Las líneas ya están puestas. Lo que queda —facturar, cobrar, imprimir con su pasaporte y mandarlo por correo— son cuatro pasos que el programa encadena solo. Para casi todas las ventas es un botón. Esta guía enseña ese camino, el del mayorista con albarán, y dónde ver en cualquier momento lo que falta por cobrar.
Para la mayoría de las ventas basta con hacer la factura directamente. El albarán se reserva para quien lo necesita de verdad: el mayorista al que se le agrupa la factura a fin de mes.
Metes las líneas y facturas. Sin albarán de por medio, sin un paso intermedio que cerrar después ni un documento más que archivar.
Es lo más limpio para el cliente pequeño y para el de mostrador, que es la mayor parte del día. Se cierra con el botón Fra. Rápida, que factura y cobra de una vez.
Solo cuando hace falta: la mercancía sale ahora y la factura se hace después, agrupando todo lo servido en la semana o el mes.
Es el camino del mayorista con cuenta abierta. Se cierra con el botón Facturar del albarán.
Todo termina en factura de todas formas. El albarán no es un tipo de venta distinto, solo un paso previo. Por eso las estadísticas cuadran igual sigas el camino que sigas: cuentan facturas, y ahí acaban las dos rutas. Si dudas, haz la factura y ya está.
Y las dos acaban en la misma pantalla. Tanto si vienes de «Fra. Rápida» como de «Facturar», terminas en la de imprimir y enviar. Aprendes una sola salida.
El botón azul del rayo. Guarda el documento, lo factura y te pregunta lo único que importa en mostrador: cuánto te paga.
| Cliente | LLABERIA, LLUIS |
| Total | 84,50 € |
Viene a por 84,50 € de género y te deja 50 €. No hay que hacer cuentas ni crear nada a mano: escribes 50 y el programa parte el recibo en dos.
| Recibo | Importe | Estado | Qué pasa con él |
|---|---|---|---|
| El original | 50,00 € | Cobrado hoy | Se reduce a lo que pagó y se marca pagado |
| Uno nuevo | 34,50 € | Pendiente | Se crea solo, con el mismo vencimiento y cliente |
La pantalla siguiente te lo dice con todas las letras: «Cobrado 50,00 € de 84,50 €. Queda pendiente 34,50 €», en amarillo, con un enlace Ver recibos que te lleva a la pestaña de la factura.
En el listado de facturas, esa factura sale marcada en amarillo con la etiqueta Cobro parcial. No hace falta abrirla para saber que algo quedó a medias.
El resto no se cobra desde aquí. Una vez hay algo cobrado, Fra. Rápida ya no vuelve a preguntar: salta directa a imprimir. Cuando el cliente traiga los 34,50 € que debe, se cobran desde la pestaña Cobros de la factura. Es a propósito, para que nadie cobre dos veces la misma factura por error.
En la ficha del cliente hay un campo Facturación. Si está en blanco o dice DIRECTA, este es su camino normal y no pasa nada. Si dice otra cosa —SEMANAL, MENSUAL…— es un cliente de albarán, y verás un aviso amarillo:
«Este cliente está marcado como "MENSUAL": prefiere albarán para factura agrupada a su periodo. Vas a hacerle una factura directa igualmente.»
Avisa, no bloquea. Si hoy toca hacerle una directa, se la haces. El programa solo se asegura de que sea a sabiendas.
El otro camino, el del cliente al que la mercancía le sale antes de facturarla. El botón verde está en el pie del albarán, solo mientras esté abierto. Si el albarán es negativo, el mismo sitio muestra Abono en amarillo y genera una rectificativa.
| Cliente | JOSGALL PLANT S.L. |
| Total | 39,34 € |
Eliges la forma de pago con la que te paga. El recibo de la factura queda pagado con fecha de hoy, y ese cobro ya aparece en Caja.
Dejas la primera opción, — Dejar pendiente (no cobrar) —. La factura se emite igual y el importe pasa a deudas del cliente, con su vencimiento.
