Multi-correo

Configura y gestiona varias cuentas de correo dentro de GestioERP, con bandeja de entrada IMAP integrada (carpetas, hilos, adjuntos), reglas automáticas, filtros y plantillas de diseño con tus colores y logotipo. Cada email se asocia a usuarios, grupos o empresas.

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Cómo funciona

Dónde se configura MultiEmail

Toda la gestión se hace desde Administrador → Email, que tiene cuatro pestañas:

• Emails — las cuentas de correo configuradas.
• Emails enviados — el histórico de correos enviados.
• Notificaciones — las notificaciones del sistema disponibles.
• Plantillas — los diseños visuales que se aplican a los correos.

Prioridad: qué cuenta se utiliza

Cuando se envía un correo, MultiEmail elige la cuenta siguiendo este orden de prioridad:

• 1. La cuenta asignada al usuario concreto.
• 2. La cuenta del grupo de usuarios (rol).
• 3. La cuenta de la empresa activa.
• 4. La cuenta marcada como por defecto.

Solo puede haber un email por defecto a la vez: si marcas uno nuevo, el sistema desactiva automáticamente el anterior.

Añadir una cuenta de correo

Para añadir una cuenta, ve a la pestaña Emails y pulsa Nuevo: se abrirá la ficha con todas las opciones de la cuenta (datos, servidor de salida, servidor de entrada, copias y ausencia).

Datos principales de la cuenta

Rellena los campos básicos de la cuenta:

• Nombre — la identidad que verán los destinatarios en su bandeja de entrada.
• Plantilla — el diseño visual que se aplicará por defecto a los correos enviados desde esta cuenta.
• Email — la dirección completa de la cuenta.
• Contraseña — las credenciales de acceso a la cuenta.
• Firma — el texto que se añadirá automáticamente al final de cada mensaje.
• Email por defecto — marca esta opción si quieres que sea la cuenta principal de tu empresa.

Servidor de salida (SMTP)

Configura cómo se envían los correos indicando el usuario y el servidor (host), el puerto (465 para SSL o 587 para TLS), el tipo de cifrado, el protocolo Mailer y el método de autenticación. Si tu proveedor lo requiere, puedes activar la opción de baja seguridad. Estos datos te los facilita tu proveedor de correo.

Servidor de entrada (IMAP)

Si quieres recibir y visualizar el correo dentro de GestioERP, configura el servidor de entrada IMAP con el usuario, el servidor, el puerto (normalmente 993 con SSL) y el tipo de cifrado. Así tendrás una bandeja de entrada integrada con carpetas, hilos y adjuntos.

Copias automáticas (CC y CCO)

Puedes definir direcciones que recibirán siempre una copia de todos los correos enviados desde esta cuenta: el campo CC (copia visible) y el campo CCO (copia oculta, que el resto de destinatarios no ven). Es útil para archivar envíos o mantener informado a un responsable.

Mensaje de ausencia automático

Configura una respuesta automática que se enviará a quienes te escriban durante un periodo de ausencia (vacaciones, baja, etc.). El envío de estas respuestas lo gestiona el proceso Cron, que debe estar activo para que funcione.

Asignación a empresas, grupos y usuarios

Por último, asocia la cuenta con tres niveles de prioridad: empresa, grupo y usuario. Cuando un usuario envíe un correo, MultiEmail elige automáticamente la cuenta más específica que le corresponda, de modo que cada persona o departamento envía siempre desde la dirección correcta.

Plantillas: personalizar el diseño de los correos

Desde la pestaña Plantillas (Administrador → Email → Plantillas) puedes ver todas las plantillas, crear nuevas o editarlas. Siempre debe haber una plantilla marcada como por defecto, que se aplica a los correos que no tengan ninguna asignada; solo una puede serlo a la vez.

Diseño base y colores

Al crear o editar una plantilla, elige un diseño base (Template1, Template2 o Template3) y configura la URL web, el logotipo, la alineación del título y la altura del logo en píxeles. Después ajusta los colores: Color 1 (fondo general), Color 2 (cabecera y pie), Color 3 (acento de botones y divisores) y los tres colores de texto según el contexto.

Redes sociales

Puedes añadir al pie de los correos los iconos de tus redes sociales: Facebook, Instagram, YouTube, X, Pinterest, TikTok, LinkedIn y Web. Para cada una indicas el logo y el enlace (URL).

Asignar y cambiar la plantilla al enviar

Puedes asignar una plantilla fija a cada cuenta (en Administrador → Email → Emails, campo Plantilla). Además, en el momento de enviar un correo puedes elegir manualmente una plantilla diferente para ese envío concreto, sin cambiar la configuración de la cuenta.

Vista previa de las plantillas

En la pantalla de edición tienes una vista previa de cada diseño base, para que veas cómo quedan los correos antes de elegir y guardar la plantilla.