica, l’asseguradora, l’assessor—.
2. A la línia, tecleja la referència (CONTA628 per a la llum) o busca la família Comptabilitat.
3. Posa la base i l’IVA que porti la factura.
4. Comptabilitza. L’assentament surt amb la despesa al seu compte del grup 62, l’IVA suportat al 472 i el proveïdor al 400.

A Compres Ràpides l’efecte es veu a la previsualització de l’assentament abans de desar: si el compte que apareix no és el que esperes, és que la línia no porta l’article de despesa.

De cara al client no es veuen. Els nou són articles de compra: es ven apagat, sense estoc, i la família «Comptabilitat» marcada per no sortir al terminal del TPV ni a la botiga en línia. No hi ha risc que apareguin en una pantalla de cobrament.

Afegir despeses pròpies

Els nou de sèrie cobreixen el corrent, però cada negoci té les seves coses. Per afegir-ne un:

1. Magatzem → Articles → Nou.
2. Família Comptabilitat.
3. Marca No es ven i Sense estoc.
4. A Subcompte de compres, el compte on vols que vagi. Ha d’existir a l’exercici: si no hi és, crea’l abans a Comptabilitat → Comptes.

Un cas habitual és partir els subministraments: un subcompte per a la llum, un altre per al telèfon i un altre per a l’aigua, tots dins el 628. Es creen els tres subcomptes i tres articles, i el compte de resultats ja et separa els tres conceptes.

Com comprovar que està bé

La comprovació bona no és mirar l’article, és mirar el compte:

1. Magatzem → Articles, filtra per la família Comptabilitat.
2. Obre’n un i mira Subcompte de compres.
3. Contrasta la descripció de l’article amb la descripció d’aquell compte a Comptabilitat → Comptes. Han de parlar del mateix: si l’article diu «publicitat» i el compte diu «serveis bancaris», la despesa se’n va on no toca.

Després de facturar un mes, el lloc on es nota és el balanç de pèrdues i guanys: el grup 62 ha de sortir repartit per conceptes, no tot en una ratlla.

Si ja has comptabilitzat factures amb el compte equivocat, corregir l’article arregla les següents, no les anteriors: l’assentament ja està fet. Cal refer aquelles factures, o passar un assentament de reclassificació entre els dos comptes.

Relacionat

• Factures de compra ràpides
• Conciliació bancària i contrapartides
• Balanç PiG mensual
• Importar el catàleg del proveïdor — el CSV de tarifes; no és el mateix que això
• El pla comptable