El catálogo de gastos

Una factura de compra no siempre es mercancía. El alquiler del local, la prima del seguro, la comisión del banco o la factura del asesor también entran por compras, pero no van a la misma cuenta que un palé de género. El catálogo de gastos deja preparados los artículos para que cada una de esas facturas caiga en su sitio sin que tengas que pensarlo.

Qué monta, y por qué

Al instalar o actualizar el módulo se crea la familia «Contabilidad» (código CONTA) con nueve artículos, uno por cada cuenta del grupo 62 del Plan General Contable:

La pieza que hace el trabajo es el campo «Subcuenta de compras» de cada artículo: CONTA628 lleva la 6280000000, CONTA623 la 6230000000, y así los nueve. Al contabilizar la factura, GestioERP lee ese campo de la línea y manda el importe a esa cuenta.

Sin artículo —o con un artículo sin subcuenta de compras— la línea se va a la cuenta general de compras (600). Funciona, y el asiento cuadra, pero la cuenta de pérdidas y ganancias te queda con un único bloque enorme de «compras» donde no se distingue el género del alquiler. Ese es el problema que esto resuelve.

Cómo se usa

En una factura de compra normal, o en Compras Rápidas, escribe la referencia en la línea:

1. Abre la factura del proveedor —la compañía eléctrica, la aseguradora, el asesor—.
2. En la línea, teclea la referencia (CONTA628 para la luz) o busca la familia Contabilidad.
3. Pon la base y el IVA que traiga la factura.
4. Contabiliza. El asiento sale con el gasto en su cuenta del grupo 62, el IVA soportado en la 472 y el proveedor en la 400.

En Compras Rápidas el efecto se ve en la previsualización del asiento antes de guardar: si la cuenta que aparece no es la que esperas, es que la línea no lleva el artículo de gasto.

De cara al cliente no se ven. Los nueve son artículos de compra: sevende apagado, sin stock, y la familia «Contabilidad» marcada para no salir en el terminal del TPV ni en la tienda online. No hay riesgo de que aparezcan en una pantalla de cobro.

Añadir gastos propios

Los nueve de serie cubren lo corriente, pero cada negocio tiene sus cosas. Para añadir uno:

1. Almacén → Artículos → Nuevo.
2. Familia Contabilidad.
3. Marca No se vende y Sin stock.
4. En Subcuenta de compras, la cuenta a la que quieres que vaya. Tiene que existir en el ejercicio: si no está, créala antes en Contabilidad → Cuentas.

Un caso habitual es partir los suministros: una subcuenta para la luz, otra para el teléfono y otra para el agua, todas dentro de la 628. Se crean las tres subcuentas y tres artículos, y la cuenta de resultados ya te separa los tres conceptos.

Cómo comprobar que está bien

La comprobación buena no es mirar el artículo, es mirar la cuenta:

1. Almacén → Artículos, filtra por la familia Contabilidad.
2. Abre uno y mira Subcuenta de compras.
3. Contrasta la descripción del artículo con la descripción de esa cuenta en Contabilidad → Cuentas. Tienen que hablar de lo mismo: si el artículo dice «publicidad» y la cuenta dice «servicios bancarios», el gasto se está yendo a donde no toca.

Después de facturar un mes, el sitio donde se nota es el balance de pérdidas y ganancias: el grupo 62 debe salir repartido por conceptos, no todo en un renglón.

Si ya has contabilizado facturas con la cuenta equivocada, corregir el artículo arregla las siguientes, no las anteriores: el asiento ya está hecho. Hay que rehacer esas facturas, o pasar un asiento de reclasificación entre las dos cuentas.

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