Trazabilidad por lotes en producción

La pregunta que hay que poder contestar es esta: «de esta garrafa, ¿de dónde salió el aceite?». Y la contraria: «de este depósito, ¿qué botellas se llenaron?».

Con el módulo de Trazabilidad instalado junto al de Producción, GestioERP la contesta sin que nadie apunte nada a mano.

Preparar el material

En la ficha del producto que quieras seguir hay una casilla, Trazabilidad. Márcala en lo que de verdad lo necesite: el aceite a granel, sí; los tapones, seguramente no.

Con la casilla puesta, ese producto ya no se guarda como un montón indistinto: se guarda por lotes. Cada entrada es un lote con su código, su cantidad y su fecha.

Dar de alta un lote

Desde Almacén → Números de serie → Nuevo. Lo importante es el código y la descripción, porque son los que vas a leer dentro de seis meses:

Un consejo de quien lleva años con esto: mete en la descripción de dónde viene y cuándo se hizo. El código solo no dice nada cuando llega la pregunta.

Los lotes también entran solos al recibir una compra, si el proveedor te da el suyo.

Qué pasa al fabricar

Cuando produces una orden cuyo material lleva lote, GestioERP escoge de qué lote gasta —por defecto el más antiguo, que es lo que interesa con un producto que caduca— y apunta el movimiento: qué lote, cuántos litros y para qué orden.

Si una tanda se lleva más de lo que queda en un lote, se reparte entre varios y quedan las dos anotaciones. No hace falta cuadrar nada a mano.

Leer el rastro

Desde la ficha del lote se ve todo:

• Cuánto entró, cuánto se ha consumido y cuánto queda.
• En qué órdenes se gastó, con la fecha y los litros de cada una.
• Qué se fabricó con él: producto y unidades.

Y si el producto terminado también lleva trazabilidad, se le crea su propio lote al fabricarlo, enganchado al del material. Así el rastro sigue hacia adelante: de la finca al depósito, del depósito a la botella, y de la botella al albarán del cliente.

Lo que se pide en una inspección

Sanidad no pregunta por el sistema informático: pregunta por una botella concreta. Con esto en marcha, el camino es: número de lote de la etiqueta → ficha del lote → orden de producción → lote del aceite → depósito y finca. Son cuatro clics y sale impreso.

Y al revés, que es lo que salva una retirada: si un depósito ha dado problemas, la ficha dice exactamente qué órdenes salieron de él y cuántas unidades. No hay que vaciar el almacén entero por si acaso.

Si algo no cuadra

• «No hay stock del lote» al producir: el lote tiene menos cantidad de la que pide la orden. O ajustas el lote, o repartes la tanda.
• El material no pide lote: repasa que la casilla de trazabilidad esté marcada en la ficha del producto.
• El lote no baja: mira si la orden llegó a estar terminada. Mientras está pendiente no se toca nada.