Panel de control: pestaña Gestión documental

En Administrador → Panel de control → Gestión documental decides qué ficheros se pueden subir al programa y cómo se ven, y además configuras la copia de seguridad de todos los documentos adjuntos en la nube. Los ajustes de este apartado afectan a cualquier archivo que se adjunte en el negocio: facturas escaneadas, fotos de productos, contratos, albaranes firmados, etc. Ver también Añadir archivos a la biblioteca.

Esta pestaña solo aparece si tienes instalado el módulo Gestor Documental.

Configuración del gestor documental

Reglas básicas de subida y de presentación de los documentos.

Opción	Qué hace
Tipos de fichero permitidos (separados por coma)	Lista de extensiones que se aceptan al subir, escritas con coma y sin punto (por ejemplo `pdf,jpg,jpeg,png,gif,docx,xlsx,doc,xls`). Si alguien intenta subir un fichero con otra extensión, el programa lo rechaza y avisa. Es la forma de evitar que entren ficheros que no pintan nada en el negocio.
Tamaño máximo por fichero (MB)	Límite en megas de cada fichero. Al superarlo, la subida se rechaza con un aviso. Ten en cuenta que el servidor también tiene su propio límite: este ajuste nunca puede subir por encima de él.
Generar miniaturas de imágenes	Crea una vista en pequeño de las imágenes subidas para poder reconocerlas de un vistazo en el listado. Si lo desactivas se ahorra proceso y espacio, pero las imágenes se muestran con un icono genérico.
Vista por defecto	Cómo se abre el gestor documental: Grid (cuadrícula con miniaturas, cómoda para fotos y escaneos) o Lista (filas con nombre, tipo, tamaño y fecha, cómoda para buscar por nombre).

Copia de seguridad en la nube

Aquí se configuran dos cosas distintas que comparten pantalla:

La copia de seguridad: manda una copia de los documentos a la nube y deja los originales en el servidor. Es un seguro contra pérdidas.
El archivado: sube los documentos antiguos a la nube y los borra del servidor para liberar disco. Cuando alguien abre uno de esos documentos, se descarga solo y sigue funcionando con normalidad.

Los datos de acceso a la nube (clave y secreto) se guardan protegidos en los ajustes y no aparecen en los registros. Esta copia cubre los documentos adjuntos; para la copia completa del negocio, ver Cómo hacer una copia de seguridad.

Opción	Qué hace
Activar copia de seguridad	Interruptor general. Mientras esté apagado no se copia nada, ni a mano ni de forma automática.
Método	Cómo se sube: rclone copia los ficheros uno a uno a Google Drive, Dropbox, OneDrive y similares, y necesita que rclone esté instalado y configurado en el servidor; S3 sube un ZIP con todos los documentos a un bucket compatible con S3 (Backblaze, Wasabi, MinIO, el S3 del hosting…).
Frecuencia (automática)	Cada cuánto se hace la copia sin que nadie la lance: Manual, Diaria, Semanal o Mensual. Con Manual solo se copia cuando pulsas el botón de copiar en el gestor documental. Las opciones automáticas necesitan que la tarea programada del negocio se esté ejecutando: ver Los logs, historial de cambios y crons.
rclone: remote	Nombre del remote tal y como lo tienes dado de alta en rclone, por ejemplo `gdrive`. Sin este dato la copia por rclone no arranca.
rclone: carpeta destino	Carpeta dentro de ese remote donde se dejan los ficheros, por ejemplo `GestioERP/adjuntos`. Si lo dejas vacío, se copian en la raíz del remote.
rclone: ejecutable	Orden con la que se llama a rclone en el servidor. Normalmente basta con `rclone`; pon la ruta completa si no está en el PATH del sistema.
rclone: ruta del rclone.conf (opcional)	Ruta al fichero de configuración de rclone, por si el que usa el servidor web no es el que está por defecto. Déjalo vacío si no lo necesitas.
S3: endpoint	Dirección del servicio S3 al que se sube, por ejemplo `https://s3.us-west-002.backblazeb2.com`. Te la da tu proveedor. Dónde crear la cuenta: Backblaze B2 (el más barato), Amazon S3 o Wasabi.
S3: región	Región del bucket, por ejemplo `us-east-1`. También la indica el proveedor; si no usa regiones, deja el valor por defecto.
S3: bucket	Nombre del bucket donde se guardan las copias. Tiene que existir ya y la clave que uses debe poder escribir en él.
S3: carpeta/prefijo	Carpeta dentro del bucket para las copias de seguridad, por ejemplo `gestioerp-docs`. Cada copia se guarda ahí como un ZIP con la fecha y la hora en el nombre.
S3: access key	Identificador de la clave de acceso al bucket.
S3: secret key	Secreto de esa clave. Se guarda protegido y no se muestra al volver a abrir la pantalla. Trátalo como una contraseña: quien lo tenga puede escribir en tu bucket.
Archivar automáticamente (tarea programada)	Activa el archivado por sí solo, una vez al día. Sube a la nube los documentos que cumplan la antigüedad indicada abajo y los borra del servidor para liberar espacio. Necesita el S3 configurado y probado; el fichero solo se borra en local después de comprobar que ha llegado bien.
Archivar ficheros con más de (meses; 0 = todos)	Antigüedad mínima que debe tener un documento para archivarse. Con `12` se archiva lo que tenga más de un año; con `0` se archivan todos sin mirar la fecha.
Carpeta/prefijo del archivo en la nube	Carpeta dentro del bucket donde se dejan los documentos archivados, por ejemplo `archive`. Conviene que sea distinta de la de las copias de seguridad para no mezclar las dos cosas.

