ClinicaGest

Gestiona una clínica dental, un gabinete de psicología o fisioterapia, una consulta de dermatología o un centro médico multiespecialidad entero: pacientes con historia clínica, agenda por facultativo, planes de tratamiento, consentimientos RGPD y la factura, que acaba sola en la contabilidad y en Verifactu. El perfil del centro se elige en la configuración y decide las especialidades, el catálogo de tratamientos y si se muestra el odontograma. Lleva app propia para el móvil y para el navegador.

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Cómo funciona

Encender el módulo y elegir el perfil

En Administración → Módulos, activa ClinicaGest y aparece el menú Clínica. Lo primero es ir a Clínica → Configuración ClinicaGest y elegir el perfil del centro: clínica dental, psicología, fisioterapia, dermatología o centro multiespecialidad. El perfil decide las especialidades que se precargan, el catálogo de tratamientos y si se muestra el odontograma. Perfil y configuración →

Los facultativos y sus horarios

En Clínica → Profesionales, da de alta cada facultativo con su especialidad, el número de colegiado y su color: es el que luego distingue sus citas en la agenda. En su ficha, la pestaña Horarios dice qué días pasa consulta, de qué hora a qué hora, cada cuántos minutos da visita y en qué gabinete. Ejemplo: el Dr. Xavier Illa visita los martes de 17:00 a 20:00 cada 20 minutos, y la agenda le abre nueve huecos ese martes y ninguno el resto de la semana. Profesionales y horarios →

La agenda: la pantalla del mostrador

Clínica → Agenda es donde se trabaja todo el día. Día, semana, mes y lista, y la vista día por profesional, con una columna por cada facultativo. Se arrastra la cita para moverla y se tira del borde para alargarla. Se da cita pulsando el hueco, y en plena llamada basta con el nombre y el teléfono: la ficha se completa cuando el paciente llega. Agenda y citas →

Cuando llega el paciente: un toque en la cita

Un toque en la tarjeta de la cita en la agenda del día abre el menú rápido: Ha llegado (guarda la hora de llegada), Pasar a consulta, No ha venido, mover la cita o abrir la ficha, sin salir de la agenda. La tarjeta enseña el estado de un vistazo: ✓ ha llegado, ▶ en consulta, ✓✓ atendido, ⏱ en rojo si va tarde y tachada si se anuló o no vino. El médico, desde su agenda, ve al instante quién está ya en la sala de espera; los contadores de arriba (esperando, en consulta, atendidos) se mueven solos.

La visita completa: cronómetro, salas y pantallas

De la sala de espera a la consulta, todo queda registrado. Cuando el paciente pasa, se pulsa Pasar a consulta y se le asigna una sala; arranca un cronómetro que cuenta el tiempo de visita. Al terminar, Finalizar cierra la visita y la cita pasa a realizada. El mostrador ve de un vistazo quién hay en espera, en consulta y los atendidos del día con el tiempo medio. Hay una pantalla de TV para la sala de espera que llama al siguiente paciente, y un kiosco para que el paciente fiche su llegada solo. En la agenda, además, hay tipos de cita (duración y color propios), festivos oficiales que se pintan solos, lista de espera para rellenar huecos y confirmación activa por WhatsApp o SMS.

La hoja del día, la vista 3 días y el planificador

El listado del día sale por la impresora de dos maneras, con el conmutador en la propia página: por horas (la foto del día del mostrador) o agrupado por profesional (la hoja que se deja en cada gabinete, con su recuento). También se exporta a CSV. La agenda tiene vista de día, 3 días, semana y mes, y el planificador: las próximas 8 semanas con las citas y los huecos libres de cada día en verde, ámbar o rojo — un toque en el día abre su agenda. Agenda y citas →

La cita por internet

Una página pública para que el paciente coja hora solo desde la web del centro: especialidad, médico (o cualquiera), día y hora, y sus datos. Solo se ofrecen huecos de verdad — dentro del horario del profesional, sin cita encima, sin festivo ni bloqueo — y los días llenos salen apagados. El paciente se localiza por el teléfono (si no está, alta mínima; la web jamás revela datos de nadie), hay freno de 3 citas pendientes, campo trampa anti-robots y protección de datos obligatoria. La cita entra pendiente y marcada con el globo 🌐 en la agenda, recibe la confirmación por correo y el recordatorio automático la trata como una más. Se enciende en los Ajustes, donde está el enlace público para copiar.

