Factura, albarán, pedido y presupuesto comparten la misma pantalla. Todo lo que hace falta para cerrar una venta cabe en una línea de teclado: el código, la cantidad y el precio. El resto lo pone el programa.
Está siempre enfocada y espera un código. Escribes, pulsas Intro y la línea aparece con su precio puesto.
| Ref. | Descripción | Cant. | Precio | Dto | IVA | Subtotal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| POT1 | POTHO COLGAR 13 | 6 | 1,10 | 0 | 10 % | 7,26 |
| POT15 | POTHO TARRINA 15 | 3 | 5,89 | 0 | 10 % | 19,44 |
| A14049 | CENTRO LINCOLIN PLASTICO | 6 | 5,50 | 10 | 21 % | 35,94 |
Reconoce tres formas de nombrar el mismo artículo, así que da igual de dónde lo leas:
POT15 — el código de la ficha.
2434280037131 — el EAN-13. Con lector, apuntar y disparar.
3713 o 03713 — el secuencial. Los ceros delante sobran.
Siempre hay cosas que se venden una vez y no merecen ficha propia: un porte, un arreglo, una planta que llegó suelta. Para eso se crea un artículo cuya descripción es un simple punto . (o una coma).
| Ref. | Descripción | Cant. | Precio |
|---|---|---|---|
| POT1 | POTHO COLGAR 13 | 6 | 1,10 |
| VARIOS | . | 1 | 12,00 |
Como el punto está seleccionado, la primera letra que teclees lo sustituye. No hay que borrarlo, ni hacer clic, ni abrir ninguna ventana. Escribes Arreglo floral a medida y sigues.
Lo que escribas se queda en el documento. La ficha del artículo sigue con su punto, lista para el siguiente «varios». Puedes usar el mismo artículo cien veces con cien descripciones distintas.
¿Y por qué un punto y no dejarlo en blanco? Porque la ficha del artículo no admite descripción vacía. El punto es la forma de tener un artículo «sin nombre» que el programa reconoce como tal. Puedes tener varios —uno por cada tipo de IVA, por ejemplo— y a todos les funciona igual.
Pegados al código en el mismo golpe, o sueltos para corregir la última línea. Nunca hay que volver atrás con el ratón.
| Escribes | Significa | Resultado |
|---|---|---|
| POT1 | Solo el artículo | 1 unidad al precio de su tarifa |
| POT1+6 | Cantidad | 6 unidades |
| POT1*4,25 | Precio a mano | 4,25 € — manda sobre la tarifa |
| POT1-10 | Descuento | 10 % de dto. |
| A14049+6*5,50-10 | Todo junto | 6 uds a 5,50 € con 10 % — una pulsación |
| +3 | Suelto | Cambia la cantidad de la última línea |
| *3,90 | Suelto | Cambia su precio |
| -15 | Suelto | Le aplica 15 % de descuento |
El orden da igual. POT1-10+6 equivale a POT1+6-10. Y los códigos con guiones propios, como A17501-53-1, se respetan: solo se leen como comando los números que van tras +, * o - al final.
Nadie consulta una lista de precios. El programa cruza dos cosas: quién compra y cuánto compra.
Cada cliente tiene una tarifa (T1 a T9) que fija en qué escalón empieza. Y cada artículo tiene nueve tramos con su tope de unidades — el «hasta» — que hacen avanzar de escalón según la cantidad. Más cantidad, mejor precio, sin que nadie lo negocie a mano.
| Tramo | Hasta | Precio | Quién empieza aquí |
|---|---|---|---|
| 1 | 10 unidades | 1,00 € | Clientes con tarifa T1 |
| 2 | 20 unidades | 0,90 € | Clientes con tarifa T2 |
| 3 | sin tope (∞) | 0,80 € | Clientes con tarifa T3 |
Empieza en el tramo 1 y no pasa de 10 → 1,00 €.
Supera el «hasta 10» y el «hasta 20», así que avanza dos tramos → 0,80 €.
Arranca ya en el tramo 2 → 0,90 €. El mismo artículo, la misma cantidad, mejor precio por ser quien es.
Si a un T4 no le han puesto precio en el tramo 4, se le cobra como T1. Nunca se queda sin precio por un hueco en la ficha.
Un «hasta» a 0 significa infinito: es el último tramo, el que se aplica por grande que sea el pedido. Por eso la escala siempre cierra.
Si ves un precio a 0,00 €, no es un fallo del programa: es que ese tramo del artículo se quedó sin rellenar. Se muestra a cero a propósito, para que se vea y se corrija, en vez de inventar un importe. Revisa la escala en la ficha del artículo.
