Clientes, máquinas e historial
La primera pregunta de un técnico al llegar a un cliente no es «¿qué le pasa?», es «¿esto ya lo hemos mirado?». La ficha del cliente está montada para contestarla antes de bajar de la furgoneta.
El buscador
Desde Clientes, en la barra de abajo, se busca por nombre, CIF o teléfono. Cada cliente enseña cuántas máquinas tiene dadas de alta y cuántas órdenes le quedan sin cerrar.
La ficha del cliente
Arriba, los botones que se usan de verdad: llamar, WhatsApp, cómo llegar —que abre la navegación con su dirección— y abrir orden.
Debajo, cuatro números: intervenciones, horas dedicadas, máquinas y órdenes sin cerrar.
Y después:
- Máquinas y equipos, con su foto, marca, modelo, número de serie y cuántas visitas lleva cada una.
- El contrato de mantenimiento, con la barra de las horas que le quedan en la bolsa.
- Las cuotas que paga, si tienes el módulo de facturación periódica: antivirus, copia de seguridad, licencias, mantenimiento… con su periodicidad.
- La ficha de la instalación: IPs, usuarios, contraseñas, dónde está la llave del rack. Es un texto libre a propósito, porque no hay dos instalaciones iguales, y lleva su propio buscador dentro para no bajar leyendo.
- Lo que nos ha comprado: los artículos que le hemos facturado, con su foto y el precio al que se los vendimos.
- Todo lo que se le ha hecho: cada intervención con su fecha, estado, máquina, horas, albarán y si está firmada.
La ficha de la máquina
Al entrar en una máquina se ve su foto —o la del artículo del catálogo, mientras no le hagan una propia—, el número de serie, la fecha de compra y cuánto le queda de garantía, dicho en meses.
Desde ahí el técnico puede:
- Hacer fotos del equipo con la cámara, o subir el manual en PDF.
- Escribir notas técnicas con formato: enlaces para descargar los drivers, qué firmware lleva, la clave de la BIOS, cómo se entra al setup.
- Buscarla en la wiki por marca y modelo, de un toque.
- Llevársela al taller si no se puede arreglar allí.
- Ver el historial de esa máquina, que incluye también las órdenes en las que se tocó junto a otros equipos.
De artículo vendido a máquina del cliente
Un servidor que le vendimos nosotros es una máquina de su instalación. En Lo que nos ha comprado, cada artículo lleva un botón que lo pasa al inventario del cliente: se rellena solo con la descripción, la marca y la foto del catálogo, y solo hay que teclear el número de serie.
La garantía se calcula sola: dos años desde la compra, que es lo normal, y se puede cambiar a uno, tres o cinco. La ficha dirá después «le quedan cuatro meses» en vez de un número de días que no dice nada.
Datos protegidos
Las contraseñas, IPs y usuarios de la ficha de instalación se guardan cifrados en la base de datos. Un volcado de MySQL o una copia de seguridad ya no se lleva las claves de todos los clientes en claro.
La frase de cifrado se pone en ServicioTecnico → Mantenimiento → Configuración. Guárdala también fuera del programa: si se pierde, esos datos no se pueden recuperar.