Qué hace cada método, con ejemplos

Los dos guardan lo mismo (la carpeta de archivos adjuntos del negocio), pero de forma distinta:

	rclone	S3
Qué sube	Los ficheros uno a uno, copia incremental (solo lo nuevo o modificado)	Un ZIP completo con la fecha, cada vez
Dónde	Google Drive, Dropbox, OneDrive…	Cualquier almacenamiento compatible con S3
Requisito	Tener rclone instalado en el servidor	Nada que instalar: se sube por internet
Cuándo conviene	Si tienes acceso al servidor y quieres una copia navegable	Hosting compartido, o si prefieres copias fechadas

Ejemplo con rclone y Google Drive

Instala rclone en el servidor y ejecuta rclone config para crear un «remote». Ponle un nombre, por ejemplo gdrive. Guía oficial: rclone.org/drive.
Rellena los campos así:

Campo	Ejemplo	Qué es
rclone: remote	`gdrive`	El nombre que le diste al remote al configurarlo (sin los dos puntos).
rclone: carpeta destino	`copias/gestioerp`	Carpeta dentro de tu Drive donde se deja todo. Se crea sola.
rclone: ejecutable	`rclone` o `/usr/bin/rclone`	Vacío equivale a `rclone`. Pon la ruta completa si el servidor no lo encuentra.
rclone: ruta del rclone.conf	`/home/usuario/.config/rclone/rclone.conf`	Solo si el fichero de configuración no está donde rclone lo busca por defecto (pasa a menudo cuando el ERP corre con otro usuario del sistema).

Resultado: en tu Google Drive aparece la carpeta copias/gestioerp con los mismos archivos que tiene el ERP. En las siguientes copias solo se sube lo que haya cambiado, así que tarda poco.

Funciona igual con Dropbox y OneDrive: solo cambia cómo se crea el remote.

Ejemplo con S3 y Backblaze B2

Suele ser la opción más barata y no necesita tocar el servidor. Crea la cuenta en backblaze.com/cloud-storage, crea un bucket privado y genera una application key (te dará un keyID y un applicationKey).

Campo	Ejemplo	Qué es
S3: endpoint	`https://s3.eu-central-003.backblazeb2.com`	La dirección del servicio; Backblaze la muestra en la ficha del bucket.
S3: región	`eu-central-003`	La región donde creaste el bucket.
S3: bucket	`gestioerp-copias`	El nombre del bucket.
S3: carpeta/prefijo	`pontsoft`	Carpeta dentro del bucket. Útil si guardas varios negocios en el mismo sitio.
S3: access key	el `keyID`	El usuario de la clave.
S3: secret key	el `applicationKey`	La contraseña de la clave. Se guarda protegida.

Resultado: cada copia deja un ZIP con la fecha dentro de gestioerp-copias/pontsoft/.

Sirven igual, con los mismos campos: Amazon S3 (endpoint tipo https://s3.eu-west-1.amazonaws.com), Wasabi o el almacenamiento de objetos de tu proveedor de hosting.

Consejo: deja primero la Frecuencia en Manual y lanza una copia a mano. Cuando compruebes que los ficheros llegan a la nube, ponla en diaria o semanal.

Después de cambiar cualquier ajuste, pulsa Guardar. Índice general: La pestaña GestioERP del panel de control.