Aquí se decide el precio que le sale a cada cliente, cuánto baja por cantidad, qué código de barras lleva, cuántas unidades caben en un piso y si arrastra pasaporte fitosanitario. Rellenarlo una vez es lo que hace que luego vender sea escribir tres letras.
Ocho pestañas y, dentro de la primera, una serie de bloques. Los cuatro que importan de verdad para vender son los de abajo.
Producto (todo lo importante), Variantes, Imágenes, Archivos, Stock, Reservado, Pendiente recepción y Proveedores.
Reservado y Pendiente recepción solo aparecen si hay algo que enseñar.
Embalaje, Tarifas de venta, Precios por tarifa y Tramos de cantidad. Los cuatro son nuestros.
Debajo, Compras, Clasificación y Campos libres para las estadísticas.
Sobre las variantes: aquí cada artículo es un artículo entero, con su código y su EAN — no se usan variantes por talla o color. Aun así, todo artículo tiene por dentro una variante técnica, que es donde el programa guarda el coste y el stock. No hay que tocarla ni borrarla nunca: si desaparece, desaparece el artículo.
En vez de teclear nueve precios por artículo, se pone un coste de referencia y el programa aplica los márgenes de la familia. Un artículo nuevo queda tarificado en un segundo.
| El cálculo | Cuenta | Queda |
|---|---|---|
| Precio 1 = PCRef ÷ Margen 1 | 3,00 ÷ 0,90 = 3,3333 | 3,33 € |
| Precio 2 = PCRef ÷ Margen 2 | 3,00 ÷ 0,92 = 3,2609 | 3,26 € |
| Precio 3 = PCRef ÷ Margen 3 | 3,00 ÷ 0,94 = 3,1915 | 3,19 € |
Recalcula los nueve precios de este artículo y los guarda. Necesita dos cosas: que el PCRef sea mayor que cero y que el artículo tenga familia. Si falta alguna, el botón no hace nada.
Los márgenes que estén a cero se saltan: su precio se queda como estaba. Por eso puedes calcular unos niveles y escribir otros a mano.
Los nueve precios son campos normales. Si un artículo tiene un precio pactado que no sale de ninguna fórmula, se escribe y punto.
Lo que no debes hacer es escribirlos a mano y luego pulsar Recalcular: los pisaría. El botón manda sobre lo escrito.
Los márgenes se cambian en la familia, no aquí — en su bloque «Márgenes Fitoware». Así una subida de precios es tocar nueve casillas en una familia y pulsar Recalcular en los artículos, en vez de repasar el catálogo entero. Los decimales del redondeo (normalmente 2) se ajustan una sola vez en la configuración.
Al lado de cada precio hay un «Hasta». Es el tope de unidades de ese escalón. Juntos forman la escala del artículo.
| Nivel | Precio | Hasta | Quién empieza aquí · qué significa |
|---|---|---|---|
| 1 | 2,70 | 10 | Clientes T1 · hasta 10 unidades |
| 2 | 1,50 | 20 | Clientes T2 · hasta 20 |
| 3 | 1,25 | 0 | Clientes T3 · 0 = sin tope, aquí se cierra la escala |
| 4 | 1,10 | 100 | Clientes T4 · hasta 100 |
| 5 | 1,05 | 200 | Clientes T5 · hasta 200 |
| 6 | 1,00 | 0 | Clientes T6 · cierra la segunda escala |
Se entra por el nivel de la tarifa del cliente. Si la cantidad supera su «Hasta», se baja un escalón; y se vuelve a comprobar. Un 0 significa infinito: ahí se para.
Así el T1 mejora hasta 1,25 y se planta, mientras el T4 sigue bajando hasta 1,00. Cada tipo de cliente tiene su recorrido, con un mismo artículo.
Un cliente T4 en un artículo sin Precio 4 paga el Precio 1. Por eso solo hay que rellenar T4, T5… en los artículos que de verdad tengan precio especial.
Cuidado con dejar la escala abierta. Si el tramo al que llega la cantidad no tiene precio, la línea sale a 0,00 €. Es a propósito, para que se vea y se arregle. La regla: el último nivel que uses debe tener su «Hasta» a 0, para cerrarla.
El precio con el IVA ya dentro. Es lo que se cobra a los clientes marcados como «Venta IVA Inc.», los de mostrador a los que se les dice «son tres euros».
Cada vez que cambias el Precio 1, PrecioII se recalcula: Precio 1 × (100 + IVA) ÷ 100.
Con Precio 1 = 3,33 € e IVA 10 % → 3,66 €.
Si lo ajustas a mano —para dejarlo en 3,50 € redondos, por ejemplo— se respeta y no toca el Precio 1. Puedes redondear el precio de cara al público sin descuadrar la tarifa.
Va en un solo sentido: Precio 1 empuja a PrecioII, nunca al revés.
Con «Venta IVA Inc.» no hay tramos ni tarifas. A ese cliente se le aplica siempre el PrecioII, da igual que sea T1 o T5 y da igual la cantidad. Es una forma de venta distinta, pensada para el mostrador. Si el artículo no tiene PrecioII, la línea se queda sin precio propio: hay que rellenarlo.
En la línea del documento, a estos clientes les aparece una columna extra P.IVA en rojo con el precio final, y el comando rápido *3,50 se entiende como 3,50 € con IVA. El vendedor habla siempre en el precio que paga el cliente.
Cada artículo lleva un número corto para teclear y un EAN-13 para el lector. Los dos se generan solos al crearlo.
Al abrir la ficha de un artículo nuevo, el Número y el EAN ya vienen puestos con el siguiente libre. El contador avanza solo.
