La ficha del cliente no es un listín de teléfonos: es donde se decide qué precio le sale, qué IVA lleva su factura, cuándo vence su recibo y cómo se le factura. Rellenarla bien una vez ahorra corregir facturas durante años.
Todo lo que ese cliente ha hecho contigo, en una columna. Cada entrada lleva su número al lado, así que de un vistazo sabes si tiene presupuestos vivos o recibos sin cobrar sin entrar a mirarlos.
| Cliente | Sus datos, condiciones comerciales y clasificación |
| Direcciones y contactos 3 | Dónde factura y dónde se le entrega. El país vive aquí |
| Cuentas bancarias 1 | IBAN y mandato SEPA, para girarle recibos |
| Subcuentas 2 | Su cuenta contable por empresa |
| Emails enviados 14 | Qué se le ha mandado y cuándo |
| Archivos 2 | Documentos adjuntos a su ficha |
| Facturas 46 | Con filtro Pagada / Impagada / Recibo vencido |
| Productos 312 | Todo lo que le has vendido, línea a línea |
| Albaranes · Pedidos · Presupuestos | Con acciones para aprobar y agrupar |
| Recibos 7 | Sus cobros, con filtros de fecha y vencimiento |
| Citas 0 | Visitas y llamadas programadas |
| Cobros | Cobrar varios recibos de una vez. Ver abajo |
| Descuentos por familia 4 | Su % de descuento por familia de producto |
| Enlaces de portal web 1 | El enlace con el que entra a hacerse pedidos solo |
Ped. Ptes, Alb. Ptes y Fact. Ptes: lo que tiene pedido sin servir, servido sin facturar y facturado sin pagar. Es su riesgo vivo, repartido en tres.
Marcas recibos, pones lo que entrega el cliente y registras. Para cuando viene a saldar varias facturas de golpe, sin abrirlas una por una. Ver abajo.
En Direcciones. Si le cambia la dirección, este botón la copia a todos sus documentos todavía editables, en vez de ir uno por uno.
La pestaña Cobros es nuestra y resuelve la escena de siempre: el cliente aparece con un talón para saldar lo que debe, y son cuatro facturas distintas.
| Factura | Recibos pdtes. | Cobrado | Pendiente | Total | |
|---|---|---|---|---|---|
| ☑ | F2026A186 | 1 | 0,00 | 640,20 | 640,20 |
| ☑ | F2026A209 | 1 | 0,00 | 600,35 | 600,35 |
| ☐ | F2026A211 | 1 | 0,00 | 320,00 | 320,00 |
Un solo campo, y de él depende el precio de todas sus líneas. Está en Términos comerciales.
El nivel sale del NOMBRE de la tarifa, no de su código. Una tarifa que se llama T7 aplica el Precio 7 del artículo, aunque por dentro su código sea otro. Por eso la norma es tenerlas nombradas T1 … T9 y no salirse de ahí.
POT1 · POTHO COLGAR 13, con su escala real. Nadie mira una lista de precios: cada uno paga lo suyo por la tarifa que tiene y por lo que se lleva.
| Cliente | Tarifa | Pide 5 | Pide 30 | Pide 150 | Pide 250 |
|---|---|---|---|---|---|
| Slave Computer | T1 | 2,70 € | 1,25 € | 1,25 € | 1,25 € |
| Lluís Llaberia | T2 | 1,50 € | 1,25 € | 1,25 € | 1,25 € |
| Josgall Plant | T4 | 1,10 € | 1,10 € | 1,05 € | 1,00 € |
El T1 mejora enseguida —de 2,70 a 1,25 con 30 unidades— pero ahí se planta: el Hasta 3 de este artículo está a 0, que significa infinito, y cierra su escala. Compre 30 o 3.000, paga 1,25.
El T4 empieza ya en 1,10 y todavía tiene dos escalones por delante: 1,05 pasando de 100 y 1,00 pasando de 200. Su escala está pensada para volumen.
