Caja y deudas
Pensada para quien cobra de muchos clientes y en un rato: mercado, mostrador, reparto. Al acabar el día hay que saber dos cosas —cuánto ha entrado y si el cajón cuadra— y de vez en cuando una tercera: quién sigue debiendo.
Son las dos pestañas de la pantalla.
Pestaña de cobros
Eliges desde y hasta —normalmente el mismo día— y sale todo lo cobrado en ese rato.
Por forma de pago
La tabla principal: cuántos recibos y cuánto dinero por cada forma de pago. Efectivo, tarjeta, transferencia, recibo domiciliado… con su total al pie.
Venta del día y deuda anterior
Arriba, tres cifras. Una es el total cobrado, y las otras dos lo parten en:
- De venta del día — lo que se ha vendido y cobrado hoy.
- De deuda anterior — lo que se ha cobrado hoy de facturas viejas.
Esta división importa más de lo que parece. Un día de 6.000 € cobrados no es lo mismo si 4.000 € son venta nueva que si son 4.000 € de deuda que por fin se ha cobrado. Lo primero es negocio; lo segundo es recuperación.
El arqueo de efectivo
Aparte de las fechas hay una caja para escribir cuánto efectivo hay contado en el cajón. Al teclearlo, la pantalla enseña:
- Lo cobrado en efectivo según el programa.
- Lo contado físicamente.
- La diferencia, que se calcula sola.
Si sale distinto de cero, es el momento de mirarlo, no al día siguiente. En ámbar se ve enseguida.
El programa adivina qué forma de pago es el efectivo por su nombre —efectivo, metálico, contado, caja—, pero si tienes varias o se llama de otra manera, puedes elegirla tú.
Quién ha cobrado
También se reparte lo cobrado por usuario. Con dos personas en el mostrador o dos rutas de reparto, es la forma de saber quién ha ingresado qué.
Pestaña de deudas
Cambia la pregunta: ya no es qué ha entrado, sino qué falta por entrar.
Se elige una fecha de vencimiento y sale todo lo pendiente hasta ese día.
La antigüedad
La deuda se reparte en cuatro tramos: hasta 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90. Los colores van del verde al rojo a propósito.
Es el indicador que más rápido dice si tienes un problema. Que suba la primera barra es normal: son las facturas del mes. Que engorde la última significa que hay dinero que se está quedando por el camino.
Quién debe más
Al lado, el ranking de clientes por deuda pendiente, con cuántos recibos tiene cada uno. La lista de llamadas de mañana por la mañana, ordenada sola.
Imprimir y exportar
Las dos pestañas salen en PDF y Excel. El PDF de cobros es el cierre de caja del día, para archivar o pasar a administración; el de deudas es lo que te llevas cuando vas a hablar con un cliente.
Consejo
Haz el arqueo antes de cerrar, con el dinero delante. Una diferencia de esta tarde se explica; la misma diferencia mirada el jueves ya no se explica, se asume.
Para gestionar cobro a cobro y hacer pagos parciales, mira la cartera de cobros. Para la previsión a más largo plazo, deudas y previsión de cobros.