Tauler de control: pestanya Gestió documental

A Administrador → Tauler de control → Gestió documental decideixes quins fitxers es poden pujar al programa i com es veuen, i a més configures la còpia de seguretat de tots els documents adjunts al núvol. Els ajustos d’aquest apartat afecten qualsevol fitxer que s’adjunti al negoci: factures escanejades, fotos de productes, contractes, albarans signats, etc. Veure també Afegir fitxers a la biblioteca.

Aquesta pestanya només apareix si tens instal·lat el mòdul Gestor Documental.

Configuració del gestor documental

Regles bàsiques de pujada i de presentació dels documents.

Opció	Què fa
Tipus de fitxer permesos (separats per coma)	Llista d’extensions que s’accepten en pujar, escrites amb coma i sense punt (per exemple `pdf,jpg,jpeg,png,gif,docx,xlsx,doc,xls`). Si algú intenta pujar un fitxer amb una altra extensió, el programa el rebutja i avisa. És la manera d’evitar que entrin fitxers que no pinten res al negoci.
Mida màxima per fitxer (MB)	Límit en megues de cada fitxer. En superar-lo, la pujada es rebutja amb un avís. Tingues en compte que el servidor també té el seu propi límit: aquest ajust mai no pot pujar per damunt d’ell.
Generar miniatures d’imatges	Crea una vista en petit de les imatges pujades per poder reconèixer-les d’una ullada al llistat. Si el desactives s’estalvia procés i espai, però les imatges es mostren amb una icona genèrica.
Vista per defecte	Com s’obre el gestor documental: Graella (quadrícula amb miniatures, còmoda per a fotos i escanejos) o Llista (files amb nom, tipus, mida i data, còmoda per buscar per nom).

Còpia de seguretat al núvol

Aquí es configuren dues coses diferents que comparteixen pantalla:

La còpia de seguretat: envia una còpia dels documents al núvol i deixa els originals al servidor. És una assegurança contra pèrdues.
L’arxivat: puja els documents antics al núvol i els esborra del servidor per alliberar disc. Quan algú obre un d’aquests documents, es descarrega sol i continua funcionant amb normalitat.

Les dades d’accés al núvol (clau i secret) es desen protegides als ajustos i no apareixen als registres. Aquesta còpia cobreix els documents adjunts; per a la còpia completa del negoci, veure Com fer una còpia de seguretat.

Opció	Què fa
Activar còpia de seguretat	Interruptor general. Mentre estigui apagat no es copia res, ni a mà ni de forma automàtica.
Mètode	Com es puja: rclone copia els fitxers un a un a Google Drive, Dropbox, OneDrive i similars, i necessita que rclone estigui instal·lat i configurat al servidor; S3 puja un ZIP amb tots els documents a un bucket compatible amb S3 (Backblaze, Wasabi, MinIO, l’S3 de l’allotjament…).
Freqüència (automàtica)	Cada quant es fa la còpia sense que ningú la llanci: Manual, Diària, Setmanal o Mensual. Amb Manual només es copia quan prems el botó de copiar al gestor documental. Les opcions automàtiques necessiten que la tasca programada del negoci s’estigui executant: veure Els logs, historial de canvis i crons.
rclone: remote	Nom del remote tal com el tens donat d’alta a rclone, per exemple `gdrive`. Sense aquesta dada la còpia per rclone no arrenca.
rclone: carpeta destí	Carpeta dins d’aquell remote on es deixen els fitxers, per exemple `GestioERP/adjunts`. Si el deixes buit, es copien a l’arrel del remote.
rclone: executable	Ordre amb què es crida rclone al servidor. Normalment n’hi ha prou amb `rclone`; posa la ruta completa si no és al PATH del sistema.
rclone: ruta del rclone.conf (opcional)	Ruta al fitxer de configuració de rclone, per si el que fa servir el servidor web no és el que hi ha per defecte. Deixa’l buit si no el necessites.
S3: endpoint	Adreça del servei S3 al qual es puja, per exemple `https://s3.us-west-002.backblazeb2.com`. Te la dona el teu proveïdor. On crear el compte: Backblaze B2 (el més barat), Amazon S3 o Wasabi.
S3: regió	Regió del bucket, per exemple `us-east-1`. També la indica el proveïdor; si no fa servir regions, deixa el valor per defecte.
S3: bucket	Nom del bucket on es desen les còpies. Ha d’existir ja i la clau que facis servir hi ha de poder escriure.
S3: carpeta/prefix	Carpeta dins del bucket per a les còpies de seguretat, per exemple `gestioerp-docs`. Cada còpia s’hi desa com un ZIP amb la data i l’hora al nom.
S3: access key	Identificador de la clau d’accés al bucket.
S3: secret key	Secret d’aquella clau. Es desa protegit i no es mostra en tornar a obrir la pantalla. Tracta’l com una contrasenya: qui el tingui pot escriure al teu bucket.
Arxivar automàticament (tasca programada)	Activa l’arxivat pel seu compte, un cop al dia. Puja al núvol els documents que compleixin l’antiguitat indicada a sota i els esborra del servidor per alliberar espai. Necessita l’S3 configurat i provat; el fitxer només s’esborra en local després de comprovar que ha arribat bé.
Arxivar fitxers amb més de (mesos; 0 = tots)	Antiguitat mínima que ha de tenir un document per arxivar-se. Amb `12` s’arxiva el que tingui més d’un any; amb `0` s’arxiven tots sense mirar la data.
Carpeta/prefix de l’arxiu al núvol	Carpeta dins del bucket on es deixen els documents arxivats, per exemple `archive`. Convé que sigui diferent de la de les còpies de seguretat per no barrejar les dues coses.

