En qué ganas y en qué pierdes dinero

Responde a la pregunta «en qué gano y en qué pierdo dinero». La contabilidad ya sabe cuánto gastas y cuánto ingresas; la analítica le añade el dónde: qué parte es de administración, cuál de comercial, cuál de producción, y qué resultado deja cada proyecto.

No crea contabilidad nueva. Coge los apuntes que ya tienes de gastos (cuentas 6xx) e ingresos (7xx) y los mira con otras gafas. La fila del total siempre cuadra con tu cuenta de resultados del periodo.

Trabaja con dos ejes que no se pisan:

• Centros de coste — departamentos o áreas: Administración, Comercial, Producción, Estructura. Se asignan solos por el prefijo de la cuenta y admiten reparto de costes indirectos.
• Programas o proyectos — iniciativas concretas: una implantación, una obra, un mantenimiento anual. Normalmente se marcan a mano, apunte a apunte.

Un mismo apunte puede ser a la vez del centro «Producción» y del proyecto «Tienda online».

Es la pantalla principal, en Contabilidad → Analítica. Arriba está el rango de fechas (Desde / Hasta) y cuatro indicadores del periodo: ingresos 7xx, gastos 6xx, resultado y cuántos apuntes han quedado asignados. A la izquierda, el resultado de cada centro; a la derecha, el detalle de apuntes.

• Un centro que solo consume sale en rojo; uno que factura, en verde.
• Pulsa un centro y el detalle de la derecha se filtra solo a sus apuntes. «Ver todos» lo quita.
• Cada apunte del detalle enlaza con su subcuenta y con su asiento.

La pantalla gemela, Analítica por programa, es idéntica pero clasifica por proyecto.

Hay dos vías, y la manual siempre manda sobre la automática.

A · Automática, por el prefijo de la cuenta. Cada centro tiene un prefijo. El apunte va al centro cuyo prefijo encaja con su subcuenta. Si encajan dos, gana el prefijo más largo, que es el más concreto: un apunte en 6420000000 lo pueden coger «6» y «64», y como 64 es más largo, se lo queda el centro de estructura y no el de producción.

B · Manual, apunte a apunte. En el detalle de la derecha cada apunte tiene un desplegable de centro. Lo cambias y queda fijado a mano, para las excepciones: la compra que en realidad era para comercial. Devolverlo a «— Sin asignar —» lo devuelve a la vía automática.

Hay centros que no facturan pero dan servicio a todos: personal, estructura, dirección. Con una regla de reparto su coste se traslada por porcentaje a los centros que sí producen. Se define en «Reparto de indirectos», y los porcentajes de un origen deben sumar 100.

Una vez definida, aparece el interruptor Con reparto y la tabla pasa a tres columnas: Directo (lo suyo), Reparto (lo que cede o absorbe) y Final (lo que de verdad le cuesta a cada centro). El centro de estructura queda a cero: lo ha soltado todo.

El reparto no cambia el resultado global. Solo lo mueve de sitio: es una vista de gestión, no otro número.