La ficha del paciente y su historia

Datos personales, alergias, antecedentes y el profesional habitual que lleva el caso, y en pestañas todo lo que ha pasado con él: citas, historia, planes, consentimientos y presupuestos. La historia clínica es la lista de actuaciones: cada visita deja motivo, exploración, diagnóstico y tratamiento. Al guardar la actuación, la cita pasa a realizada. La ficha del paciente → · Actuaciones clínicas →

Historia por especialidad, con constantes y gráficas

La historia clínica no es texto libre sin más: cada especialidad precarga sus campos estructurados. Cardiología pide tensión, frecuencia y riesgo cardiovascular; pediatría, peso y talla con percentiles; oftalmología, agudeza visual y presión ocular; urología, PSA y flujometría… Al guardar la actuación, esos valores quedan como lecturas fechadas, y la ficha dibuja su gráfica de evolución (por ejemplo, la tensión a lo largo de los meses) y los últimos valores. Así se ve de un vistazo cómo va el paciente, y una inspección lo encuentra todo ordenado.

Recetas con buscador de vademécum

Desde la visita se hace la receta: se busca el medicamento en el vademécum (sembrado de serie y ampliable con los del centro), se pone la posología y se imprime con los datos del paciente y el número de colegiado del prescriptor. Las recetas quedan listadas en la ficha y se pueden reimprimir. Están preparadas para la receta electrónica (REMPe) que llega en la fase 4.

Bonos de sesiones prepagadas

Muy usado en fisio, psicología y estética: el paciente paga por adelantado un bono de N sesiones y cada visita descuenta una. La ficha enseña cuántas quedan («quedan 8 de 10»), avisa cuando restan pocas y cuando se agota, y guarda el registro de cada sesión consumida.

El catálogo: tratamientos y especialidades

De Clínica → Tratamientos vive todo lo demás: la agenda coge la duración para reservar el hueco y el plan de tratamiento coge el precio. Cada tratamiento se clasifica por especialidad, y el catálogo de especialidades viene hecho con el perfil del centro. Cambiar un precio no toca los planes ya presupuestados. Tratamientos y especialidades →

Quién puede ver la historia clínica

Los datos de salud son categoría especial del RGPD, y el módulo lo aplica solo. La secretaria lleva la agenda de todos y da horas, pero no entra en ninguna historia clínica —ni escribiendo la dirección a mano—. Cada facultativo solo ve las historias de SUS pacientes, salvo que otro facultativo le autorice expresamente desde su ficha. Los dos roles se crean solos al instalar el módulo. Historia clínica y protección de datos →

Interconsulta y registro de accesos

El permiso de historia se puede afinar: por paciente, por especialidad y con caducidad. Con la interconsulta, un facultativo deriva un paciente a otro y le comparte la historia, todo desde la app. Y cada vez que alguien abre una historia queda un registro de accesos (quién, qué y cuándo), pensado para una inspección: se ve desde el ERP.

Importar pacientes de otro programa

Para venir de otro software, está el importador: se sube el CSV que exporta el programa antiguo, se ven las cabeceras con una muestra y se empareja cada columna con su campo. Es idempotente por DNI (repetir la importación actualiza, no duplica) y, si se quiere, crea a la vez el cliente del ERP para poder facturar. El primer caso real ha sido migrar desde Archimed.