Ese dibujo —dónde arranca cada uno y dónde se le cierra la escala— se decide una vez en la ficha del artículo y vale para todos los clientes de esa tarifa. Nadie negocia precios por teléfono ni aplica descuentos a ojo.
La tarifa marca el escalón de salida. A partir de ahí, la cantidad de la línea hace avanzar de tramo según los «hasta» del artículo. Un T4 que pide mucho puede acabar pagando el Precio 6.
El detalle de los tramos está en la guía 1.
Si el artículo no tiene puesto el Precio 4 y el cliente es T4, se le cobra el Precio 1. Es a propósito: así solo hay que rellenar T4, T5… en los artículos que de verdad tengan un precio especial, no en los cuatro mil.
Un cliente sin tarifa no tiene precio. Si el campo se queda vacío, el programa no sabe qué escalón aplicarle y la línea entra a cero. No basta con que su grupo tenga tarifa: aquí hace falta la del cliente. La norma de la casa es que todos los clientes tengan tarifa, normalmente la T1.
Justo debajo de la tarifa hay una casilla, «Venta IVA Inc.». Es para el cliente de mostrador al que se le dice «son tres euros», sin decimales raros ni sumar el IVA delante de él.
| Qué precio usa | El PrecioII del artículo (Precio 1 con IVA incluido), no su tarifa |
| Qué pasa con la tarifa | Se ignora. Da igual que sea T1 o T5 |
| Qué ves en la línea | Una columna extra P.IVA, en rojo, con el precio final |
| Si escribes *3,50 | Se entiende como 3,50 € con IVA, no como base |
| Si el artículo no tiene PrecioII | Se le deja el precio que traiga. Hay que rellenarlo en la ficha del artículo |
El albarán se queda marcado con esa condición al crearlo. Si mañana le quitas la casilla al cliente, los documentos ya emitidos no cambian de interpretación.
Su propia pestaña. Le pones un porcentaje por familia de producto —por ejemplo 10 % en Plantas verdes— y ese descuento se aplica solo en cuanto añades una línea de esa familia. Si luego lo cambias a mano en la línea, se respeta lo que escribas.
Régimen impuestos, Operación y Excepción de IVA. La mayoría de clientes solo necesita el primero; los otros dos son para vender fuera de España.
| Tipo de cliente | Régimen impuestos | Operación | Excepción de IVA |
|---|---|---|---|
| Normal (nacional) | España: Régimen general | — | — |
| Recargo de equivalencia | España: Recargo de equivalencia | — | — |
| Intracomunitario (bienes) | España: Régimen general | Intracomunitaria | Art. 25 LIVA |
| Intracomunitario (servicios) | España: Régimen general | Intracomunitaria de servicios | Art. 68/70 LIVA |
| Extracomunitario (exportación) | España: Régimen general | Exportación | Art. 21 LIVA |
Fíjate en la columna del régimen: salvo el recargo, siempre es Régimen general. El intracomunitario y la exportación no se marcan en el régimen, se marcan en «Operación». Es el error más común al dar de alta un cliente extranjero.
Se marca y ya está: no hay ningún campo más que rellenar. El porcentaje sale del impuesto de cada artículo, y la columna del recargo solo se puede editar en las líneas si el cliente está en este régimen.
El programa pone la línea a IVA 0 % automáticamente y le pega la referencia legal correspondiente. No hay que crear un impuesto especial ni acordarse de cambiarlo línea a línea.
«No me deja guardar el cliente». Casi siempre es esto: Operación y Excepción de IVA tienen que ser una pareja válida. Si eliges «Exportación» con la excepción del artículo 25, la ficha se niega a guardarse. Usa las parejas de la tabla de arriba y no falla.
Está en la pestaña Direcciones y contactos, en su dirección de facturación. Si no lo pones ahí, la factura sale como nacional por mucho que marques «Intracomunitaria».
