Documentos recurrentes

Crea plantillas de documentos recurrentes (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, de venta y de compra) que se generan automáticamente de forma periódica. Incluye grupos recurrentes para múltiples clientes, patrones/comodines en la descripción, notificación por email, exportación e importación CSV y conversión de un documento ya emitido en recurrente.

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Cómo funciona

Presentación

El módulo Documentos recurrentes automatiza la creación de documentos repetitivos: defines una plantilla una sola vez y el sistema genera los documentos automáticamente. Funciona con ventas y compras y con cualquier documento (presupuesto, pedido, albarán o factura).

• Plantillas individuales o grupos recurrentes para múltiples clientes.
• Generación automática (cron) o manual; puedes pausar plantillas sin perderlas.

Ideal para hosting y dominios, academias, suscripciones (gimnasios, clubs), alquileres, servicios profesionales y mantenimientos.

Crear un documento recurrente

En Compras o Ventas, elige Recurrentes en el menú y pulsa (+). Rellena: Descripción, Cliente/Proveedor, Generar (tipo de documento), Plazo de generación (cantidad y tipo: días, semanas, meses, personalizado o manual) y, opcionalmente, Enviar correo. Guarda para completar el alta.

Configurar periodicidad y fechas

La configuración tiene dos pestañas: Documento (serie, almacén, agente, forma de pago, divisa, estado y observaciones) y Periodo (reglas de generación). En Periodo indicas fecha de inicio (obligatoria), fecha de fin y primer documento (opcionales), un porcentaje inicial distinto para el primer documento, la pausa para suspender temporalmente y los días de la semana si la periodicidad es personalizada. El sistema muestra la última fecha generada y la siguiente prevista.

Añadir líneas de documento

Pulsa Añadir en el listado de líneas: puedes usar la referencia de un producto para recuperar sus datos o introducirlos manualmente, indicar cantidad y precio (con descuentos), asignar IVA y retención, escribir la descripción (admite comodines) y fijar un % de primera generación distinto (útil para añadir productos a plantillas ya activas).

Patrones o comodines en la descripción

Las descripciones admiten comodines que se sustituyen al generar el documento:

• Fecha/hora: {FECHA}, {ANYO}, {MES}, {NOMBREMES}, {DIA}, {NUMSEMANA}.
• Documento: {SERIE}, {NUM}, {TIPODOC}.
• Desplazamientos: {NOMBREMES+1}, {ANYO-1}, {01FECHA}/{31FECHA} (primer/último día del mes).
• Filtros de formato con |: M mayúsculas, m minúsculas, T cada palabra.

Ej.: «Cuota del mes de {NOMBREMES}|T» → «Cuota Del Mes De Noviembre».

Grupos recurrentes

Un grupo recurrente comparte una única plantilla entre múltiples clientes (ideal para cuotas iguales: academias, gimnasios, comunidades). Defines las líneas comunes y los ajustes compartidos una sola vez; cualquier cambio afecta a todo el grupo. Desde la pestaña Añadir das de alta varios clientes a la vez (filtra activos que no pertenezcan); en Clientes cada miembro conserva su planificación (fechas, periodicidad, estado). Al quitar un cliente puedes independizarlo (copia sus líneas) o eliminarlo. Solo disponible para ventas.

Generar los documentos

Tres maneras: Automática (cron) según la periodicidad (omite las pausadas; el cron debe ejecutarse); Manual, editando la plantilla y pulsando Generar (solo si el plazo es Manual); y masiva desde el listado de Recurrentes, indicando la fecha límite y si incluir plantillas manuales. Las fechas se ajustan si son anteriores a los límites del sistema (como la última factura emitida).

Notificación automática por email

Con la opción Enviar correo activada, el sistema notifica al cliente/proveedor al generar el documento y adjunta el PDF. Personaliza el mensaje en Administrador → Email → Notificaciones, editando la notificación DocRecurring (asunto y cuerpo), con variables como {document}, {type}, {date}, {total}, {name}.

Exportar e importar desde CSV

Gestión masiva con ficheros CSV (separador ;) y fechas YYYY-mm-dd. La exportación incluye columnas obligatorias (identificador, cliente/proveedor, tipo, fechas) y opcionales de cabecera y líneas; puedes exportar los seleccionados o todos. La importación agrupa por iddocumento; con «Nuevos datos» crea registros y con «Actualizar los datos» modifica los existentes si coincide el iddocumento.

Convertir un documento emitido en recurrente

Transforma un documento ya emitido en plantilla sin volver a crearlo: en el listado (Compras/Ventas), elige el tipo (Pedidos, Albaranes o Facturas), marca los documentos y pulsa Recurrente; indica el intervalo en el campo Cada y la unidad (días, semanas, meses o manual). Hay que marcar la casilla de confirmación antes de aceptar.