El programa no adivina. Cada decisión de precio sale de un campo concreto que alguien rellenó una vez. Esta es la cadena entera, de arriba abajo.
| Dónde se rellena | Campo | Ejemplo real | Para qué sirve |
|---|---|---|---|
| Ficha de familia | Márgenes 1–9 | PLANTAS VERDES 0,90 · 0,92 · 0,94 |
El margen de cada nivel para todos los artículos de esa familia |
| Ficha del artículo | PCRef | ESPA → 3,00 € | El coste de referencia del que parte todo |
| Ficha del artículo | Hasta 1–9 | 10 · 20 · ∞ | El tope de unidades de cada tramo |
| Ficha del artículo | Precio 1–9 | 1,00 · 0,90 · 0,80 | El precio de cada tramo |
| Ficha del cliente | Tarifa | JOSGALL → T4 | En qué tramo empieza este cliente |
| La línea de venta | Cantidad | 6 unidades | Cuántos tramos avanza desde ahí |
Puedes escribir los nueve precios uno a uno, o dejar que se calculen: el botón Recalcular tarifas de la ficha del artículo aplica Precio N = PCRef ÷ Margen N con los márgenes de su familia.
Con PCRef 3,00 € y margen 0,90 → 3,33 €. Cambias el coste, pulsas, y los nueve niveles se actualizan solos.
El nivel sale del nombre de la tarifa, no de su código interno: una tarifa llamada T7 es el nivel 7 aunque su código sea otro.
Por eso conviene mantener la convención T1…T9. En la ficha del cliente basta con elegirla de la lista.
Mismo catálogo, tres tarifas, tres precios. Nadie los consulta: salen puestos.
| Artículo | Slave Computer · T1 | Lluís Llaberia · T2 | Josgall Plant · T4 |
|---|---|---|---|
| POT1 POTHO COLGAR 13 | 2,70 € | 1,50 € | 1,10 € |
| POT11 POTHO 11 | 1,25 € | 0,95 € | 0,75 € |
| A18327 FLORERO DORADO IRIS | 10,10 € | 6,30 € | 10,10 € |
| POT15 POTHO TARRINA 15 | 5,89 € | 2,40 € | 5,89 € |
Fíjate en la última fila: a Josgall, con tarifa T4, le sale el mismo precio que a un T1. Es el mecanismo de seguridad — ese artículo no tiene precio puesto en el nivel 4 (está a cero), así que se le cobra el del nivel 1 en vez de dejarlo sin precio. En cuanto alguien rellene el nivel 4 de POT15, Josgall pasa a pagar ese.
Encima de las líneas. Responden a las tres preguntas que se hacen al teléfono mientras el cliente espera.
«Ponme lo de siempre.»
Todo lo que ha comprado, con fecha, documento y el precio que pagó. Filtras por texto, agrupas por artículo, ves solo lo habitual que aún no has metido, o muestras el margen.
«¿Qué tenéis ahora?»
La última venta de cada artículo, lo más reciente primero. El catálogo real de lo que se mueve esta semana, no la lista completa de 4.000 fichas.
«¿Le sirvo?»
Lo que debe por antigüedad, sus condiciones de pago y si tiene banco para domiciliar. Se consulta sin salir del documento.
Esto es lo que hace que estas ventanas sirvan de verdad. Cada fila enseña, uno al lado del otro, el precio que pagó aquel día y el que le tocaría hoy. Ves la diferencia antes de decidir, y añades de una de estas dos maneras:
Cada botón vive dentro de la columna de su precio, así que no hay nada que recordar: el ↻ verde está pegado al precio antiguo y lo repite; el + azul está pegado al precio de hoy y añade a ese. Pulsas el importe que quieres cobrar.
| Cant. | Fecha | Doc. | Ref. | Descripción | Precio ↻ el de aquel día | Precio hoy + el que tocaría | Dto |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 31-07 | FAC | A14049 | CENTRO LINCOLIN PLASTICO | 5,29 ↻ | 5,29 + | 0 |
| 1 | 26-07 | ALB | POT1 | POTHO COLGAR 13 | 2,70 ↻ | 1,10 ↓ + | 0 |
| 12 | 26-07 | ALB | A14258 | TOPPER 11 CMS NEGRA | 0,54 ↻ | 0,87 ↑ + | 0 |
Repite aquel precio. Copia el precio y el descuento exactos de aquella venta, sin retarificar — aunque hoy la tarifa diga otra cosa.
Para cuando hay un compromiso: «te lo dejo como la última vez».
Añade al precio de hoy. La línea entra retarificada: se le aplica la tarifa del cliente y el tramo que corresponda a la cantidad que pongas en la primera casilla.
Es el de casi siempre — vender a precio de hoy, no al del año pasado. Con Intro desde la casilla de la cantidad haces esto mismo sin soltar el teclado.
| Si POT1 le costó 2,70 € y hoy le toca a 1,10 €… | Entra a |
|---|---|
| Pulsas el ↻ que hay junto al 2,70 | 2,70 € — el de aquel día, con su mismo descuento |
| Pulsas el + que hay junto al 1,10 (o Intro) | 1,10 € — el de hoy |
A la derecha de cada artículo, sin abrir nada.
Todas las ventas de ese artículo. Con el cliente del documento delante, para ver a cuánto se lo has vendido antes.