Botón azul arriba, aparece cuando el cliente ya está guardado y tiene CIF. Consulta el censo europeo en el momento. El resultado no se guarda: es una consulta, no un sello.
Da igual escribir FR12345678901 o 12345678901: al comprobar se normaliza. Lo que sí importa es que el país de la dirección sea el correcto.
El régimen se lee en vivo. La operación se copia a la factura al crearla, pero el régimen de IVA no: se consulta en la ficha del cliente cada vez que se recalcula. Si cambias el régimen de un cliente y luego tocas una factura suya que siga editable, esa factura recalculará el recargo con el régimen nuevo. Cambia el régimen con las facturas antiguas ya cerradas.
Dos campos que, combinados, deciden la fecha exacta de vencimiento del recibo.
La que se le pone por defecto a sus documentos. De ella salen dos cosas: si el cobro se da por hecho al emitir, y cuántos días se suman para el vencimiento.
Los días del mes en que ese cliente paga. Se escriben separados por comas: 1,15,31. Es lo que le dice al programa «este cliente paga los días 10 y 25, no a los 30 días exactos».
Los días de pago se limpian en silencio. Solo valen números del 1 al 31. Si escribes 35,lunes,15 se guarda únicamente 15, y nadie te avisa. Revisa el campo después de escribirlo.
Si el cliente no tiene forma de pago propia, al hacerle una factura el programa le pone Pendiente en vez de heredar el «al contado» general del sistema. Es a propósito: es más seguro que un cobro quede por registrar a que se dé por cobrado algo que no has cobrado.
La cuenta bancaria está en su pestaña, no en esta. Se necesita el IBAN y, para las remesas SEPA, el mandato con su fecha. Si no tiene cuenta, el Estado de cuenta de la guía 2 te lo dice en rojo: «No tiene cuenta — no se le pueden domiciliar recibos».
El grupo Clasificación. Aquí se decide si sus albaranes se agrupan, cada cuánto, y a nombre de quién sale la factura.
Un desplegable con la frecuencia: DIRECTA, SEMANAL, QUINCENAL, MENSUAL… Sirve para dos cosas:
Si está en blanco o dice DIRECTA, hacerle una factura directa es lo normal y no dice nada. Si tiene una frecuencia, te avisa en amarillo — pero no te bloquea.
En Ventas → Facturar albaranes agrupados puedes filtrar por frecuencia: «hoy los semanales», «a fin de mes los mensuales», sin mezclar clientes de ciclos distintos.
Las frecuencias hay que crearlas. De fábrica solo viene DIRECTA. SEMANAL, MENSUAL y las que necesites se dan de alta una vez desde el enlace que hay en la ayuda del propio campo.
La frecuencia se copia al albarán al guardarlo. Por eso, si le cambias la frecuencia al cliente, sus albaranes ya emitidos conservan la antigua hasta que se vuelvan a guardar. Al cambiar de ciclo a un cliente, repasa sus albaranes pendientes.
Para cadenas: cada tienda es su propio cliente —con su dirección, sus albaranes y sus precios— pero la factura se emite a la central. Se rellena el campo Cliente padre de facturación en la ficha de la tienda y ya está.
| Albaranes y pedidos | Siguen siendo de la tienda. No cambia nada |
| La factura | Sale a nombre de la central, con su dirección fiscal |
| Condiciones comerciales | Se respetan las de la tienda: tarifa, forma de pago, serie, agente |
| Albaranes de tiendas distintas | Nunca se mezclan en la misma factura |
Con cliente padre, la factura directa queda prohibida. A estos clientes hay que facturarles siempre desde albarán —Fra. Rápida sobre el albarán, manual o agrupada— porque es el único camino que sabe cambiar el destinatario. Si se intenta de otra forma, el programa lo impide y lo dice. Aquí no es una preferencia: es que la factura saldría a nombre equivocado.
