Traçabilitat per lots en producció

La pregunta que cal poder contestar és aquesta: «d’aquesta garrafa, d’on va sortir l’oli?». I la contrària: «d’aquest dipòsit, quines ampolles es van omplir?».

Amb el mòdul de Traçabilitat instal·lat al costat del de Producció, el GestioERP la contesta sense que ningú apunti res a mà.

Preparar el material

A la fitxa del producte que vulguis seguir hi ha una casella, Traçabilitat. Marca-la en allò que de debò ho necessiti: l’oli a doll, sí; els taps, segurament no.

Amb la casella posada, aquell producte ja no es guarda com un munt indistint: es guarda per lots. Cada entrada és un lot amb el seu codi, la seva quantitat i la seva data.

Donar d’alta un lot

Des de Magatzem → Números de sèrie → Nou. L’important és el codi i la descripció, perquè són els que llegiràs d’aquí a sis mesos:

Un consell de qui hi porta anys: posa a la descripció d’on ve i quan es va fer. El codi sol no diu res quan arriba la pregunta.

Els lots també entren sols en rebre una compra, si el proveïdor et dóna el seu.

Què passa en fabricar

Quan produeixes una ordre el material de la qual porta lot, el GestioERP tria de quin lot gasta —per defecte el més antic, que és el que interessa amb un producte que caduca— i apunta el moviment: quin lot, quants litres i per a quina ordre.

Si una tanda se’n porta més del que queda en un lot, es reparteix entre diversos i queden les dues anotacions. No cal quadrar res a mà.

Llegir el rastre

Des de la fitxa del lot es veu tot:

• Quant va entrar, quant s’ha consumit i quant en queda.
• En quines ordres es va gastar, amb la data i els litres de cadascuna.
• Què s’hi va fabricar: producte i unitats.

I si el producte acabat també porta traçabilitat, se li crea el seu propi lot en fabricar-lo, enganxat al del material. Així el rastre continua endavant: de la finca al dipòsit, del dipòsit a l’ampolla, i de l’ampolla a l’albarà del client.

El que es demana en una inspecció

Sanitat no pregunta pel sistema informàtic: pregunta per una ampolla concreta. Amb això en marxa, el camí és: número de lot de l’etiqueta → fitxa del lot → ordre de producció → lot de l’oli → dipòsit i finca. Són quatre clics i surt imprès.

I a l’inrevés, que és el que salva una retirada: si un dipòsit ha donat problemes, la fitxa diu exactament quines ordres en van sortir i quantes unitats. No cal buidar tot el magatzem per si de cas.

Si alguna cosa no quadra

• «No hi ha estoc del lot» en produir: el lot té menys quantitat de la que demana l’ordre. O ajustes el lot, o reparteixes la tanda.
• El material no demana lot: repassa que la casella de traçabilitat estigui marcada a la fitxa del producte.
• El lot no baixa: mira si l’ordre va arribar a estar acabada. Mentre és pendent no es toca res.