El odontograma por capas

En el perfil dental, la ficha del paciente gana el mapa de piezas en notación FDI o Universal, con estados de color (caries, obturado, corona, ausente, implante…), superficies y notas por diente. Y trabaja con cuatro capas, como el flujo real de la consulta: inicial (cómo llega la boca), diagnóstico (lo que se detecta), presupuestado (lo que se propone) y realizado (lo que ya se ha hecho). Cada pieza admite una entrada por capa — la caries diagnosticada en el 16 convive con el composite realizado —, la corona pinta la capa más alta visible y unos puntos de color dicen qué tiene cada diente. Las capas se encienden y apagan con un clic, y el facultativo lo consulta también desde la app en modo lectura.

Dental a fondo: implantes, ortodoncia y periodontograma

Sobre el odontograma, el perfil dental tiene tres pestañas más en la ficha. Implantes con garantía: marca, modelo, referencia y lote para trazabilidad, y la caducidad de la garantía se calcula sola desde la fecha de colocación. Ortodoncia: el aparato, el diagnóstico, el inicio, el fin previsto y el estado del tratamiento. Periodontograma: índices de placa y sangrado y las profundidades de sondaje por diente, para seguir la evolución periodontal.

Planes de tratamiento, presupuestos y facturas

Un plan se organiza en sesiones, y cada sesión agrupa tratamientos del catálogo. Del plan sale el presupuesto en tres formas —detallado, solo total o descriptivo— y del presupuesto, la factura. Son los documentos reales del ERP: acaban solos en la contabilidad y en Verifactu, sin pasar nada a mano. Cada línea del plan se puede marcar como financiada, para distinguir lo que el paciente paga a plazos. Planes, presupuesto y factura →

Cobrar en el mostrador y la caja del día

El cobro se hace desde la ficha del paciente, sin abrir otro programa: se ve lo facturado y lo pendiente, y cada recibo tiene su botón de Cobrar con importe, forma de pago y fecha. El pago parcial deja el recibo por la diferencia. La caja del día resume lo cobrado, repartido por forma de pago (efectivo, tarjeta, transferencia), con el cierre o arqueo al final de la jornada. El botón Facturar el día enseña el copago pendiente agrupado por paciente y lo factura todo de golpe; con un solo paciente marcado se puede facturar a un tercero (tutor, empresa). Y la cabecera de cada ficha lleva el saldo pendiente a la vista: rojo si debe, verde si está al día.

Recordatorios y consentimientos

Desde la cita hay un botón de WhatsApp con el mensaje ya escrito. Y si el centro quiere, los recordatorios salen solos: se elige el canal (WhatsApp, SMS o correo) y la antelación, y cada cita lleva la marca de avisada para que nadie reciba dos. Los consentimientos se hacen a partir de plantillas con los datos del paciente sustituidos, y quedan firmados en su ficha. Consentimientos y plantillas →

Revisiones: que nadie se pierda

La recaptación de toda la vida: desde la ficha se programa la próxima revisión (atajos +3 meses, +6 meses, +1 año) y la sección Revisiones lista a quién le toca hasta la fecha elegida, con las vencidas en rojo y el teléfono y el WhatsApp delante. Desde la misma fila: avisado, citar (abre la nueva cita con el paciente y la fecha puestos, y al guardarla la revisión queda citada sola) o cerrar. En el mismo sitio están los recordatorios masivos: las citas del día elegido con una casilla por cita, y se envían por el canal configurado con constancia en el historial. Un paciente marcado como exitus queda fuera de revisiones y avisos.