Las opciones menos frecuentes de la línea, fuera de la vista para no estorbar en el uso diario.
Quita la línea. Mientras no guardes, Deshacer devuelve el documento como estaba.
La casilla «Referencia» del pie también busca por descripción: escribe celofan y salen todos los que la lleven en el nombre. Y el botón verde de al lado abre el buscador con imágenes.
Añade una línea vacía, sin artículo: un texto, un porte, un concepto suelto.
Reordena el documento arrastrando. El orden que ves es el que se imprime.
Cinco campos que en otros programas obligan a abrir una ventana. Aquí se rellenan sin soltar el teclado.
La referencia que usa el cliente para ese artículo. Sale impresa en su albarán y su factura, así lo reconoce sin traducir nada.
Cuántas imprimir. Se calcula solo —las cajas si las hay, si no las unidades— y deja de tocarlo en cuanto lo escribes tú.
Carro, palet o caja donde va la mercancía. Para el packing list y para que en el almacén sepan qué baja con qué.
El comentario sale en el PDF del cliente. La nota interna no sale nunca: es para picking y para los tuyos.
En vivero casi nunca se vende «por unidades». Se vende por lo que cabe en un carro.
A14258 · TOPPER 11 CMS NEGRA lleva 4 cajas por piso y 8 unidades por caja. Escribes 3 pisos y salen 96 unidades. Solo tecleas el 3.
Escribes los pomos y multiplica por los tallos de la ficha. 5 pomos de 20 tallos → 100 tallos.
Cada artículo sabe cómo se vende, así que no hay que elegir modo ni acordarse: aparece la casilla que toca. Y si un día vendes suelto, escribes la cantidad y se respeta.
Ir rápido solo sirve si no se pierde nada. Tres cosas vigilan mientras escribes.
Bajo la barra: 3 referencias · 15 unidades. De un vistazo sabes si falta algo.
Son los dos datos que más se escriben mal. Van en negrita y mayores para que un error salte a la vista.
Banda roja con el botón GUARDAR. Y si tocas un documento ya guardado —quizá impreso o enviado— te avisa antes.
De las líneas al cobro, sin rodeos.
GuardarFija las líneas. Mientras la banda roja esté visible, no está guardado.
Fra. RápidaGuarda y salta directo al cobro en un clic. Admite cobro parcial: lo pendiente genera su recibo por la diferencia.
Imprimir o enviarEl PDF sale con tu plantilla, con el pasaporte fitosanitario detrás si la mercancía lo lleva, y se manda por correo desde la ficha.
Base imponible o Subtotal. El interruptor de la derecha cambia qué columna ves en las líneas. No cambia el documento ni los importes: solo cómo lo miras tú.
Cualquier ERP tiene una pantalla para meter líneas. Todo lo de esta tabla lo hemos construido nosotros, y es la diferencia entre teclear una venta y pelearse con ella.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| La barra de entrada rápida con comandos + * - | Una línea completa —artículo, cantidad, precio y descuento— en una sola pulsación, sin tocar el ratón ni abrir un buscador. |
| Tres formas de nombrar el artículo referencia, EAN o número | Da igual de dónde leas el código: de la etiqueta, del albarán del proveedor o del lector. Todos llevan al mismo sitio. |
| Precios por tarifa y por cantidad | El precio correcto sale puesto, con su escalón por volumen y su descuento de familia. Nadie consulta listas ni negocia a ojo. |
| Compras del cliente | «Ponme lo de siempre» se resuelve en un clic, con lo que compró y a qué precio, en vez de buscar su último albarán en papel. |
| Productos vivos | Ver lo que se mueve esta semana en vez de recorrer un catálogo de cuatro mil fichas. |
| Los dos botones de añadir precio de hoy o repetir el de aquella venta | Decidir a sabiendas: ves los dos importes antes de elegir, y respetas un compromiso sin desactivar la tarifa. |
| Estado de cuenta | Saber si le sirves antes de cargar, sin salir del documento. |
| Historial por línea | «¿A cuánto se lo hice la última vez?» sin abandonar la venta a medias. |
| Embalaje del artículo pisos, cajas, pomos | Hablar como se habla en el almacén y que las unidades salgan bien sin multiplicar de cabeza. |
| La segunda fila de la línea ref. pedido, etiquetas, carro, comentario y nota interna | Cinco datos que en otros programas obligan a abrir una ventana por línea. Aquí se rellenan sin soltar el teclado. |
| Los artículos «Varios» | Vender lo que no tiene ficha sin crear un artículo cada vez: el cursor cae solo en la descripción. |
| Buscar por descripción | Encontrar el artículo aunque no recuerdes el código, escribiendo un trozo de su nombre. |
| La red de seguridad contador, cifras grandes, aviso de sin guardar | Que un error de tecleo salte a la vista y que nadie pierda un documento por cerrar la pestaña. |
Lo que hay que saberse. Cabe en un post-it.