Contratos de mantenimiento
Hay tres maneras de cobrar el mantenimiento, y las tres se dan a la vez en cualquier cartera de clientes. GestioERP las contempla todas y, sobre todo, lleva la cuenta sola.
Bolsa de horas
El cliente paga por adelantado un paquete de N horas y se le van restando según se trabajan. Cada vez que un técnico apunta horas en una orden, esas horas salen de la bolsa y queda el apunte de en qué se fueron.
- Se ve en todo momento cuántas le quedan, con una barra que se pone ámbar cuando se está acabando y roja cuando se agotó.
- Se avisa cuando quedan pocas —el umbral se configura— para poder venderle otro paquete antes de que se quede a cero.
- Agotada la bolsa, las horas extra se facturan al precio de exceso pactado, que suele ser algo más alto.
- O se le vende otro paquete desde la propia ficha del contrato.
Si se corrige una línea de horas, el saldo se rehace; si se borra, las horas vuelven a la bolsa. No se descuadra por mucho que se toque.
Por número de equipos
Se cobra un tanto por equipo cubierto, al mes o al año. La mano de obra va incluida en la cuota, sin límite de horas. El importe se calcula solo: equipos × precio por equipo.
Horas a precio pactado
Sin bolsa ni cuota fija: simplemente la hora a un precio acordado, más barato que la tarifa de la calle. Se factura lo que se trabaja.
Horas de preventivo
En los contratos con bolsa se puede reservar una parte de las horas a mantenimiento preventivo programado —revisiones, copias de seguridad, actualizaciones— y separarlas de las que se van en averías. Así se sabe cuánto se dedica a prevenir y cuánto a apagar fuegos.
Lo que ve el técnico
Antes de ponerse a trabajar, en la orden le sale el aviso:
- «Bolsa: 27,00 h de 40,00 — estas horas salen de la bolsa, no se le facturan.»
- «La bolsa está agotada: estas horas se le facturan a 65,00 €/h.»
- «Quedan pocas horas: avísale de que va a necesitar otro paquete.»
Es lo que evita que se regale trabajo o que se facture algo que ya estaba pagado.
El contrato impreso
Desde la ficha del contrato, el botón Imprimir el contrato saca el documento redactado y listo para firmar, con:
- El logo y los datos de tu empresa, y los del cliente.
- Las cláusulas propias de cada tipo: una bolsa de horas necesita decir qué pasa cuando se agota; uno por equipos, cuáles cubre; uno de precio pactado, solo el precio de la hora.
- Las condiciones que hayas escrito tú, que se añaden a las de la plantilla.
- Espacio para las dos firmas.
En qué se le han ido las horas
Cuando el cliente pregunta —y pregunta—, en su ficha está el detalle: fecha, concepto, si fue avería o preventivo, y cuántas horas. Línea por línea. También en el ERP, en la pestaña del contrato.
Dónde está
En el ERP: ServicioTecnico → Contratos de mantenimiento, con dos pestañas —en vigor y todos— y el detalle de consumos.
En la app del técnico: en la ficha de cada cliente, con su barra de horas y el desglose.