Categorías de gasto en las facturas de compra

Un código corto en cada factura de compra para agrupar el gasto por tipo, y un PDF que las saca agrupadas, con subtotales y desglose de IVA. Es lo que se lleva al gestor al cerrar el trimestre.

Es un módulo que viene apagado. Se enciende en Panel de control o desde Administración → Qué hace cada módulo.

Paso 1 · Poner la categoría en la factura

Abre cualquier factura de Compras → Facturas. En la cabecera, entre Fecha y Núm. proveedor, tienes el campo Categoría. Escribe el código que quieras y guarda.

Es texto libre: no hay que dar de alta nada antes, y puedes usar los códigos que quieras. Se guarda en mayúsculas, y el campo te ofrece las categorías que ya estés usando — para que no acaben conviviendo «TEL», «Tel» y «TELEFONO», que en el informe saldrían como tres grupos distintos.

Paso 2 · Que se ponga sola

En Compras → Proveedores, ficha del proveedor, grupo Términos comerciales, tienes el mismo campo Categoría. Pon TEL en la compañía de teléfono y ASE en tu asesoría: a partir de ahí, cada factura nueva suya nace ya con el código puesto y no hay que escribirlo cada mes.

Solo rellena si está vacío: si escribiste una categoría a mano, cambiar de proveedor no te la borra.

El campo está también en presupuestos, pedidos y albaranes de compra, así que el código llega solo a la factura al agrupar documentos.

Paso 3 · Ver, ordenar y filtrar

En Compras → Facturas aparece la columna Categoría, justo detrás del código. Puedes ordenar por ella —con las flechas de la cabecera o desde «Ordenar por»— y filtrarla con el desplegable, que se llena solo con las categorías que ya estés usando.

Paso 4 · El PDF agrupado

Deja el listado como quieras verlo —filtra por trimestre, por proveedor, por estado de pago, y elige el orden— y pulsa el botón Categ. de la barra de acciones. El PDF se abre en otra pestaña y respeta el filtro y el orden que tengas en pantalla, así que el listado se queda como estaba.

Sale una hoja por categoría, con sus facturas y el subtotal al pie:

Categoría: ASE
12-01-2026  FC-014  A-2601  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
12-02-2026  FC-051  A-2607  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
12-03-2026  FC-092  A-2613  Assessoria Vidal SL    180,00 €   37,80 €   217,80 €
Subtotal ASE (3)                                   540,00 €  113,40 €   653,40 €

Y al final, dos hojas más:

• Resumen por categoría — una línea por grupo con su número de facturas, base, impuestos y total, y el total general al pie.
• Desglose por tipos impositivos y categoría — cuánto hay al 21 %, al 10 %, al 4 % y al 0 % dentro de cada categoría. Es lo que pide la asesoría cuando cuadra el IVA soportado.

Lo que conviene saber

• Las facturas sin categoría no se quedan fuera: salen agrupadas al principio, bajo «Sin grupo». Puestas delante a propósito, que son las que hay que repasar.
• La columna Impuestos es la diferencia entre base y total, así que las tres columnas siempre cuadran entre ellas aunque la factura lleve retención.
• El informe se corta en 2.000 facturas y avisa si llega al tope: afina el filtro para que entren todas.
• Funciona con y sin el módulo de plantillas PDF: sale por el motor de impresión que tenga puesto el negocio.
• Apagar el módulo esconde el campo, la columna y el botón, pero no borra las categorías ya escritas.
• Si la columna o el campo no te aparecen, entra en Opciones → Restablecer del listado: tienes guardada una vista personalizada anterior.

Ver también: Qué hace cada módulo · Facturas de compra rápidas