Contractes de lloguer: cicle de vida, fiança i accés
El contracte és el cor del mòdul: enllaça client ↔ unitat ↔ tarifa i d’ell pengen la fiança, les dades d’accés, els documents, les línies extra i la facturació. El pots crear des de la llista de contractes o des de la pestanya de contractes que apareix a la fitxa del client.
Dades del contracte
- Client (obligatori).
- Tipus: traster o pàrquing. Segons el tipus, tries una unitat d’un o altre inventari.
- Unitat: el desplegable ofereix les unitats lliures; les ocupades només apareixen si el contracte és una reserva.
- Tarifa: en triar-la, el preu i la periodicitat s’autocompleten des de la taula de preus de la unitat. Pots ajustar el preu a mà.
- Data d’inici i data de fi (opcional).
- Dies de preavís (per defecte 30): marge per avisar de la baixa.
- Centre i sèrie de facturació.
- Signat: marca si el contracte està signat. La facturació recurrent només factura contractes signats.
Estats del contracte (cicle de vida)
| Estat | Què significa | Efecte a la unitat |
|---|---|---|
| Reservat | Reserva prèvia, encara no actiu. | Reservada |
| Actiu | Contracte en vigor; es factura. | Ocupada |
| Preavís | El client ha avisat de la baixa. | Ocupada |
| Finalitzat | Acabat. | Disponible |
| Suspès | En pausa. | Disponible |
En desar, la unitat canvia d’estat automàticament segons el del contracte (tret que estigui bloquejada per impagament). Els contractes vençuts (data de fi passada) es finalitzen sols cada nit.
Fiança comptabilitzada
La fiança no és només un import anotat: genera assentaments comptables reals. Indica l’import de la fiança i fes servir les accions del contracte:
- Registrar fiança (cobrament): assentament Deure client (430) / Haver subcompte de fiances (passiu). La fiança passa a estat Retinguda.
- Tornar fiança: assentament invers Deure fiances / Haver client. Estat Tornada.
- Retenir fiança: assentament Deure fiances / Haver subcompte d’ingrés (la converteixes en ingrés, p. ex. per danys). Estat Retinguda com a ingrés.
Perquè funcioni cal haver configurat els subcomptes de fiança (vegeu l’article de configuració).
Dades d’accés
A la pestanya d’accés deses les claus i persones autoritzades (codi de comandament, PIN, persona de contacte…). El camp de clau conserva els caràcters especials tal com els escrius.
Línies extra
A més de la quota, pots afegir línies extra al contracte (un cadenat, una assegurança, una mudança…). Cada línia amb la seva descripció, quantitat, preu i impost. Aquestes línies s’incorporen al proper document de facturació i es marquen com a facturades per no repetir-les.
Documents i historial
- Documents: adjunta contractes escanejats, DNI, fotos de l’estat de la unitat… amb vista prèvia i reordenació.
- Historial de canvis: cada modificació del contracte queda registrada en una auditoria camp a camp (què va canviar, de quin valor a quin i qui ho va fer).