Del albarán a la factura
Esta documentación corresponde al módulo Fitoware. Comprueba si lo tienes activado desde el menú de administrador, módulos.
En un vivero conviven dos maneras de vender: el cliente de mostrador que se lleva la planta y paga, y el cliente de reparto que va acumulando albaranes y factura a fin de mes. Fitoware cubre las dos con los mismos botones y con un único final: la pantalla de imprimir o enviar.
Venta de mostrador: Fra. Rápida
Con las líneas ya entradas —ver Cómo entrar una factura—, el botón ⚡ Fra. Rápida cierra la venta en una sola pantalla:
- Cobrar o dejar pendiente. Eliges la forma de pago para cobrar ahora, o Dejar pendiente, y entonces el recibo se va a deudas.
- Importe a cobrar. Si el cliente no trae el total, escribes lo que paga: el programa registra ese cobro parcial y deja el resto pendiente en un recibo aparte.
- Copias. Cuántas copias de la factura quieres imprimir. El número que sale propuesto se fija en los ajustes.
Después pasa a la pantalla de impresión, con Imprimir factura (que ya incluye el pasaporte como segunda página si el documento lleva planta con especie), Imprimir pasaporte por separado, Enviar por email, Volver a la factura y Nueva factura para seguir despachando.
Si la factura ya estaba cobrada, o ya tenía un cobro parcial registrado, el programa no vuelve a preguntar: va directo a imprimir o enviar. Para cobrar el resto de un cobro parcial se usa la pestaña de cobros de la ficha del cliente.
Venta de reparto: facturar el albarán
Desde el propio albarán, el botón Facturar genera la factura con la serie de facturación y la fecha de hoy, pregunta el cobro igual que la Fra. Rápida y termina en la misma pantalla de imprimir o enviar.
Si el albarán es negativo —una devolución—, el botón cambia a Abono y genera una factura rectificativa. En ese caso hay que indicar qué factura original se rectifica: el programa ofrece las facturas del cliente para elegirla.
Obligar a pasar por albarán
Hay viveros que quieren que ninguna factura nazca suelta, para que la mercancía siempre tenga su albarán de entrega. Se consigue con el ajuste Desactivar factura de venta directa: a partir de ahí, las facturas solo se generan desde un albarán. Las rectificativas siguen permitidas, y facturar un albarán sigue funcionando con normalidad.
Aparte de eso, si un cliente está marcado como de facturación agrupada a su periodo y le haces una factura directa, el programa avisa antes de seguir. No lo impide: solo recuerda que ese cliente prefiere albarán.
Imprimir el albarán
Al guardar un albarán, Fitoware ofrece Imprimir albarán —con Albarán + Pasaporte cuando lleva planta con especie—, y luego Volver al albarán o Nuevo albarán, que es lo que se necesita cuando se está cargando el camión.
Duplicados en una hoja
Bajo Más opciones, en la barra del documento:
| Botón | Qué imprime |
|---|---|
| Todo A4 | El documento duplicado en una hoja A4, dos mitades iguales, con el pasaporte incluido: una copia para el cliente y otra para firmar |
| Doc. 2x1 | Lo mismo pero sin pasaporte: dos copias del documento y nada más |
Es el papel del reparto: se entrega una mitad y se vuelve con la otra firmada.
Enviar en vez de imprimir
Enviar por email manda la factura al correo del cliente con el formato y la firma de la empresa. Si el cliente no tiene un email válido, el programa lo dice en vez de dar el envío por bueno. Y el botón ➦ Compartir genera un enlace del documento para pasarlo por WhatsApp.
Lo cobrado y lo que queda pendiente se repasa después en Cobros y deudas.