Ojo con las formas de pago que no cobran. Solo cobran de verdad las que están marcadas como «pagado» en su ficha. Si eliges una llamada «Pendiente» o «Transferencia» que no lo tenga marcado, la factura se emite pero el recibo sigue sin cobrar, aunque hayas elegido algo en la lista. Revísalo una vez en Administración → Formas de pago y te olvidas para siempre.
| Fecha de la factura | Hoy, siempre. No se pregunta ni se puede cambiar aquí. |
| Qué líneas pasan | Solo lo que quede pendiente de servir. Si el albarán ya se facturó a medias, no se duplica nada. |
| El albarán | Queda cerrado y enlazado a su factura. Deja de ser editable. |
| Al terminar | Te lleva directo a imprimir y enviar. |
Si trabajas solo con albaranes, hay un interruptor en los ajustes — Desactivar factura de venta directa— que impide crear facturas por cualquier otra vía. Queda blindado en tres sitios a la vez: desaparece el botón «Nuevo» del listado, desaparece «Fra. Rápida», y el propio modelo rechaza el guardado aunque se intente por la API o por un atajo. Las rectificativas siguen permitidas.
El botón rojo del encabezado del documento. Es la pregunta que uno se hace con el cliente delante o al teléfono, y se responde sin salir de lo que estás haciendo ni abrir otra pantalla.
| Factura | Fecha | Vencimiento | Importe | Estado |
|---|---|---|---|---|
| F2026A186 | 26-06 | 26-07 | 640,20 | Vencido |
| F2026A209 | 30-06 | 30-07 | 600,35 | Vencido |
| F2026A211 | 31-07 | 31-08 | 320,00 | Pendiente |
Rojo si hay algo vencido, amarillo si hay pendiente pero aún no vence, y verde «Sin deudas pendientes» cuando está limpio. El color decide por ti antes de leer un número.
Forma de pago, plazo de vencimiento y día de pago. Lo que necesitas para responder «¿cuándo me lo pagas?» sin ir a buscarlo a la ficha.
En verde si tiene cuenta bancaria; en rojo «No tiene cuenta — no se le pueden domiciliar recibos». Eso cambia la conversación: si no hay banco, o paga ahora o no hay forma de cobrarle solo.
Se abre desde donde estés y sin cerrar el documento, así que puedes mirarlo con las líneas ya metidas y decidir si sirves o no. Y tiene botón PDF, por si hay que mandarle al cliente el detalle de lo que debe.
Al guardar un albarán, el programa te lleva solo a la pantalla de impresión. No hay que acordarse de nada.
El documento con el pasaporte fitosanitario detrás, como segunda página. Es la salida normal cuando la mercancía lo lleva.
Sin pasaporte. Para cuando ya lo imprimiste, o el género no lo necesita.
Documento y pasaporte, los dos en una sola hoja A4 apaisada, uno en cada mitad. Media hoja en vez de dos: si imprimes cientos al mes, se nota.
Dos copias del documento en la misma hoja, sin pasaporte. La de la carpeta y la del cliente, de una tacada.
Los botones de pasaporte solo aparecen si el documento los necesita, es decir, si alguna línea es de un artículo con especie botánica asignada. En un albarán de macetas y celofán no los verás, y no hay nada que desactivar.
En Fra. Rápida hay una casilla de Copias. Si pones 2, se abren dos ventanas de impresión escalonadas y salen las dos por la impresora sin volver a tocar nada. El número por defecto se configura una vez en los ajustes.
Se genera solo, se pega al documento solo y cumple el Reglamento (UE) 2016/2031. Merece entenderlo una vez porque es obligatorio y porque una inspección lo mira.
