Lot de nòmines: revisar-les una a una o comptabilitzar-les totes

Quan arriba el fitxer de la gestoria amb les nòmines del mes, la pestanya Nòmines Ràpides (menú Comptabilitat → Assentaments) les agafa totes juntes. Les hi deixes i tries:

• Una a una, amb la nòmina al davant per repassar els imports abans de comptabilitzar.
• Totes de cop, amb «Comptabilitzar-ho tot».

En tots dos casos es crea l’assentament de nòmina (640 · 642 · 476 · 4751 · 465 o 572) i, si tens el control horari, la nòmina queda a més a la fitxa del treballador, amb el PDF i els imports del mes, perquè la vegi des de la seva app.

Deixar-hi les nòmines

Arrossega els fitxers a la zona de la pestanya. Tant és com te les enviïn:

• un PDF per treballador, o
• un sol PDF amb les nòmines de tota la plantilla —es llegeixen totes i es revisen una darrere l’altra; la barra indica «nòmina 1 de 2»—.

Com a les factures, en deixar-les no es comptabilitza res: queden a la cua amb el comptador, el progrés i els botons Comptabilitzar-ho tot, Continuar lot, Saltar i Descartar lot.

El que llegeix de cada nòmina

La IA treu del document, a més dels imports:

• qui és el treballador (nom i DNI) i de quin mes és la nòmina;
• quina empresa la paga;
• quina classe de nòmina és: ordinària, endarreriments, complementària, paga extra o finiquitació. Si el document no ho diu, es mira el nom del fitxer, que és on la gestoria ho sol posar.

Amb això busca la fitxa del treballador: primer pel DNI —escrit com sigui— i, si no, pel nom, sense que importi l’ordre dels cognoms: «SOLÉ RIBA, MARTA» a la nòmina i «Marta Solé» a la fitxa són la mateixa persona.

Manen els imports de la nòmina, no els que tingui guardats la fitxa de l’empleat: si aquest mes hi ha hagut hores extres o una paga, l’assentament surt pel que diu el paper.

Revisar una a una

1. S’obre la primera: el formulari s’omple i la nòmina es veu a la dreta.
2. La data de l’assentament es posa a l’últim dia del mes que diu la nòmina.
3. Comproves brut, IRPF, SS del treballador i de l’empresa, i el líquid.
4. Comptabilitzar crea l’assentament i entra la següent.

Comptabilitzar-les totes

«Comptabilitzar-ho tot» fa els assentaments de totes les nòmines que quedin al lot, amb les opcions que tens posades a la pantalla: el compte bancari, el diari comptable i la casella de pagament immediat al banc (572).

A més:

• Dóna d’alta el treballador que falti a l’empresa amb què estàs treballant, creant-li els subcomptes 465 i 640 al pla d’aquella societat i copiant el que ja se’n sabés (IBAN, contacte) si tenia fitxa a l’altra empresa.
• No repeteix el que ja està comptabilitzat: aquelles nòmines se salten i l’informe diu en quin assentament són.
• El que no veu clar es queda a la cua amb el motiu escrit, per repassar-ho a mà.

L’informe final porta una línia per nòmina —fitxer, treballador, període i brut— amb l’enllaç al seu assentament i aquests estats:

Nòmines repetides, endarreriments i dues societats

Tres situacions que donen guerra cada any i que estan contemplades:

• Nòmina repetida. Si aquell treballador ja té un assentament de nòmina d’aquell mes, s’avisa i no es torna a comptabilitzar. Al mode de revisió hi ha un botó per fer-ho igualment. Funciona tant si el líquid va quedar pendent a la 465 com si es va pagar a l’acte pel banc.
• Endarreriments, complementàries, pagues extres i finiquitacions. Són nòmines de més sobre el mateix mes, així que sí que entren encara que ja hi hagi l’ordinària: s’avisa que n’hi ha una altra, però es comptabilitzen.
• Dues societats. Qui porta dues empreses rep les nòmines de totes dues, i el gerent sol estar d’alta a les dues amb els seus propis subcomptes. Si la nòmina és d’una altra societat diferent de la que tens oberta, s’avisa abans de comptabilitzar. I si el treballador ha canviat d’empresa, l’avís porta un botó «Donar-lo d’alta aquí» que li crea la fitxa a la societat on cobra ara, sense tocar l’antiga —que és la que es fa servir per als endarreriments de l’anterior—.

La nòmina a l’app del treballador

Amb el mòdul de control horari instal·lat, en comptabilitzar es guarda a la fitxa del treballador:

• el PDF de la nòmina, que es pot descarregar des de la seva app;
• els imports del mes: brut, net, IRPF, seguretat social i base de cotització.

Si la seva fitxa d’empleat no estava enllaçada amb la del control horari, s’enllaça sola pel nom la primera vegada. Si aquell mes ja tenia la nòmina carregada, no es trepitja: com a molt se li afegeix el PDF si li faltava.

Què cal perquè funcioni

• Una clau d’IA configurada a Tauler de control → Factures Ràpides.
• La fitxa del treballador a l’empresa on cobra, amb els seus subcomptes (o deixar que el mode automàtic la creï).
• Un exercici comptable obert per al mes de la nòmina i un compte bancari si marques el pagament immediat.

Vegeu també Nòmines ràpides i empleats.