Moviments, transferències i recomptes
A Magatzem → Magatzems hi ha quatre pestanyes. La primera és la llista de magatzems, explicada a Gestionar magatzems. Les altres tres les porta el mòdul d’estoc avançat i són les que de debò et diuen què ha passat amb la mercaderia.
La diferència entre elles en una línia:
- Moviments — el que ja ha passat. Només es mira.
- Transferències — moure mercaderia d’un magatzem a un altre.
- Recomptes — l’inventari físic: comptar i quadrar.
Moviments
És l’historial complet: cada entrada i cada sortida d’estoc, amb el document que la va provocar.
| Columna | Què és |
|---|---|
| Magatzem | On va passar. |
| Document | Què ho va provocar: un albarà de compra, una factura de venda, una transferència, un recompte. |
| Referència i Producte | Què s’ha mogut. |
| Quantitat | En positiu si va entrar, en negatiu si va sortir. |
| Saldo | Com va quedar l’estoc just després d’aquella línia. |
| Data i Hora | Quan. |
La columna que fa útil aquesta pantalla és Saldo. Llegint-la de dalt a baix es reconstrueix la història sencera d’un producte: 14 → 13 → 10 → 9. Quan l’estoc d’avui no quadra amb el que hi ha al prestatge, aquí es veu el moviment exacte que el va descompensar i quin document ho va fer.
Aquesta pantalla no es toca: es mira. Els moviments els escriu el programa sol. Per corregir un estoc no s’edita aquí — es fa un recompte.
Amb 2.978 línies, el cercador és el teu amic: busca per referència i en surts de seguida. Si el que vols és l’historial d’un producte concret, es veu millor des de la seva pròpia fitxa: Com veure els moviments d’estoc d’un producte.
Transferències
Per moure mercaderia entre magatzems: del magatzem general a la botiga, al taller, a la furgoneta. No és una compra ni una venda — la mercaderia continua sent teva, només canvia de lloc.
Cada transferència té un origen, un destí, unes línies amb el que es mou, i un estat.
La clau és a «Completada»:
- Mentre posi No, la transferència està preparada però la mercaderia no s’ha mogut. L’estoc continua igual als dos magatzems. Pots continuar afegint o traient línies.
- En prémer Completar, l’estoc resta de l’origen i suma al destí, i apareixen les dues línies corresponents a Moviments.
Per això convé crear-la abans de carregar la furgoneta i completar-la en descarregar: si falta res, encara ets a temps de corregir les línies.
Una de completada ja no s’edita. Per desfer-la se’n fa una altra en sentit contrari. És a propòsit: si es poguessin editar cap enrere, l’historial de moviments deixaria de ser fiable.
Recomptes
L’inventari físic: vas pel magatzem comptant el que hi ha de debò i el programa et diu en què es diferencia del que ell es pensava.
Com es fa:
- + per obrir un recompte nou, triant el magatzem i posant-li un nom que reconeguis («Inventari d’agost»).
- A dins, hi vas posant productes: teclejant la referència o passant el lector de codis de barres. Per cadascun hi poses el que has comptat.
- El programa ensenya al costat el que ell té i la diferència.
- Quan has acabat, Completar.
Comptar no canvia l’estoc. Ho canvia «Completar». Fins aquell moment estàs anotant, i ho pots deixar a mitges i continuar un altre dia: per això hi ha recomptes amb «Completat: No».
En completar-lo, el programa iguala l’estoc al que s’ha comptat i escriu la diferència a Moviments com una regularització. Així queda constància de qui va ajustar què i quan — que és justament el que et preguntaran quan algú miri per què van desaparèixer tres monitors.
El que no comptes, no es toca. Si al recompte només hi poses 20 referències, només s’ajusten aquelles 20. No posa a zero la resta del magatzem.
Consells perquè un inventari surti bé
- Tanca la venda mentre comptes, o compta fora d’horari. Si algú factura mentre comptes, la diferència que surti no serà real.
- Un recompte per magatzem. Barrejar ubicacions en un mateix recompte és la manera més ràpida de descompensar-ho tot.
- Amb lector de codis va molt més ràpid que teclejant. Vegeu Els codis de barres dels productes.
- Revisa les diferències abans de completar. Una diferència molt gran quasi sempre és un error de recompte, no un robatori.
Com encaixen les tres
Transferències i recomptes escriuen a moviments; moviments no escriu enlloc. Si algun dia l’estoc no quadra, l’ordre per investigar-ho és:
- Moviments del producte, per veure on es va torçar.
- Si va ser una transferència, mirar si va quedar a mig completar.
- Si no apareix cap document que ho expliqui, és que va faltar comptar: un recompte ho quadra i deixa l’ajust registrat.