La factura que reciben tus clientes la diseñas tú, arrastrando sobre un lienzo: dónde va el logo, qué columnas lleva, qué pone el pie. Sin plantillas cerradas, sin pedirle nada a nadie y sin tocar una línea de código.
Esto no es un añadido opcional que haya que activar en cada documento. Es el motor de impresión de todo el programa.
El de siempre, el de la impresora. Ya sale con tu plantilla. No hay dos botones ni hay que elegir.
El PDF que se adjunta al enviar una factura por email es el mismo. Se prepara solo.
Fra. Rápida, Imprimir albarán, el 2 en 1... todas tiran de la misma plantilla.
Y si un día algo falla, no te quedas sin factura. Si el diseño diera un error, el programa imprime con el formato antiguo de serie y lo apunta en el registro. Nunca te vas a quedar sin poder entregar un documento.
Administrador → Plantillas de impresión. O directamente desde el desplegable de la impresora de cualquier documento.
Todas tus plantillas con su tipo de documento, cuál es la predeterminada y si está activa. Se pulsa el nombre y se abre el constructor.
Lo mismo pero viéndolas: cada plantilla como una miniatura de la hoja real, con datos de muestra. Para elegir por la pinta, que es como se elige.
Al instalar el módulo se cargan solas nueve plantillas base —factura, albarán, pedido y presupuesto, de venta y de compra— ya marcadas como predeterminadas. Y en Importar hay una galería con el resto, listos para llevárselos con un clic.
| Para facturas hay, entre otras… | Estilo |
|---|---|
| GestioERP — Factura | La base, equilibrada |
| Factura simple · Factura minimalista | Sin adornos, todo el peso en los datos |
| Factura moderna (banda) · Banda superior | Con una franja de color de acento |
| Factura elegante · Factura centrada | Más aire, tipografía protagonista |
| Factura cabecera oscura · Con recuadros | Más marcada, para que destaque |
| Factura rectificativa | Preparada para abonos |
Al importar, siempre se crea una plantilla nueva: nunca se pisa lo que ya tengas. Lo normal es coger la que más se parezca a lo que quieres, importarla y retocarla —es mucho más rápido que empezar con el lienzo en blanco.
Tres columnas: a la izquierda qué añades y cómo es la página, en el centro la hoja, y a la derecha las propiedades de lo que tengas seleccionado.
| Ref. | Descripción | Cant. | Precio € | Base € |
|---|---|---|---|---|
| POT1 | POTHO COLGAR 13 | 6 | 1,10 | 6,60 |
| POT15 | POTHO TARRINA 15 | 3 | 5,89 | 17,67 |
El documento es una pila de bloques de arriba abajo: cabecera, cliente, líneas, totales, pie. Los añades con un clic desde la izquierda y los ordenas con las flechas.
En la cabecera, en el bloque del cliente y en las «bandas libres» sí colocas cada cosa arrastrando, donde quieras, con imán de rejilla para que quede alineado.
Ctrl+Z y Ctrl+Y, hasta 80 pasos atrás. Y si sales sin guardar, te avisa.
Estas son todas las piezas con las que se monta un documento.
| Bloque | Qué pone |
|---|---|
| Cabecera | Zona libre: logo, datos de tu empresa, título, número, fecha, y las imágenes o formas que quieras |
| Cliente / Proveedor | Otra zona libre con sus datos fiscales y dirección |
| Líneas | La tabla de artículos. El corazón del documento |
| Desglose de IVA | Base, tipo y cuota por cada IVA. Añade el recargo si alguna línea lo lleva |
| Totales | Las filas que elijas: base, descuento, suplidos, IRPF, recargo, IVA y total |
| Recibos / vencimientos | Los pagos del documento con su forma de pago y vencimiento. Los cobrados salen como «Pagado» |
| Observaciones | Las notas que lleve ese documento |
| Texto libre | Lo que quieras escribir, con editor de texto enriquecido |
| Banda libre | Una zona donde colocar lo que sea, a mano alzada |
| Espaciador · Separador | Aire y líneas divisorias |
| Salto de página | Corta aquí y sigue en la hoja siguiente |
| Pie de página | El único que se repite en todas las páginas |
Cada bloque tiene su anchura, en porcentaje. Si le pones un 50 % a dos bloques, conviven uno al lado del otro. Y con el anclaje «Abajo» el bloque se pega al pie de la hoja —típico para los totales o las condiciones legales—, y las líneas rellenan el hueco.
En cualquier texto puedes meter un campo entre dobles llaves y se sustituye por el dato real de esa factura.