Mensajes al paciente, saldo y justificante

Cada ficha tiene su panel de Mensajes: el correo y el SMS salen del servidor, y el WhatsApp se abre con el texto ya puesto; todo queda en el historial — canal, destinatario, estado y quién lo envió. La ficha también ha crecido: tipo de documento, idioma, tutor legal, cómo nos ha conocido, descuento fijo que se aplica solo a su copago, y el justificante de asistencia de cualquier visita pasada, con las horas reales de llegada y salida si se ficharon. La ficha del paciente →

Cuestionarios de salud y cartas

Los cuestionarios se definen en texto plano — una pregunta por línea, con tipo sí/no, número o texto — y el paciente los contesta en la tableta del mostrador; quedan en su ficha y se imprimen con pregunta y respuesta. Vienen dos de serie (salud general e historia dental breve). Las cartas son plantillas con variables ({{nombre_paciente}}, {{fecha}}, {{profesional}}…) que salen ya rellenadas: derivación al especialista, recomendaciones postoperatorias… se imprimen o se envían por correo, sin circuito de firma. Plantillas y variables →

La app del profesional

En Clínica → Accesos a la app se sacan los enlaces y los QR. Hay dos accesos: el de recepción (la agenda de todos los facultativos, sin ninguna historia clínica) y el de cada facultativo (su agenda y las historias de sus pacientes). Se entra por enlace o QR, sin usuario del ERP. En el móvil, los iconos abajo; en el navegador del mostrador, los menús arriba y una columna por facultativo. La app del profesional →

Videoconsulta sin coste

Con la telemedicina encendida en los Ajustes, cada cita tiene su sala de vídeo privada (Jitsi Meet, sin cuentas ni coste), firmada para que no se pueda adivinar. El botón 📹 de la tarjeta abre la sala, envía el enlace al paciente por correo o WhatsApp con la fecha y la hora, y todo queda apuntado en su historial de mensajes. En el programa, la cita tiene su botón de Videoconsulta. La app del profesional →

El panel y la producción

Clínica → Panel enseña las citas del día, las pendientes, los planes abiertos con su importe y las revisiones vencidas. Y el panel de producción, qué ha hecho cada facultativo y cada mes, el ticket medio y la tasa de aceptación de los presupuestos, exportable a CSV, Excel y PDF. El panel → · La producción →

Dentro de tu ERP

Las citas de la clínica pueden verse en el panel de entrada y en la pantalla de Citas del ERP; cada cosa se enciende o se apaga en la configuración. Y la facturación, la contabilidad, el Verifactu, las remesas y el TPV ya están: no hacen falta dos programas ni pasar nada de uno a otro.

Mutuas, pólizas y autorizaciones

Cuando el centro trabaja con aseguradoras, se enciende el módulo de mutuas en la configuración. Se lleva el catálogo de compañías (con su CIF, la serie y la forma de pago, el día de remesa y el copago por defecto), enlazadas a un cliente del ERP para poder facturarlas. Cada paciente tiene su póliza (número, titular, vigencia y copago), y los actos que la compañía exige pueden llevar autorización previa. La ficha del paciente gana las pestañas de Mutuas y Autorizaciones.

Baremos: la tarifa de cada mutua

El mismo acto vale distinto según quién lo paga. El baremo cruza cada mutua con cada acto y guarda el precio que abona la compañía, el copago del paciente, el código del acto en el nomenclátor de la mutua y si necesita autorización. Para empezar rápido se puede generar desde la tarifa privada (un porcentaje del precio del centro) o importar el CSV que envía cada mutua, con vigencia por fechas para no perder el histórico cuando actualizan tarifas.

Pagador por acto y factura a la mutua

En una misma visita, unos actos los cubre la mutua y otros el paciente. El sistema reparte cada acto: lo que paga la compañía (según el baremo) y el copago del paciente, que se cobra en el momento con la tesorería del centro. Los actos de la mutua se acumulan y se facturan por lotes: se elige la compañía y el periodo, se ven los actos pendientes con su total y se genera una sola factura a la aseguradora. La mutua paga por lotes, no visita a visita.

Probarlo con datos de ejemplo

En la configuración está el botón Cargar datos de demostración: crea profesionales, horarios, pacientes, planes y una agenda de ejemplo para ver el módulo funcionando. No borra nada de lo que ya haya. También puedes mirar las dos demos en marcha: una clínica dental y un centro médico multiespecialidad.

Capturas de pantalla