Cuánto he cobrado, de qué forma, cuánto de eso era venta de hoy y cuánto deuda vieja, si el dinero del cajón cuadra, y quién me debe desde hace demasiado. Todo en una pantalla, sin exportar nada a una hoja de cálculo.
En el menú Ventas → Cobros y deudas. Dos pestañas que responden a dos preguntas distintas: la del dinero que ha entrado y la del que falta por entrar.
Mira hacia atrás: todo lo que se ha cobrado entre dos fechas. Es la pestaña del cierre del día.
Mira hacia adelante: lo que está vencido y sin cobrar, ordenado por antigüedad. Es la pestaña de las llamadas del lunes.
Pones las fechas —normalmente hoy y hoy— y sale todo lo cobrado en ese rango, mirado de cuatro maneras distintas.
| Forma de pago | Recibos | Total |
|---|---|---|
| Efectivo | 14 | 742,15 |
| Tarjeta de crédito | 6 | 410,80 |
| Transferencia bancaria | 2 | 1.240,55 |
| Total | 22 | 2.393,50 |
| Cobrado en efectivo | 742,15 |
| Efectivo contado | 740,00 |
| Diferencia | −2,15 |
| Venta nueva | 1.152,95 |
| Recuperación de deuda | 1.240,55 |
Cuentas el efectivo del cajón, escribes la cifra en Efectivo contado y el programa te da la diferencia contra lo que dice haber cobrado en metálico. Si sale 0, a casa.
No hay que decirle cuál es la forma de pago de caja: la detecta por su nombre —efectivo, metálico, caja, contado—. Y si en tu casa se llama de otra forma, se elige a mano en el filtro.
Falta dinero en el cajón: un cobro apuntado que no entró, un cambio mal dado. Positiva, sobra. En los dos casos, mejor saberlo hoy que a fin de mes.
Dos mil euros en caja no son lo mismo si son de género vendido hoy que si son de facturas viejas que por fin han pagado. El programa los separa: si la factura es del propio rango de fechas, es venta nueva; si es anterior, es recuperación de deuda.
Es el número que de verdad dice cómo ha ido el día. Un día de 2.400 € en caja con 1.240 € de deuda recuperada ha sido, en realidad, un día de 1.150 € de venta.
Un bloque más reparte lo cobrado por usuario, y debajo hay un detalle por cliente —cliente, factura, forma de pago, fecha y importe, con subtotal por cliente— para cuando hay que buscar un cobro concreto.
La segunda pestaña. Un solo filtro —hasta qué vencimiento— y tres bloques que van de lo general a lo concreto.
| Tramo | Recibos | Importe |
|---|---|---|
| Vencida 0–30 días | 12 | 3.410,20 |
| Vencida 31–60 días | 5 | 1.880,00 |
| Vencida 61–90 días | 2 | 640,35 |
| Vencida más de 90 días | 3 | 2.104,80 |
| Total | 22 | 8.035,35 |
| Cliente | Recibos | Importe |
|---|---|---|
| FLORISTERIA ESMERALDA | 4 | 1.902,40 |
| JOSGALL PLANT S.L. | 3 | 1.240,55 |
| TOT JARDI | 2 | 890,00 |
La deuda repartida por los días que lleva vencida. El tramo de más de 90 días es el que hay que mirar primero: ahí es donde el dinero deja de volver.
El top de clientes por importe pendiente. Diez llamadas bien elegidas recuperan más que cincuenta al azar.
Cliente, factura, vencimiento, días transcurridos e importe, con subtotal por cliente. Es la lista con la que se llama, con el papel delante.
Los tramos de aquí y los de «Estado de cuenta» no son lo mismo. En esta pantalla, «Vencida 0–30 días» son recibos que llevan hasta 30 días ya vencidos. En el Estado de cuenta de la ficha del cliente ponen «Vence en 0–30 días»: ahí se cuentan los días que faltan para vencer, y lo ya vencido va aparte en su etiqueta roja. Dos relojes distintos; los rótulos lo dicen para no confundirlos.
Los días se cuentan desde la fecha del filtro, no desde hoy. Si pones «Vencimiento hasta» en una fecha pasada —para ver cómo estaba la deuda entonces— los tramos se recalculan a esa fecha, así que cuadran con los recibos que estás viendo.
Los dos informes salen a PDF y a Excel.
Tiene plantilla propia: antigüedad, mayores deudores y detalle por cliente, con lo vencido en rojo. Pensado para imprimirlo y hacer las llamadas subrayando.
Para cuando hay que cruzarlo con otra cosa o mandárselo a la gestoría.
Esta pantalla es el final de un recorrido que empieza en la venta.
| Cuándo | Dónde miras | Qué respondes |
|---|---|---|
| Antes de servir | Estado de cuenta desde el propio documento | ¿Le sirvo a este cliente o ya debe demasiado? |
| Al cobrar | Fra. Rápida, o la pestaña Cobros del cliente | ¿Paga todo, una parte, o queda pendiente? |
| Al cerrar el día | Cobros y deudas · Cobrado | ¿Cuánto ha entrado y cuadra el cajón? |
| Una vez por semana | Cobros y deudas · Deudas | ¿A quién llamo? |
Los tres primeros están explicados a fondo en las guías 1 y 2. Merece la pena verlos como un mismo circuito: cada cobro que se registra bien al vender es una llamada que no hay que hacer después.
Esta pantalla entera es nuestra: no forma parte de un ERP estándar. Esto es lo que sustituye.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| Arqueo de caja integrado | Cuadrar el efectivo sin la libreta ni la hoja de cálculo de siempre. Y detectar el descuadre el mismo día. |
| Venta nueva vs deuda recuperada | Saber cómo ha ido el día de verdad, en vez de mirar un total de caja que mezcla dos cosas distintas. |
| Cobrado por forma de pago y por usuario | Cuadrar el datáfono por un lado y el cajón por otro, y saber quién cobró qué. |
| Antigüedad de la deuda | Ver de un vistazo cuánto dinero está entrando en zona de riesgo, sin calcular días a mano. |
| Mayores deudores | Empezar por donde está el dinero. |
| PDF pensado para llamar | La lista de reclamación impresa, con lo vencido en rojo, en un clic. |