Taller y RMA

No todo se arregla en casa del cliente. Alguien trae un portátil al mostrador, o el técnico se lleva un equipo en la furgoneta. A partir de ahí deja de ser «la máquina del cliente» y pasa a ser un equipo que tenemos nosotros, con su resguardo y su estado.

Recibir un equipo en el mostrador

Se apunta lo que hace falta para no discutir dentro de tres semanas:

• Qué equipo es y su número de serie. Si tienes el módulo de trazabilidad, al teclear el número de serie sale de quién es y qué es.
• Quién lo trae, su teléfono y su correo, para avisarle cuando esté listo. El cliente se busca con la lupa, no en una lista interminable.
• Qué deja dentro: cargador, funda, disco externo, la clave de Windows. Esto es lo que evita la discusión al recogerlo.
• Hasta cuánto autoriza a gastar. Por encima de esa cantidad se le llama antes de seguir.
• Si está en garantía y hasta cuándo.
• Dónde se guarda: estante B, balda 2. Para no buscarlo por todo el taller.
• Las condiciones acordadas: diagnóstico, plazos, almacenaje.

Al guardarlo sale el resguardo por duplicado, con el logo de tu empresa, los datos de las dos partes y sitio para firmar. Un ejemplar se lo lleva el cliente y el otro se queda en la carpeta.

Por dónde va el equipo

Recibido → en diagnóstico → presupuestado → aprobado → en reparación → listo para recoger → entregado. Y «sin reparación», cuando no hay nada que hacer.

El estado se cambia tocando. Los contadores de arriba filtran: recibidos, en reparación, fuera y listos.

Lo que lleva más de quince días se marca solo. Es lo que se queda olvidado en la estantería.

Llevarse una máquina al taller

Desde la ficha de una máquina, el técnico pulsa «Me la llevo al taller». Apunta por qué se la lleva, qué se lleva con ella y dónde la va a guardar, y se crea la entrada del taller con la garantía ya heredada de la máquina. La ficha de la máquina queda enlazada: desde ella se ve dónde está y desde cuándo.

Lo que está fuera de casa: RMA

Cuando un equipo sale al fabricante, al mayorista o a un SAT externo, hay que saber en todo momento qué tenemos fuera y desde cuándo. Sin esto, un portátil se queda tres meses en el mayorista y nadie se entera hasta que llama el cliente.

De cada envío se apunta:

• A dónde va y a qué proveedor. Si no está dado de alta, se crea desde la propia app.
• El número de RMA que te dan ellos.
• El transportista y el número de seguimiento. Con el transportista puesto (SEUR, MRW, GLS, Nacex, Correos, DHL, UPS…), el número se convierte en un enlace que abre el rastreador.
• Cuándo se envió y para cuándo lo devuelven. Si se pasa de esa fecha, el envío se marca.
• Si va en garantía —entonces no nos lo cobran— o cuánto nos cuesta frente a lo que se le cobra al cliente. El margen se calcula solo, y en rojo si se pierde dinero.

Los estados van de «preparado para enviar» a «devuelto y en casa», pasando por «lo han recibido», «lo están mirando», «rechazado» o «sustituido por otro».

Cuando un equipo sale fuera, el del taller se pone automáticamente en Fuera (RMA); cuando vuelve, pasa a en reparación.

El resguardo del envío

Cada RMA tiene su justificante imprimible, igual que el del taller: logo arriba, los datos de tu empresa y del cliente, qué equipo se llevaron, con qué RMA, para cuándo lo devuelven y qué se le va a cobrar. Se puede firmar en pantalla y mandárselo por WhatsApp o por correo.

En el ERP

Todo esto está también dentro de GestioERP, en ServicioTecnico → Taller, con tres pestañas: lo que hay en el taller, lo entregado y lo que está fuera de casa. Con sus filtros por cliente, estado, proveedor y garantía.