{{empresa.nombre}}
{{empresa.cifnif}}
{{empresa.direccion}}
{{empresa.telefono}}
{{empresa.email}} · web
{{doc.titulo}}
{{doc.codigo}} · numero
{{doc.fecha}}
{{doc.codserie}}
{{doc.albaran}}
{{subject.nombre}}
{{subject.razonsocial}}
{{subject.cifnif}}
{{subject.direccion}}
{{subject.ciudad}} · provincia
No hay que memorizarlos. Al seleccionar una zona, el panel te ofrece los campos como botones: pulsas «Cliente: razón social» y te coloca el texto ya montado. Y en el editor de texto enriquecido hay un desplegable ＋ Campo que los inserta donde esté el cursor.
Los importes escritos como campo salen sin formato. {{doc.total}} imprime 1210, no «1.210,00 €». Para los importes usa los bloques Totales y Desglose de IVA, que ya los formatean con su moneda.
Hay una función para sacar cualquier campo de cualquier tabla:
| RetornaCampo(productos, referencia, flowers_codbarras) | Imprime el código de barras del artículo de esa línea |
| RetornaCampo(clientes, codcliente, telefono1) | El teléfono del cliente, en la cabecera o el pie |
Se lee así: «en la tabla productos, busca el registro cuya referencia sea la de aquí, y dame su flowers_codbarras». Es la puerta de atrás para imprimir cualquier cosa que esté en la base de datos.
El bloque que más se toca. Se eligen las columnas, se colocan y se les da el ancho arrastrando.
Referencia, Imagen del artículo, Descripción, Cantidad, Precio, Dto. %, IVA %, Recargo, IRPF y Base imponible.
Se añaden y se quitan con un clic, y se arrastran para reordenarlas o darles ancho.
El título (pon el que quieras, o déjalo y usa el de serie), la alineación, el ancho y los decimales.
Más el alto de fila y si se ve la cabecera, para todo el bloque.
Dos automatismos que agradecerás: si dejas el título por defecto, el programa le añade solo el % o el € —«Precio €», «IVA %»— y así los símbolos no ensucian cada celda. Y los ceros se imprimen en blanco: un descuento del 0 % deja la casilla vacía en vez de llenar la factura de ceros.
Cada columna puede llevar una segunda línea debajo, en letra más pequeña. Es donde se pone lo que no cabe en la descripción: la referencia del pedido del cliente, el embalaje, el código de barras.
| Ref. | Descripción | Cant. | Precio € |
|---|---|---|---|
| A14258 | TOPPER 11 CMS NEGRA | 96 | 0,54 |
| 2434280037131 · Pisos 3 · Cajas 4 · Uds 8 · Ref. pedido PV-1188 | |||
| POT1 | POTHO COLGAR 13 | 6 | 1,10 |
| 2434280001019 | |||
Se escribe separando los trozos con · y cada trozo se borra entero si su dato viene vacío. Ahí puedes usar cualquier campo de la línea, no solo los de las diez columnas: el embalaje, el comentario, la referencia del pedido... Y la fila solo crece de alto si de verdad hay algo que enseñar.
Una casilla. En una factura que agrupa el mes, mete una subcabecera antes de las líneas de cada albarán, con su número y su fecha. El cliente ve de un vistazo qué entró cada día en vez de una lista de cien líneas seguidas.
| Tamaño | A4, A5, Letter o Legal |
| Orientación | Vertical u horizontal |
| Color de acento | El color de la marca. Tiñe títulos, líneas y el total |
| Margen | El del papel. Se ajusta entre 4 y 25 mm: por debajo o por encima, el motor lo recorta |
| Copias | De 1 a 9. Repite el documento entero en el mismo PDF: original y copia de un tirón |
| Documento valorado | Desmárcalo y desaparecen precios, importes y totales. El albarán sin precios, en un clic |
El pie es el único que se repite en todas las páginas. Ahí van los datos registrales, la cuenta bancaria o el aviso legal. Y si quieres numerar, {{doc.pagina}} y {{doc.paginas}} escritos dentro del pie dan «2 de 5». En cualquier otro bloque no funcionan.
Una imagen de fondo, con su opacidad. El típico «PAGADO», «COPIA» o el logo en grande y suave. Se sube arrastrando o se elige de la galería de imágenes ya subidas.
Debajo tiene dos ajustes más, y los dos valen también para el PDF: el Tamaño %, que es el ancho que ocupa respecto a la hoja (100 % = de lado a lado), y el Mostrar si, la misma condición que llevan los bloques. Con esa condición se monta el «PAGADO» que solo aparece cuando la factura está cobrada, o el «COPIA» de las copias.
En el PDF sale más suave de lo que ves. La opacidad se limita para que nunca tape el texto ni se coma el tóner. Si en el editor la pones al 80 %, en el papel saldrá discreta. Es a propósito: una marca de agua que estorbe hace ilegible la factura.
