Panel de control: pestaña GestioERP · WhatsApp
En Administrador → Panel de control → GestioERP · WhatsApp se conecta el negocio con la API Cloud oficial de WhatsApp de Meta. Con esto puedes mandar al cliente la factura, el presupuesto, el albarán o el pedido con el PDF adjunto desde la propia ficha del documento, sin salir del programa.
Esta pestaña solo aparece si tienes instalado el módulo correspondiente. Ten en cuenta que no es el enlace de toda la vida a wa.me: al ser la API de verdad, hace falta una cuenta de Meta Business con un número de teléfono verificado, un token permanente y plantillas aprobadas por Meta. Sin plantilla aprobada, Meta no deja escribir a un cliente que no te haya escrito él en las últimas 24 horas. Si prefieres avisar por correo, ver Envío y configuración de emails.
Sobre los datos sensibles: el token es la llave de tu cuenta de WhatsApp Business. Se guarda cifrado en los ajustes, se muestra tapado en pantalla y nunca aparece en el registro de envíos. Aun así, trátalo como una contraseña: no lo pegues en correos ni en capturas. Tanto el token como el ID del teléfono se obtienen en la app que tengas creada dentro de Meta Business; los pasos exactos y los nombres de las pantallas los marca Meta y cambian con el tiempo, así que consulta su documentación o pide a tu proveedor que te los facilite.
Cuenta de WhatsApp Business
Los datos de conexión. Mientras falte el token o el ID del teléfono, el botón de enviar por WhatsApp no aparece en las fichas de los documentos.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Token permanente | Token permanente de la app de Meta Business que autoriza a enviar mensajes. Se guarda cifrado en los ajustes y nunca sale en los registros. Si lo cambias o caduca, los envíos dejan de funcionar hasta que pongas el nuevo. |
| ID del teléfono | El Phone number ID que da Meta en la configuración de la API. Ojo: no es el número de teléfono, sino el identificador interno del número dentro de tu cuenta. |
| Prefijo por defecto | Prefijo de país que se añade delante de los teléfonos que no lo lleven (los de 9 cifras o menos). Así puedes tener los clientes con el número nacional de siempre y que el envío salga bien igualmente. Si un teléfono ya viene con prefijo, se respeta tal cual. |
| Idioma de las plantillas | Código del idioma con el que están aprobadas tus plantillas en Meta (es, ca, en…). Tiene que coincidir exactamente con el que aparece en Meta o el envío se rechaza. |
Plantillas aprobadas en Meta
Meta obliga a que el primer mensaje a un cliente use una plantilla que ellos hayan revisado y aprobado. Aquí solo se indica el nombre de cada plantilla ya aprobada; el texto se escribe y se aprueba en Meta, no aquí. Si dejas alguna casilla vacía, ese tipo de documento usa la plantilla de facturas. Para el módulo de servicio técnico existen sus propias plantillas: ver Plantillas de email y WhatsApp.
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Plantilla para facturas | Nombre de la plantilla de Meta que se usa al enviar una factura de cliente con su PDF. |
| Plantilla para presupuestos | Nombre de la plantilla que se usa al enviar un presupuesto de cliente. |
| Plantilla para albaranes | Nombre de la plantilla que se usa al enviar un albarán de cliente. |
| Plantilla para pedidos | Nombre de la plantilla que se usa al enviar un pedido de cliente. |
Qué se escribe exactamente en estas casillas
Se escribe el nombre exacto de la plantilla, tal y como aparece en Meta; no es el texto del mensaje.
- En minúsculas y con guiones bajos, sin espacios ni acentos. Por ejemplo:
documento_factura,documento_presupuesto,documento_albaran,documento_pedido. - Si dejas una casilla vacía, ese documento usa
documento_factura. - El idioma con el que la aprobaste en Meta debe coincidir con el campo Idioma de las plantillas. Si no coincide, Meta responde que la plantilla no existe o no está aprobada en ese idioma.
- Importante: el documento se envía como PDF en la cabecera del mensaje, así que en Meta la plantilla debe crearse con cabecera de tipo «Documento». Si la creaste con cabecera de texto o sin cabecera, el envío fallará.
Cómo crear la cuenta en Meta paso a paso
Para enviar documentos por WhatsApp desde el programa necesitas una cuenta de WhatsApp Business Platform (la API de Meta). Se hace una sola vez.
1. Cuenta de empresa en Meta
Entra en business.facebook.com con tu cuenta de Facebook y crea una cuenta de empresa (Meta Business Suite) con el nombre y los datos de tu negocio. Conviene completar la verificación del negocio (te pedirán documentación de la empresa): sin verificar, Meta limita el número de mensajes que puedes enviar al día.
2. Crear la aplicación
Ve a developers.facebook.com → Mis aplicaciones → Crear aplicación, elige el tipo Empresa y, dentro de la aplicación, añade el producto WhatsApp. Al hacerlo se crea tu cuenta de WhatsApp Business y un número de pruebas.
3. Dar de alta tu número de teléfono
En la configuración de WhatsApp de la aplicación, añade el número desde el que quieres escribir a tus clientes y verifícalo por SMS o llamada.
Ese número no puede estar dado de alta en la aplicación normal de WhatsApp ni en WhatsApp Business del móvil. Si lo está, primero hay que darlo de baja de la app. Por eso lo habitual es usar un número dedicado para el ERP.
Cuando esté verificado, copia el ID del número de teléfono (Phone number ID, un número largo) y pégalo en el campo ID del teléfono del panel.
4. Conseguir el token permanente
El token que aparece a primera vista es temporal (caduca en 24 horas) y no sirve para el día a día. Para uno permanente:
- En Meta Business Suite → Configuración del negocio → Usuarios → Usuarios del sistema, crea un usuario del sistema.
- Dale acceso a tu aplicación y a la cuenta de WhatsApp, con los permisos de mensajería y gestión de WhatsApp Business.
- Genera un token sin caducidad y cópialo.
Pégalo en el campo Token permanente. Se guarda cifrado y no aparece en los registros.
5. Crear y aprobar las plantillas
En el Administrador de WhatsApp → Plantillas de mensajes, crea una plantilla por cada tipo de documento:
- Categoría: utilidad (no marketing).
- Idioma: el mismo que pongas en el campo Idioma de las plantillas (por ejemplo, español).
- Cabecera: tipo «Documento» — imprescindible, porque el PDF viaja en la cabecera.
- Cuerpo: el texto que recibirá el cliente.
Meta las revisa (suele tardar de unos minutos a unas horas). Cuando aparezcan como aprobadas, escribe sus nombres en las casillas de plantillas de esta pestaña.
6. Probar
Guarda, abre una factura y usa el botón de enviar por WhatsApp. Si algo falla, el aviso te dirá la causa: token o ID de teléfono incorrectos, plantilla no aprobada en ese idioma, o que han pasado más de 24 horas desde el último mensaje del cliente (en ese caso solo se puede escribir con plantilla aprobada, que es justo lo que hace el programa).
La interfaz de Meta cambia con frecuencia; si algún menú no se llama exactamente así, busca el equivalente en la documentación de WhatsApp Business Platform.
Después de cambiar cualquier ajuste, pulsa Guardar. Índice general: La pestaña GestioERP del panel de control.