Qué lo dispara: que alguna línea sea de un artículo con especie botánica asignada en su ficha. Eso es todo. No hay que marcar nada en el albarán ni pulsar ningún botón extra: si hay especie, hay pasaporte, tanto al imprimir como al enviar por correo.
| Elemento | Qué es | De dónde sale |
|---|---|---|
| A | Nombre científico | Ficha de la especie → Nombre científico |
| B | Nº de operador (ROPVEG) | Ficha de la empresa → ROPVEG |
| C | Código de trazabilidad | El número del propio documento (albarán o factura) |
| D | País de origen | Ficha del artículo → País de origen |
| PZ | Zona protegida | Ficha de la especie → Organismo de cuarentena |
Si el albarán lleva diez líneas de la misma especie y el mismo país, en el pasaporte salen como una, con las cantidades sumadas. El documento no se llena de repeticiones.
Solo aparece si trabajas en zona protegida y lo activas en los ajustes. Si no es tu caso —que es lo normal—, no ensucia el documento.
Lo que hay que rellenar una vez: el ROPVEG de tu empresa (elemento B) y, en cada artículo con planta, su especie y su país de origen. Sin ROPVEG el pasaporte sale incompleto. Es el dato que más se olvida al empezar.
Mismo sitio que imprimir, un botón al lado.
Desde el listado de facturas hay además un envío de un solo clic: genera el PDF y lo manda sin pasar por la pantalla de redacción. Para mandar la remesa del mes de corrido.
La pantalla que responde a las dos preguntas del cierre: ¿cuánto he cobrado hoy? y ¿quién me debe dinero?
Todo lo cobrado en el periodo, desglosado por forma de pago y por cliente. Sabes cuánto entró en efectivo, cuánto por banco y de quién.
Escribes el efectivo que has contado y te da la diferencia contra lo que el programa dice que cobraste en metálico. Cuadrar la caja deja de ser una hoja aparte.
Separa el dinero de hoy entre lo que es venta del día y lo que es deuda antigua que has recuperado. Dos cosas muy distintas que suelen ir en el mismo saco.
La deuda repartida en 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días desde su vencimiento, más los mayores deudores. Lo vencido, en rojo.
Todo sale a PDF y a Excel. El de deudas lleva su propia plantilla, pensada para imprimirlo y hacer las llamadas con el papel delante.
Facturar y cobrar lo hace cualquier programa. Lo de esta tabla es lo que hemos construido nosotros para que se haga en un clic y sin acordarse de nada.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| Fra. Rápida guardar, facturar y cobrar en un botón | Lo que en un ERP normal son cuatro pantallas —guardar, transformar, abrir la factura, ir a recibos— aquí es una pregunta: cuánto te paga. |
| Cobro parcial automático | El cliente deja 50 de 84,50 y el recibo se parte solo. Nadie calcula la diferencia ni crea un recibo a mano. |
| Aviso «Cobro parcial» en el listado | Ver de un vistazo qué facturas quedaron a medias, sin abrir ninguna. |
| Facturar el albarán con su cobro | Facturar y decidir el cobro en la misma pantalla, en vez de emitir y luego ir a buscar el recibo. |
| Pasaporte fitosanitario automático | Cumplir el Reglamento europeo sin hacer nada: se pega al documento al imprimir y al enviar, con los datos sacados de las fichas. |
| Impresión 2 en 1 | Documento y pasaporte en media hoja. Con volumen, es la mitad de papel y la mitad de tiempo de impresora. |
| Copias automáticas | Se configura una vez y salen las que hagan falta sin volver a pulsar. |
| Email con el PDF ya preparado | Sin descargar y volver a adjuntar, con el nombre de tu empresa en el asunto y sin riesgo de mandarlo dos veces. Y desde el listado, en un solo clic. |
| Estado de cuenta | Saber si sirves o no antes de cargar el camión, sin salir del documento. |
| Cobros y deudas | Cuadrar la caja del día y saber quién debe, con la antigüedad y los mayores deudores. Sin exportar nada a una hoja de cálculo. |
| Bloqueos que te protegen | No cobrar dos veces la misma factura, no facturar directo a quien no debe, no emitir factura suelta si trabajas solo con albaranes. |
Los dos caminos, de principio a fin.
Ninguno de estos pasos obliga a salir a otro programa, ni a apuntar nada en un papel, ni a acordarse de un número. Esa es toda la idea.