Textos: guarda los párrafos que repites y ponlos en el documento con un clic
Todo el mundo tiene cuatro o cinco párrafos que escribe una y otra vez: las condiciones de pago, la garantía, la validez del presupuesto, la descripción larga de un trabajo que se hace siempre igual. Acaban en un documento de Word, en una nota del móvil o copiados del último presupuesto que se parecía. Con el módulo Textos viven dentro de GestioERP, ordenados por grupos, y entran en el documento con un clic.
Es un módulo que viene apagado. Se enciende en Administración → Qué hace cada módulo o en el Panel de control.
Primero, los textos
En el menú principal aparece Textos, con dos cosas: grupos de textos y textos.
- Crea un grupo con un nombre que te diga algo:
REFORMA DE COCINA,MANTENIMIENTO INFORMÁTICO,GARANTÍAS Y CONDICIONES,FORMAS DE PAGO. - Dentro del grupo, crea los textos. Cada texto tiene un nombre corto (el que verás en la lista) y el contenido.
Un truco que ayuda cuando hay muchos: numera el nombre, 010-Reforma integral de cocina, 020-Encimera, 030-Alicatado. Así salen siempre en el orden en que los usas y no en orden alfabético caprichoso.
Después, en el documento
Con el módulo encendido, los presupuestos, pedidos, albaranes y facturas llevan el botón Textos al pie del documento. Al pulsarlo se abre una ventana con todos los textos, agrupados, y dos búsquedas: una busca por el nombre del texto y la otra por su contenido. Si no recuerdas cómo llamaste al párrafo pero sabes que hablaba de la retirada de escombros, la segunda búsqueda lo encuentra.
Cada texto de la lista lleva cinco botones:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Añadir como línea | Mete una línea nueva en el documento con ese texto como descripción, sin cantidad ni precio. |
| Línea con dibujo | Igual que la anterior, pero abre antes la galería para elegir el dibujo de la línea. |
| A observaciones | Pega el texto en las observaciones del documento, debajo de lo que ya hubiera. |
| Copiar | Lo deja en el portapapeles, para pegarlo donde quieras. |
| Editar | Abre una ventana con el editor de texto para cambiarlo y guardarlo, sin salir del documento. |
El botón que más se usa es el primero. Un presupuesto de obra se hace en un minuto: capítulo por capítulo, cada partida es un texto que ya estaba escrito, y solo hay que poner la cantidad y el precio.
El dibujo de la línea
Una línea con un dibujo delante se lee mucho mejor que un párrafo suelto. En un presupuesto de informática, un disco duro delante de la partida del NAS y una nube delante de la copia de seguridad ahorran una explicación.
El dibujo se elige de dos sitios:
- Iconos. Más de dos mil dibujos de la librería que ya usa el programa, en los tres estilos (relleno, línea y marcas). La búsqueda entiende castellano: escribe «obrero», «herramienta», «llave», «copia de seguridad», «cámara» o «dinero» y salen los que tocan, aunque el dibujo se llame
helmet-safetyocloud-arrow-uppor dentro. - Imágenes. Sube una imagen tuya (el logotipo de una marca, la foto de un material) o elige una de las que ya hay en la biblioteca de archivos.
El dibujo se puede guardar en el texto, y entonces cada línea que nazca de ese texto lo lleva puesto sin tocar nada; o elegirlo en el momento, con el botón «línea con dibujo». Desde la propia línea del documento se puede cambiar o quitar pulsando encima del dibujo.
En el PDF
El dibujo sale impreso. Si la plantilla del documento tiene columna de imagen, va en su columna, alineado con los demás. Si no la tiene, se pinta pequeño delante de la descripción, y el texto sigue a continuación. No hay que configurar nada.
Preguntas que salen siempre
¿Se pueden mezclar textos y artículos en el mismo documento? Sí. Un texto es una línea normal del documento; puedes ponerle cantidad y precio si quieres que sea una partida, o dejarla a cero si es solo una explicación.
¿Los textos son de la empresa o del usuario? De la instalación: los ve todo el mundo que entra. Así el presupuesto lo escribe igual quien lo haga.
¿Y si cambio un texto? ¿Cambian los presupuestos viejos? No. El texto se copia en la línea en el momento de insertarlo. Un presupuesto firmado no se mueve porque después cambies el párrafo de garantía.
¿Cuánto texto cabe? El que necesites: un párrafo, una lista de diez puntos o un pliego de condiciones entero.