Taller i RMA

No tot s’arregla a casa del client. Algú porta un portàtil al mostrador, o el tècnic s’endú un equip a la furgoneta. A partir d’aquí deixa de ser «la màquina del client» i passa a ser un equip que tenim nosaltres, amb el seu resguard i el seu estat.

Rebre un equip al mostrador

S’apunta el que cal per no discutir d’aquí a tres setmanes:

Quin equip és i el seu número de sèrie. Si tens el mòdul de traçabilitat, en teclejar el número de sèrie surt de qui és i què és.
Qui el porta, el seu telèfon i el seu correu, per avisar-lo quan estigui llest. El client es busca amb la lupa, no en una llista interminable.
Què hi deixa a dins: carregador, funda, disc extern, la clau de Windows. Això és el que evita la discussió en recollir-lo.
Fins a quant autoritza a gastar. Per sobre d’aquesta quantitat se’l truca abans de continuar.
Si està en garantia i fins quan.
On es guarda: prestatge B, lleixa 2. Per no buscar-lo per tot el taller.
Les condicions acordades: diagnòstic, terminis, emmagatzematge.

En desar-ho surt el resguard per duplicat, amb el logo de la teva empresa, les dades de les dues parts i lloc per signar. Un exemplar se l’endú el client i l’altre es queda a la carpeta.

Per on va l’equip

Rebut → en diagnòstic → pressupostat → aprovat → en reparació → llest per recollir → lliurat. I «sense reparació», quan no hi ha res a fer.

L’estat es canvia tocant. Els comptadors de dalt filtren: rebuts, en reparació, fora i llestos.

El que porta més de quinze dies es marca sol. És el que es queda oblidat a la prestatgeria.

Endur-se una màquina al taller

Des de la fitxa d’una màquina, el tècnic prem «Me l’enduc al taller». Apunta per què se l’endú, què s’endú amb ella i on la guardarà, i es crea l’entrada del taller amb la garantia ja heretada de la màquina. La fitxa de la màquina queda enllaçada: des d’ella es veu on és i des de quan.

El que està fora de casa: RMA

Quan un equip surt al fabricant, al majorista o a un SAT extern, cal saber en tot moment què tenim fora i des de quan. Sense això, un portàtil es queda tres mesos al majorista i ningú se n’assabenta fins que truca el client.

De cada enviament s’apunta:

On va i a quin proveïdor. Si no està donat d’alta, es crea des de la mateixa app.
El número de RMA que et donen ells.
El transportista i el número de seguiment. Amb el transportista posat (SEUR, MRW, GLS, Nacex, Correus, DHL, UPS…), el número es converteix en un enllaç que obre el rastrejador.
Quan es va enviar i per a quan el tornen. Si es passa d’aquesta data, l’enviament es marca.
Si va en garantia —llavors no ens el cobren— o quant ens costa davant el que se li cobra al client. El marge es calcula sol, i en vermell si es perd diners.

Els estats van de «preparat per enviar» a «tornat i a casa», passant per «l’han rebut», «l’estan mirant», «rebutjat» o «substituït per un altre».

Quan un equip surt fora, el del taller es posa automàticament a Fora (RMA); quan torna, passa a en reparació.

El resguard de l’enviament

Cada RMA té el seu justificant imprimible, igual que el del taller: logo a dalt, les dades de la teva empresa i del client, quin equip es van endur, amb quin RMA, per a quan el tornen i què se li cobrarà. Es pot signar en pantalla i enviar-lo per WhatsApp o per correu.

A l’ERP

Tot això també és dins de GestioERP, a ServiciTècnic → Taller, amb tres pestanyes: el que hi ha al taller, el lliurat i el que està fora de casa. Amb els seus filtres per client, estat, proveïdor i garantia.