Sección, Zona, Ruta y Tipo son etiquetas libres que te inventas tú. No hacen nada en la venta, pero son con lo que luego filtras y agrupas en las estadísticas: ventas por zona, por ruta de reparto, por tipo de cliente. Cada una tiene su enlace para crear valores nuevos sobre la marcha.
Debajo, Campos libres: cinco de texto, tres numéricos, tres decimales, tres fechas y unas notas sin límite. Están para volcar lo que traigas de otro programa y no tenga hueco en ningún sitio, y depurarlo con calma.
Dos campos en Términos comerciales, para el cliente que se despista pagando.
No se toca, lo calcula el programa: facturas impagadas + albaranes sin facturar + pedidos sin servir. Son los tres contadores de la cabecera, sumados.
El tope que le pones. En cuanto lo supera, el programa no deja guardar más presupuestos, pedidos, albaranes ni facturas suyos, y avisa: «El cliente ha superado su riesgo máximo».
Deja pasar el documento que rompe el límite y bloquea el siguiente. Compara contra la deuda que ya tenía, así que la venta que le hace superar el tope sí entra. Es razonable —no te deja a medias una venta empezada— pero conviene saberlo: pon el tope un poco por debajo de tu límite real. Un riesgo máximo a 0 significa sin límite.
«Fecha de baja» no bloquea nada. Quita al cliente de los buscadores para que no lo elijas por error, pero si lo escribes a mano se le puede seguir vendiendo. Para cortarle de verdad, usa el riesgo máximo.
Un ERP estándar trae aquí un nombre, un CIF y una dirección. Todo lo de esta tabla lo hemos construido nosotros, y cada línea es un trabajo que el usuario deja de hacer a mano.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| Precios por tarifa y por cantidad T1…T9 + los «hasta» del artículo | Nadie consulta una lista de precios ni negocia el escalón. El precio correcto sale puesto, incluido el salto por volumen. |
| Descuentos por familia pestaña propia | El «a este le hago un 10 en verde» deja de estar en la cabeza de una persona. Se aplica solo, en todas las líneas de esa familia. |
| Venta con IVA incluido casilla + PrecioII + columna P.IVA | Vender a precio redondo en mostrador sin calculadora ni céntimos descuadrados. |
| Cobrar varios recibos de una vez pestaña Cobros | El cliente viene a saldar cuatro facturas: marcas, pones lo que entrega y listo. Sin abrir factura por factura. |
| Estado de cuenta desde cualquier documento | Responder «¿le sirvo?» en dos segundos, con la deuda, sus condiciones y si tiene banco. Sin salir de la venta. |
| Cliente padre de facturación | Cadenas con varias tiendas: cada una con su albarán y sus precios, una sola factura a la central. Y protegido para que no salga mal. |
| Facturación por frecuencia + Facturar albaranes agrupados | Facturar el mes entero por tandas: «hoy los semanales». En vez de ir cliente por cliente. |
| Clasificación libre Sección, Zona, Ruta, Tipo | Que las estadísticas hablen tu idioma: ventas por ruta de reparto o por tipo de cliente, no solo por código. |
| Campos libres y notas | Traer los datos del programa antiguo sin perder nada, aunque no tengan hueco, y ordenarlos con calma. |
| Forma de pago segura cae en «Pendiente», no en «al contado» | Que nunca se dé por cobrado algo que no has cobrado. |
| Enlace de portal web | El cliente se hace sus propios pedidos desde el móvil, con sus precios, y te entran en borrador. |
| Detalles pequeños código visible, foto del cliente, desplegables con su código | Reconocer al cliente de un vistazo y que los códigos cuadren al importar de otro programa. |
Lo mínimo para que no falle nada después.
Con eso, ese cliente ya se vende solo: escribes su código en el documento y el programa pone el precio, el IVA, el descuento, el vencimiento y el destinatario correctos sin preguntarte nada.