Cada bloque tiene un «Mostrar si». Una misma plantilla se comporta distinto según el documento, en vez de tener cuatro plantillas casi iguales.
| Condición | Para qué sirve |
|---|---|
| Si hay recibos pendientes | Sacar los datos bancarios y el «pendiente de pago» solo cuando se debe algo |
| Si está todo pagado | El sello de «PAGADO» solo en las cobradas |
| Si un campo tiene valor | Enseñar el recuadro de observaciones solo si hay observaciones |
| Si un campo está vacío | Lo contrario: un aviso por defecto cuando falta un dato |
| Si la fecha ya llegó / es futura | Avisos de vencimiento o de validez de presupuesto |
Con esto, la plantilla de factura hace de todo: la cobrada sale con su sello, la pendiente con el número de cuenta y el vencimiento, y ninguna de las dos lleva un hueco vacío donde debería ir lo de la otra.
Dos criterios, y en este orden.
Ese último punto es un interruptor útil: si desmarcas «Activa» en todas tus plantillas de facturas, las facturas vuelven al formato de serie y el resto de documentos siguen con el tuyo. Sirve para volver atrás sin desinstalar nada.
Con varias empresas, cuidado. Cada plantilla puede asignarse a una empresa, pero la marca de «Predeterminada» hoy es única por tipo de documento: al marcarla en la de una empresa, se desmarca en la de la otra. Si llevas dos empresas con diseños distintos, revisa que cada una imprime lo que debe antes de darlo por bueno.
Si el cliente tiene otro idioma en su ficha, el documento se genera en su idioma: el título, las cabeceras de columna y las etiquetas de los totales. No hay que hacer una plantilla por idioma.
Dos mitades A5 en una hoja A4 apaisada: dos copias del documento, o el documento y su pasaporte fitosanitario. La mitad de papel.
No imprime línea de corte a propósito: el papel ya viene perforado y una línea impresa nunca casa del todo.
Cuando el documento lleva plantas, el pasaporte se pega detrás automáticamente. Hay una variante de cada botón para imprimir solo el documento.
Una plantilla se baja como fichero y se sube en otra instalación. Para llevarte tu diseño a otro entorno, o pasárselo a un compañero.
Las imágenes viajan por su ruta: en el destino hay que volver a elegirlas.
Un aviso que ahorra sorpresas y dos consejos de método.
La «Vista previa» del editor no es el PDF final. La previa la dibuja el navegador; el PDF lo genera el motor de impresión, y no maquetan exactamente igual. Antes de dar una plantilla por terminada, imprime una factura de verdad y míralo en PDF. Es el único juez.
En las bandas libres colocadas al final del documento, cuyos elementos se apilan en vez de quedarse donde los dejaste; y en los huecos entre columnas de las líneas, que en el PDF se reparten por ancho.
La cabecera y el bloque del cliente, que son los que más se tocan, sí respetan la posición.
Nunca edites la que estás usando. Haz «Copiar desde» sobre la buena, trastea en la copia y, cuando esté, márcala como predeterminada. La anterior se queda ahí por si acaso.
Y guarda a menudo: al salir sin guardar te avisa, pero mejor no llegar a eso.
Un ERP de serie trae dos o tres formatos fijos y, si quieres otra cosa, se programa. Esto es lo que sustituye este módulo.
| Lo que añadimos | Lo que te ahorra |
|---|---|
| Diseñador visual | Cambiar la factura es cosa de diez minutos tuyos, no de un presupuesto de programación y dos semanas de espera. |
| 25 diseños listos | Empezar eligiendo el que más se parece a lo que quieres, en vez de con la hoja en blanco. |
| Es el motor de todo | Un solo diseño para el botón Imprimir, los emails y las pantallas rápidas. Sin dos botones ni dos formatos que se descuadran. |
| Segunda línea por columna | Meter embalaje, código de barras y referencia del cliente bajo cada artículo — y que desaparezca lo que no aplica. |
| Bloques con condición | Una plantilla que se adapta sola en vez de cuatro casi iguales que hay que mantener. |
| Documento no valorado | El albarán sin precios con una casilla, no con otra plantilla. |
| Agrupar por albarán | Que la factura del mes se entienda: cada entrega con su número y su fecha. |
| Copias e imposición 2 en 1 | Original y copia de una tacada, y la mitad de papel en el día a día. |
| Idioma del cliente | Facturar a un francés en francés sin mantener una plantilla por idioma. |
| Pasaporte encajado | El documento legal obligatorio sale pegado al PDF, sin acordarse de nada. |
| Exportar e importar | Llevarte tu diseño de un entorno a otro, o clonarlo para el siguiente cliente. |
| Red de seguridad | Si algo falla, sale el formato de serie. Nunca te quedas sin poder entregar la factura. |