Registro horario (TimeTracker)

Control horario de empleados conforme al RDL 8/2019 (art. 34.9 ET): registro de jornada inmutable, conservación 4 años y a disposición del trabajador, la RLT y la Inspección. Incluye ausencias, nóminas, proyectos y terminales de fichaje externos. Además del fichaje del trabajador, incluye dos apps externas: el Panel de Gerencia (el empresario) y el Panel de la Gestoría (multiempresa).

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Cómo funciona

Cumplimiento de la normativa

Diseñado para cumplir el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (RDL 8/2019): registro diario con el horario concreto de entrada y salida de cada trabajador, fiable y no manipulable, conservado 4 años y a disposición del trabajador, de sus representantes legales (RLT) y de la Inspección de Trabajo.

Configuración y empleados

Desde el panel de administración configuras el fichaje, los proyectos y el OCR de nóminas. En la ficha de cada empleado están el código, la contraseña del portal, el PIN del kiosko, las subcuentas y los datos de nómina.

Fichaje: móvil, kiosko y terminal

Cada empleado ficha entrada, salida y pausas desde el portal móvil (código + contraseña, instalable como app), desde un kiosko con PIN en una tablet o desde un reloj físico. El tiempo efectivo = duración bruta − pausas.

Apps de gerente y de gestoría

Además del portal del trabajador hay dos aplicaciones más, independientes de GestioERP: quien entra en ellas no ve el resto del programa. En el móvil salen con menú inferior y en el ordenador o la tableta con menú superior.

• Panel del gerente: el empresario entra con sus credenciales (casilla «Es gerente» en su ficha) y ve quién está fichando, quién no ha fichado y las horas del día. También ficha su propia jornada.
• Panel de la gestoría: la asesoría entra con su usuario de GestioERP y ve su cartera de empresas, con trabajadores e incidencias de cada una. Puede crear empresas nuevas y suspender el control horario de una empresa (los fichajes ya hechos se conservan).

Las dos apps hacen exactamente lo mismo dentro de una empresa; la gestoría, además, puede cambiar de empresa y nombrar gerentes. En Panel de control → Acceso tienes las direcciones de las tres apps con su código QR.

La ficha del trabajador

Desde Equipo (o desde la lista de Hoy) se abre la ficha de cada trabajador, con pestañas:

• Datos: contacto, dirección, grupo y generación de un acceso nuevo para enviarle por WhatsApp o correo.
• Registros: los fichajes del mes con entrada, salida, pausas, tiempo efectivo, origen y estado (abierto, sellado, conforme, rectificado), con el total del mes y el informe mensual en PDF (art. 35.5 ET).
• Mapa: desde dónde ha fichado, con la entrada en verde y la salida en rojo (solo si el trabajador dio permiso de geolocalización).
• Nóminas y Contratos y documentos: subida de PDF que el trabajador verá en su portal.
• Calendario: su mes con ausencias y festivos.
• Solicitudes: su histórico, autorizando o denegando las pendientes.

Ver la guía de empleados →

Horas por proyecto

Módulo opcional que se enciende en Panel de control → Proyectos; mientras esté apagado no aparece por ninguna parte. Los proyectos son del control horario, así que funciona sin el módulo Proyectos; si lo tienes, un botón importa los suyos y quedan enlazados.

• Al fichar la entrada el trabajador elige la obra, desde el móvil o el kiosko. Si a media mañana cambia de obra, pulsa Cambiar de proyecto: se cierra ese tramo y se abre otro, de modo que cada tramo queda sellado aparte y las horas de entrada y salida siguen siendo las reales.
• El gerente y la gestoría ven las horas y el coste de cada obra en el periodo que elijan, con el reparto por trabajador: quién ha puesto cuántas horas. En la ficha de cada persona está lo que ha aportado a cada proyecto.
• El coste sale de multiplicar las horas efectivas por el coste/hora de la ficha del empleado.
• Los proyectos terminados se finalizan: dejan de salir al fichar, pero no se borran y sus horas siguen contando en el informe.

Avisos internos: hablar con gerencia

Módulo opcional que sustituye a las llamadas y los WhatsApp que se pierden. El trabajador abre un aviso desde su portal —una avería, material que falta, una duda de la nómina— con tipo, prioridad, proyecto y una foto hecha con el móvil, y la conversación queda en un hilo.

• Gerencia tiene una bandeja ordenada por último movimiento, con filtros por estado, prioridad y obra. Al responder, el aviso pasa solo a En curso; al terminar se marca Resuelto.
• Encargos: gerencia también abre avisos dirigidos a un trabajador, que le llegan a su portal.
• Aviso por correo en los dos sentidos y contador de pendientes en el menú. Desde dentro del aviso se puede saltar a WhatsApp o correo cuando corre prisa.
• La gestoría no participa: es una conversación entre el trabajador y su empresa.