Escribes el EAN del fabricante y se respeta: el programa solo genera el suyo cuando el campo está vacío o cuando el código que hay lo generó él.
Y si tecleas 12 dígitos, te completa el de control.
En la venta puedes escribir la referencia, el EAN o el Número —con o sin los ceros de delante—. Los tres llevan al mismo artículo.
Sin prefijo no hay EAN. El prefijo de empresa tiene que tener exactamente 7 dígitos en la configuración. Si está vacío o mal, no se genera ningún código y los artículos se quedan sin EAN sin avisar. Es lo primero que hay que poner al arrancar con un cliente nuevo.
El Número se puede cambiar antes de guardar por primera vez; después queda bloqueado, para que no se descuadre con el EAN ya impreso en las etiquetas.
Es la que aporta los nueve márgenes para calcular las tarifas, y la que usan los descuentos por familia de cada cliente. No es una etiqueta decorativa: es la que hace funcionar los precios.
El desplegable muestra el código delante, para que cuadre al importar.
Una clasificación aparte, independiente de la familia, solo para las estadísticas. Sirve para mirar las ventas por un criterio que no sea el de precios.
Su tipo de IVA. Al crear un artículo nuevo se le pone el que tengas configurado por defecto. De él sale también el cálculo del PrecioII.
En el bloque Clasificación hay además seis etiquetas libres —Sección, Zona, Materia, Máquina, Etiqueta y Envase— que te inventas tú y con las que luego filtras y agrupas en las estadísticas. Cada una tiene su enlace para crear valores nuevos sin salir de la ficha.
El campo Especies botánicas conecta el artículo con el catálogo de especies, y de ahí sale toda la documentación europea.
| Elemento del pasaporte | Sale de |
|---|---|
| A · Nombre científico | Ficha de la especie |
| B · Nº de operador (ROPVEG) | Ficha de la empresa |
| C · Trazabilidad | El número del albarán o factura |
| D · País de origen | País de procedencia de este artículo |
| PZ · Zona protegida | Organismo de cuarentena de la especie |
Si dejas vacío el País de procedencia del artículo, al guardar se copia el de la especie. Solo hay que rellenarlo cuando ese artículo concreto venga de otro sitio que el habitual de su especie.
Cualquier artículo con especie arrastra el pasaporte al PDF del albarán o la factura, se imprima o se envíe por correo. No hay que marcar nada más en el documento.
La excepción: «No lleva pasaporte». Junto al EAN13 hay una casilla con ese nombre. Márcala y ese artículo queda fuera de la hoja del pasaporte aunque tenga especie botánica: no cuenta para que aparezcan los botones de pasaporte en el albarán, ni sale en la hoja, ni en las etiquetas. Es para el artículo suelto que no lo necesita —un porte, una maceta, un artículo de reventa— sin tener que quitarle la especie. Por defecto está desmarcada: con especie, lleva pasaporte.
Un matiz que confunde: el botón Pasaporte fitosanitario de esta ficha —el de imprimir etiquetas sueltas— solo aparece si la especie tiene marcada la casilla «Requiere pasaporte». En cambio, la hoja que se pega al albarán sale siempre que haya especie, esté esa casilla marcada o no. Las dos casillas no son la misma: «Requiere pasaporte» vive en la especie y manda sobre las etiquetas; «No lleva pasaporte» vive en el artículo y lo excluye de todo.
En vivero casi nadie vende «por unidades»: se vende por lo que cabe en un carro o en un manojo. El artículo sabe cómo se vende él, y la línea se adapta sola.
Rellenas Pisos/Palet, Cajas/Piso y Uds/Caja. Al vender, escribes 3 pisos y la cantidad se calcula sola.
Con 4 cajas por piso y 8 unidades por caja: 3 pisos → 96 unidades.
Rellenas Tallos/Manojo. Al vender escribes los pomos y se multiplican.
5 pomos de 20 tallos → 100 tallos.
Y si un día vendes suelto, también. Si en la barra rápida escribes ESPA+32, eso son 32 unidades sueltas y se respeta: el comando manda sobre el embalaje. No hay que elegir un modo ni acordarse de nada — aparece la casilla que toca en cada artículo.
De todo lo anterior, esto es lo que no trae un ERP estándar y por qué compensa rellenarlo.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| PCRef + márgenes de familia y el botón Recalcular | Tarificar un artículo nuevo es escribir su coste. Y una subida de precios se hace en la familia, no artículo por artículo. |
| Nueve precios y nueve tramos | Toda la política comercial de la casa —minorista, mayorista y descuentos por volumen— metida en el artículo. Nadie negocia por teléfono ni consulta una lista. |
| Repliegue al Precio 1 | Solo se rellenan los niveles especiales, no los nueve de cada uno de los miles de artículos. |
| PrecioII | Vender a precio redondo en mostrador, con el IVA dentro, sin descuadrar la tarifa ni sacar la calculadora. |
| Número y EAN-13 automáticos | Catálogo numerado y con código de barras sin pedirlo a nadie. Y en la venta se puede teclear la referencia, el número o disparar el lector. |
| Especie botánica | El pasaporte europeo sale solo, con sus cinco elementos, sin llevar un registro aparte. |
| Embalaje del artículo | Vender en pisos, cajas o pomos como se habla en el almacén, y que las unidades salgan bien sin multiplicar de cabeza. |
| Clasificación libre Sección, Zona, Materia, Máquina, Etiqueta, Envase, Grupo | Estadísticas por los criterios de tu negocio, no solo por familia. |
El Número y el EAN no están en la lista porque no hay que hacer nada: ya vienen puestos.