Obrir un llistat, imprimir-lo en PDF i treure’l a Excel

En obrir un llistat (des de la llista, amb Obrir, Intro o doble clic) es veu a dalt el que es pregunta i els botons de sortida, i a sota el resultat.

1. PDF: per imprimir o enviar.
2. Excel: per continuar treballant amb els números.
3. CSV: text separat per punt i coma, per portar-lo a un altre programa.

Tots tres surten amb els filtres que hi ha posats en aquell moment (el període, les formes de pagament marcades…), sense haver de tornar a prémer «Veure el llistat». Al costat hi ha Plegar-ho tot i Desplegar-ho tot (els grups), Dissenyar i Duplicar (si pots dissenyar).

En pantalla

• Els grups es pleguen i despleguen prement-ne la capçalera.
• En pantalla ampla, a la dreta surt el detall de la fila assenyalada amb totes les seves dades. La fila s’assenyala amb el ratolí, amb les fletxes amunt i avall o amb un clic.
• Intro o doble clic sobre una fila n’obren la fitxa (la factura, el client, l’article…) quan la taula principal té fitxa al programa. El detall ho diu amb el botó Obrir la fitxa.
• En pantalla surten com a molt 3.000 files (els totals són sempre de totes). Si n’hi ha més, un avís ho diu: afina els filtres o fes servir Només els totals.

PDF, en un visor dins de la pantalla

El PDF s’obre en un visor dins de la mateixa pantalla, no en una altra pestanya:

1. Imprimir l’envia a la impressora.
2. Descarregar el desa a l’ordinador.

Tornar (o Esc) tanca el visor i et deixa al llistat com era.

El PDF porta el logo i els colors de la teva empresa, el títol del llistat, l’empresa i la data, la línia dels filtres aplicats, la taula amb els seus grups, subtotals i total general, i la paginació. S’ajusta al pas 3 · Grups i totals del dissenyador, apartat PDF:

• Orientació: Automàtica (segons les columnes) —apaïsat si n’hi ha moltes—, vertical o apaïsada.
• Text de la capçalera i Text del peu: una línia pròpia a dalt i a baix («Ús intern», «Confidencial»…).
• Full nou per grup (PDF), al primer nivell de grup: un grup per pàgina.
• L’amplada de cada columna (en %), a «Format, amplada i més» del pas 2.

El PDF té un límit de 2.500 files (cada fila triga uns mil·lisegons a dibuixar-se). Per a llistats més grans, marca Només els totals o treu l’Excel, que arriba a 20.000.

Excel amb fórmules de veritat

L’Excel no és una foto del llistat: és un full per treballar.

• A dalt, el títol, els filtres aplicats i l’empresa amb la data.
• La fila de capçalera queda fixa en baixar i porta filtre automàtic.
• Els imports surten com a moneda, les dates com a data i els percentatges com a percentatge: amb el seu format d’Excel, no com a text.
• Els grups queden a l’esquema d’Excel (els botons 1, 2, 3 de l’esquerra pleguen per nivells).

I el més important: els subtotals i el total general són fórmules:

Cada fila de grup porta =SUBTOTAL(9;…) sobre les files del seu grup. Si canvies una xifra, esborres una fila o filtres amb el filtre automàtic, els subtotals es recalculen sols, i el total general no suma dues vegades el que ja és als subtotals.

CSV

Per portar les dades a un altre programa: les mateixes files que el llistat, separades per punt i coma, amb la capçalera. Les files de grup i de subtotal porten el seu rètol en una primera columna a part, perquè cap columna de números no tingui text. Sense formats ni fórmules: els números van amb la coma decimal del programa.

Des del dissenyador

Els botons PDF i Excel del dissenyador treuen la versió desada del llistat: si tens canvis sense desar, el programa avisa que es desi primer perquè hi entrin.