Las bajas y los temas médicos quedan fuera a propósito: son datos de salud y su sitio es Ausencias.

Qué cuesta atender a cada cliente

Si tienes el Portal del cliente, el trabajador puede fichar contra un aviso de cliente igual que lo hace contra una obra. El aviso sigue siendo del Portal del cliente —ahí el cliente lo abre, comenta y adjunta archivos—; lo que aporta el control horario es lo que ningún otro módulo sabe: cuántas horas se le han dedicado y cuánto cuestan.

• Al fichar la entrada se elige el aviso, y mientras la jornada está en curso se ve bajo el cronómetro.
• Nadie rellena partes: se ficha y las horas quedan pegadas al aviso.
• En la app del gerente, el apartado Clientes muestra horas y coste por cliente en el periodo que elijas, con el reparto de quién ha puesto cada hora.

Sirve para ver de un vistazo qué cliente consume más atención de la que factura. El coste sale del coste/hora de la ficha de cada trabajador: si está a cero, las horas se calculan bien pero los importes saldrán a 0 €.

Órdenes de servicio: las horas reales del técnico

Si tienes el módulo Servicio técnico, al fichar la entrada se puede elegir una orden de servicio abierta, igual que se elige una obra. La orden sigue siendo de Servicio técnico —ahí se gestionan el aviso, el material y el albarán—; lo que aporta el control horario son las horas realmente fichadas, con las pausas descontadas.

• Mientras la jornada está en curso, la orden se ve bajo el cronómetro. El gerente también puede imputar la suya.
• No se escribe nada en la orden. El parte de horas del técnico sigue siendo suyo: aquí solo se mide, para poder comparar lo fichado con lo tecleado y decidir con datos.
• Cada trabajador se enlaza con su ficha de técnico; si se deja vacío, se empareja por el correo electrónico.
• El apartado Órdenes de la app del gerente y la pestaña Horas por orden del panel dan horas y coste por orden, con PDF.

Se enciende en Panel de control → Servicio técnico. El filtro «solo mis órdenes» viene activado: las órdenes de servicio no llevan empresa y sin él un trabajador vería las de todas.

Bajas: nunca se pierde un registro

Cuando un trabajador deja la empresa se le da de baja desde su ficha: deja de poder fichar y desaparece del listado del equipo, pero no se borra nada. Sus fichajes, nóminas y documentos siguen guardados y se consultan en Equipo → Trabajadores de baja, que es lo que hay que poder enseñar si la Inspección de Trabajo pide los registros de jornada de los últimos cuatro años. Si vuelve, se le da de alta otra vez.

Avisos de solicitudes

Cuando un trabajador pide vacaciones o una ausencia desde su portal, el gerente recibe un correo con el enlace directo a su app para autorizarla o denegarla desde el móvil, y le sale un aviso destacado en la pantalla de inicio con las solicitudes pendientes. El texto del correo es editable en Administrador → Correo → Notificaciones. Ver ausencias y vacaciones →

Inmutabilidad y rectificación

Cada fichaje cerrado se sella con HMAC-SHA256 encadenado por empleado: no se puede editar ni borrar. Para corregir un error se crea un registro nuevo enlazado (rectificación) conservando el original. Puedes verificar la cadena y generar el certificado de integridad en PDF.

Calendario, festivos y ausencias

Define la jornada por empresa o por trabajador, carga automáticamente los festivos nacionales, autonómicos y locales, y gestiona vacaciones y ausencias (que no consumen festivos ni descanso semanal).

Resumen mensual e Inspección

Genera el resumen mensual de jornada en PDF con horas ordinarias y extraordinarias (art. 35.5 ET), entregable al trabajador con el recibo. Conservación de 4 años no borrable, exportación a CSV y certificado de integridad para la Inspección.

Nóminas rápidas y proyectos

Escanea la nómina con IA (OCR) y genera el asiento contable automático (640/642/476/4751/465·572). Con el módulo Proyectos activo, puedes imputar las horas fichadas a cada proyecto y ver su coste.

Relojes externos (Anviz)

Conecta terminales físicos Anviz (tarjeta RFID, huella o rostro): por nube (CrossChex Cloud), por TCP en la red local o importando un CSV. Los marcajes entran como fichajes sellados válidos para la Inspección.

RGPD y seguridad

Consentimiento de geolocalización (GPS) por empleado, registro de accesos (quién consulta los datos) y, en biometría, la plantilla se queda en el terminal: solo se guarda el evento. Se recomienda ofrecer RFID/PIN como alternativa.