Què fa cada mètode, amb exemples

Tots dos desen el mateix (la carpeta de fitxers adjunts del negoci), però de forma diferent:

	rclone	S3
Què puja	Els fitxers un a un, còpia incremental (només el que és nou o modificat)	Un ZIP complet amb la data, cada vegada
On	Google Drive, Dropbox, OneDrive…	Qualsevol emmagatzematge compatible amb S3
Requisit	Tenir rclone instal·lat al servidor	Res per instal·lar: es puja per internet
Quan convé	Si tens accés al servidor i vols una còpia navegable	Allotjament compartit, o si prefereixes còpies datades

Exemple amb rclone i Google Drive

Instal·la rclone al servidor i executa rclone config per crear un «remote». Posa-li un nom, per exemple gdrive. Guia oficial: rclone.org/drive.
Omple els camps així:

Camp	Exemple	Què és
rclone: remote	`gdrive`	El nom que li vas donar al remote en configurar-lo (sense els dos punts).
rclone: carpeta destí	`copies/gestioerp`	Carpeta dins del teu Drive on es deixa tot. Es crea sola.
rclone: executable	`rclone` o `/usr/bin/rclone`	Buit equival a `rclone`. Posa la ruta completa si el servidor no el troba.
rclone: ruta del rclone.conf	`/home/usuari/.config/rclone/rclone.conf`	Només si el fitxer de configuració no és on rclone el busca per defecte (passa sovint quan l’ERP corre amb un altre usuari del sistema).

Resultat: al teu Google Drive apareix la carpeta copies/gestioerp amb els mateixos fitxers que té l’ERP. A les còpies següents només es puja el que hagi canviat, així que triga poc.

Funciona igual amb Dropbox i OneDrive: només canvia com es crea el remote.

Exemple amb S3 i Backblaze B2

Sol ser l’opció més barata i no necessita tocar el servidor. Crea el compte a backblaze.com/cloud-storage, crea un bucket privat i genera una application key (et donarà un keyID i un applicationKey).

Camp	Exemple	Què és
S3: endpoint	`https://s3.eu-central-003.backblazeb2.com`	L’adreça del servei; Backblaze la mostra a la fitxa del bucket.
S3: regió	`eu-central-003`	La regió on vas crear el bucket.
S3: bucket	`gestioerp-copies`	El nom del bucket.
S3: carpeta/prefix	`pontsoft`	Carpeta dins del bucket. Útil si deses diversos negocis al mateix lloc.
S3: access key	el `keyID`	L’usuari de la clau.
S3: secret key	l’`applicationKey`	La contrasenya de la clau. Es desa protegida.

Resultat: cada còpia deixa un ZIP amb la data dins de gestioerp-copies/pontsoft/.

Serveixen igual, amb els mateixos camps: Amazon S3 (endpoint tipus https://s3.eu-west-1.amazonaws.com), Wasabi o l’emmagatzematge d’objectes del teu proveïdor d’allotjament.

Consell: deixa primer la Freqüència en Manual i llança una còpia a mà. Quan comprovis que els fitxers arriben al núvol, posa-la en diària o setmanal.

Després de canviar qualsevol ajust, prem Desa. Índex general: La pestanya GestioERP del tauler de control.