Enviar la minuta al client per correu
Quan factures les actuacions d’un expedient, pots enviar-li la minuta al client des del mateix programa, amb el PDF adjunt, sense passar pel gestor de correu.
El text es pot editar abans d’enviar-lo
No s’envia un correu enllaunat. Abans d’enviar veus l’assumpte i el missatge, i els pots canviar: no és el mateix la minuta d’un client de tota la vida que la d’un assumpte que ha acabat tort.
Queda constància, que és el que importa
Un despatx ha de poder demostrar que va enviar la minuta i quan. Per això l’enviament fa dues coses alhora:
- Envia el correu amb el PDF.
- Arxiva aquest mateix PDF als documents de l’expedient i deixa registrat l’enviament.
Així, mesos després, la pregunta «aquesta minuta es va arribar a enviar?» té resposta sense buscar a la safata d’enviats de ningú.
Per quina bústia surt
Surt pel correu configurat al programa. Si tens Multi-correu instal·lat, surt per la bústia que correspongui i queda a la seva safata d’enviats, sense que hagis de fer res d’especial.
Les carpetes de documents
Relacionat amb això: els documents de l’expedient es poden organitzar en carpetes. Un expedient de tres anys ajunta cent documents —escrits, notificacions, pericials, fotos, factures— i en una llista plana ordenada per data trobar la pericial de la part contrària és impossible.
Crea les carpetes que necessitis (Escrits, Notificacions, Prova…) i mou-hi els documents.