La app del técnico
Los técnicos trabajan con una app propia, sin entrar al programa completo. Entran con su correo y su contraseña, y solo ven sus órdenes.
La misma app se adapta a la pantalla: en el móvil para el trabajo de calle, en la tableta para la furgoneta y en el ordenador de la oficina para repartir el trabajo del día.
Del primer aviso hasta la factura, sin pasar por la oficina.
El tablero: el día del técnico
Nada más entrar, el técnico ve sus órdenes repartidas en columnas por estado: nuevo, en espera, resuelto, cerrado y facturado.
Arriba hay cuatro contadores que además filtran: al pulsar «Urgentes» solo quedan esas. Las órdenes se arrastran de una columna a otra para cambiarles el estado, sin abrir nada.
Una orden que lleva días sin cerrarse se marca sola con los días de retraso, y a partir del tercero parpadea. Es lo que evita que un aviso se quede olvidado dos semanas.
El botón verde del centro abre una orden nueva desde donde estés.
La orden: lo que falta por hacer
Una orden recién abierta no tiene nada, y el técnico se queda mirando la pantalla. Por eso la ficha le dice lo que falta: horas, recambios, fotos y firma, con el paso que ya está hecho en verde.
Si el cliente tiene contrato de mantenimiento, arriba se avisa de si esas horas salen de su bolsa —y por tanto no se le facturan— o si se le cobran, y a qué precio.
Desde la orden se salta a la ficha del cliente o a la de la máquina, y desde ahí se ve todo lo que se les ha hecho antes. Es la primera pregunta al llegar: «¿esto ya lo hemos mirado?».
El orden natural del trabajo es: apuntar horas y recambios → hacer el presupuesto → pasarlo a albarán → firmar.
En una misma orden caben varios equipos: en una visita a una oficina no se mira un ordenador, se miran cinco, y cada uno lleva anotado lo que se le hizo.
En el ordenador
En una pantalla ancha el menú sube a la cabecera y el tablero enseña las cinco columnas de una vez. Los contadores se hacen grandes y los botones dejan de ocupar toda la línea.
Es la vista de la oficina: repartir el trabajo entre los técnicos y ver de un vistazo lo que queda pendiente de facturar.
Qué puede hacer el técnico
- Entrar con su propio acceso, sin ver el resto del programa.
- Consultar la ficha del cliente y el historial de la máquina antes de empezar.
- Ver la ficha de la instalación: IPs, usuarios y contraseñas, que se guardan cifradas.
- Registrar horas y añadir recambios buscándolos por referencia o descripción, con foto y precio.
- Hacer fotos de la avería y del trabajo terminado, con la cámara del móvil.
- Hacer el presupuesto y, cuando el cliente lo acepta, pasarlo a albarán.
- Recoger la firma del cliente en la pantalla y mandarle el albarán por correo o WhatsApp.
- Llevarse una máquina al taller y sacar el resguardo.
- Consultar y ampliar la wiki técnica del equipo.
- Ver su agenda y llevarse las citas al calendario del móvil.
Cómo se le da la app a un técnico
En la ficha del técnico, dentro de GestioERP, hay una pestaña con el código QR de la app, el enlace para copiarlo y botones para mandárselo por WhatsApp o por correo. El técnico lo escanea, lo añade a la pantalla de inicio y ya la tiene como una aplicación más.
Si además le vinculas su usuario de GestioERP en el campo «Usuario» de la ficha, al pulsar App del técnico en el menú entra directo, sin volver a escribir la contraseña.
Idioma
Cada técnico elige el idioma de su app desde «Mi cuenta»: castellano, catalán o inglés. No afecta al idioma del resto del programa.
Seguridad
La app está abierta a internet, así que se defiende como toca: la sesión va en una cookie firmada con la contraseña del técnico —cambiarla invalida las sesiones abiertas—, los intentos fallidos se cortan por IP y por correo con aviso por correo al responsable, y cada envío del formulario se comprueba que viene de la propia app.
Los datos sensibles de la ficha de instalación —contraseñas de routers, usuarios de NAS, claves de wifi— se guardan cifrados en la base de datos. La frase de cifrado se pone en ServicioTecnico → Mantenimiento → Configuración.